PROCESO DE AUDITORÍA DE UN SGC

   “PROCESO DE AUDITORÍA DE UN SGC”

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Asignatura        : Gestión de Calidad

Instituto                : Instituto Iacc

Fecha                : Lunes 16 de Julio 2018

“DESARROLLO”

1.- Defina con sus propias palabras los conceptos de trazabilidad y certificación en el contexto de un SGC.

- La trazabilidad y certificación, son conceptos que hay que considerar en una implementación de un Sistema de Gestión de Calidad como también en el desarrollo del sistema y luego de cumplir con los objetivos, en la mejora continua. El hecho de estar certificado no quiere decir que la gestión de calidad ha terminado y la producción será eficiente o las ventas irán ascendiendo, muy por el contrario, debe permanecer en constante mejora. Así también, la trazabilidad ejecutada de una manera correcta enfocándose en lo indicado por la norma, asegurará procesos, productos y servicios de calidad. Dicho lo anterior podemos definir los siguientes conceptos:

- Trazabilidad: Las empresas son sistemas económicos con el fin de producir bienes o prestar servicios que satisfagan las necesidades de los consumidores. Para producir bienes o prestar servicios es necesario un proceso que contenga una secuencia de actividades para el logro de un objetivo. A su vez, los procesos de cualquier naturaleza se componen de entradas, proceso (desarrollo) y salidas obteniendo como resultado el objetivo definido, para que el resultado sea el deseado se incluye una etapa llamada retroalimentación, donde se incluyen las mejoras o desviaciones a corregir. Cuando una empresa está interesada en mejorar sus procesos, productos y servicios, implanta un sistema de Gestión de Calidad, del cual nace la trazabilidad, que se enfoca principalmente en las salidas mencionadas anteriormente. La trazabilidad son todos los métodos y procedimientos (debidamente documentado) que permiten conocer la ubicación y trayectoria que tiene un producto a lo largo del transcurso de su producción, es decir, a través de herramientas determinadas podemos conocer el histórico de un producto desde su origen hasta su estado final como producto de consumo o producto final. En síntesis, la trazabilidad permite asociar un flujo de información a un flujo de productos de manera que se pueda relacionar en un momento dado la información requerida de productos determinados. Los registros utilizados para identificar el origen y término del proceso de un producto debe estar fácilmente ubicable y disponible.

- Certificación: La certificación de calidad es el resultado de que una empresa está ejecutando el SGC de manera correcta cumpliendo ciertos requisitos para obtenerla, no tomándolo como meta final, sino que incluyendo a diario la mejora continua para mantener la calidad en el tiempo. En otras palabras podemos decir que la certificación de calidad, es el resultado de un proceso en el que una serie de auditores calificados de una entidad de certificación acreditada para ello, garantice que un producto se ajusta a las características de la norma que se ha tomado como referencia, en este caso la ISO 9001:2015. El certificado garantiza que los productos o servicios de una determinada empresa cumplen con los requisitos mínimos de calidad exigidos.

2.- Genere un listado con al menos 4 beneficios que se pueden identificar al realizar este proceso y relaciónelos con las funciones de la auditoría.

- Primero, debemos destacar que un Sistema de Gestión de calidad brinda múltiples beneficios, como por ejemplo potencia la imagen de la empresa para los clientes actuales y para los clientes potenciales incrementando su satisfacción, mejora la calidad de los productos y servicios, mejora los procesos y sistemas de trabajo, aumenta la satisfacción y motivación de quienes integran la empresa, entre otros. Así también, la implementación de un SGC tiene beneficios en sus diferentes etapas, como en la trazabilidad y en la certificación, y cómo se relacionan con las funciones de una auditoría, algunos de ellos son:

Beneficios de la Trazabilidad.-

1. Ofrece confianza al consumidor, ya que permite entregar información variada sobre el producto, transformándose en una mayor seguridad para ambas partes proveedor-cliente. Acá la auditoria se hace presente mediante la “mejora de la comunicación interna, pues se realizan varias reuniones para explicar los hallazgos”, cuando existen clientes fidelizados que realizan compras al por mayor, en ocasiones solicitan información del producto, también cuando existen problemas, la empresa debe explicarle los hallazgos y entregarle una solución, cabe recordar que existen clientes que prefieren una solución a cambiar de proveedor.

1. Mejora en la gestión de producción, y control de lotes y stock, detectando fácilmente algún problema que surja. Acá la función de auditoría es relevante, ya que “Contribuye a identificar si los documentos generados se encuentran actualizados y vigentes”, dentro del sistema de gestión de calidad es necesario incluir la trazabilidad y que esté documentada, además que al ser consultada esté disponible y fácil de ubicar.

1. Control de la evolución del producto. Se destaca la relación que tiene la auditoria con este beneficio ya que “detecta si todas las actividades se llevan a cabo de forma consecuente a los establecido en los procedimientos”, por eso debe existir un control en la evolución de los productos para conocer si la producción va acorde a lo definido.

1. Retirar, en el caso que haya, productos no aptos para el consumo o productos con alguna incidencia. Es notable la presencia de la función de auditoria en este beneficio, porque “Ayuda a asegurar que todas las desviaciones detectadas se corrijan a tiempo, y de la forma correcta, cumpliendo los estándares definidos”.

Beneficios de la Certificación.-

1. Permite un mayor enfoque en el cliente, haciendo hincapié en los aspectos necesarios para la satisfacción de los consumidores. Este punto quizás no lo mencione las funciones de auditoría pero tiene relación con que “promueve la mejora continua de los procesos de la organización”, logrando mejorar aquellos procesos que resulten un directo beneficio al cliente. No olvidar que una de las razones de fomentar la mejora continua es obtener la satisfacción de los consumidores. Clientes satisfechos es igual a una mínima disconformidad.

1. Permite competir en un mercado internacional, siendo imprescindible demostrar que se cuenta y se está cumpliendo con los estándares de calidad, además de ampliar la cartera de clientes. No menos importante, la auditoría menciona como función el de “Contribuir al incremento del nivel de comprensión y conocimiento de los procesos de la empresa por parte del personal de la organización”, esto quiere decir que si el personal conoce y comprende los procesos de la empresa, e incluye en sus prácticas la cultura preventiva, las políticas de calidad y cumple con los instructivos de cada tarea, logrará excelencia y productividad en sus procesos, pudiendo la dirección aumentar su eficiencia destacándose de la competencia, y logrando identificar las deficiencias de la antes mencionada, para mejorar sus productos y llegar al mercado a ofrecer productos o servicios de mejor calidad y también innovadores.

1. Ganar confianza en los consumidores, pudiendo posicionarse en el mercado nacional e internacional y mejorando la imagen general de la empresa. Este punto hace referencia a que una de las funciones de auditoría es que ”Permite asegurar que la dirección conozca la situación del sistema de gestión de calidad”, es decir, si se logra la confianza de los clientes y consigue posicionarse en el mercado, gran parte de ese resultado es debido a la correcta implementación del SGC.

1. Asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos, logrando alcanzar mejores formas para cumplir objetivos. En razón a las funciones de auditoría, se relaciona con que “Promueve la mejora continua de los procesos de la organización”, logrando mayor producción, mejor calidad, optimización de recursos, incluso mejorar los sistema de trabajo poniendo énfasis en la seguridad de los trabajadores.

3.- La gerencia de la empresa donde usted trabaja lo ha escogido como auditor líder para la primera auditoría interna de la norma ISO 9001/2015 que se acaba de implementar. Para cumplir con la tarea encomendada, usted deberá generar un programa de auditoría, con la siguiente información:

• Datos de la empresa, personas a auditar.

• Requisitos normativos de la ISO 9001/2015.

• Documentos como Procedimientos y registros a verificar, señalando punto de la norma.

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