Plan De Seguimiento

PLAN DE SEGUIMIENTO

Consiste en proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.

Visibilidad

Tú, como líder o administrador del proyecto eres responsable de conocer en todo momento qué pasa con el proyecto; a eso se refiere la visibilidad. Para lograr esto debes de mantenerte muy atento a todo lo que sucede en el proyecto, debes realizar las preguntas adecuadas a los participantes y buscar y analizar los datos importantes del mismo.

Preguntas a resolver

Algunas preguntas fundamentales que debes poder contestar:

• ¿Cuál es el avance en las tareas de los recursos contra lo planeado? (cuánto deberían de haber logrado hasta ahora y cuánto han logrado)

• ¿Cuál es la desviación en tiempo de las tareas? (y del proyecto)

• ¿Cuál es la desviación en costo de las tareas? (y del proyecto)

• ¿Cuánto más se va a desviar el proyecto considerando el nivel de retraso que se está teniendo en las tareas?

• ¿Cuál es la desviación en rentabilidad del proyecto?

• ¿Cuáles y cuántos han sido los cambios al alcance original del proyecto?

• ¿Se están logrando los objetivos del proyecto?

No permitas que aumente la desviación

Cuando identifiques las desviaciones hazlo con las unidades de medición correspondientes, tales como tiempo de retraso, dinero, funciones o características, pero también hazlo en porcentaje para cada uno de estos parámetros. Identifica el porcentaje de desviación de lo real contra lo planeado para poder identificar si hay una oportunidad real de corregir el camino y alcanzar el objetivo del proyecto de manera exitosa.

Es importante saber que el proyecto ya se retraso 5 días, pero también debes de saber si eso implica un 5% de desviación o un 50% de desviación contra lo planeado. Es importante saber si el proyecto tiene una desviación de $ 70,000 en costos, pero también es muy importante si eso representa un 2% del proyecto o un 80%.

Frecuencia del monitoreo

Entre más pronto identifiques las desviaciones del proyecto, más factible será corregirlas. Es por eso que debes de buscar y analizar los datos con la suficiente frecuencia. La recomendación es que por lo menos una vez a la semana realices las actividades de seguimiento para tu proyecto.

Aunque, si notas que las cosas se están poniendo feas en tu proyecto, aumenta la frecuencia con que realices el seguimiento. Quizás tengas que estar revisando con detalle el estado del proyecto todos los días, o incluso varias veces al día, para evitar que las cosas se pongan peor.

Créeme, si las cosas se pueden poner mal, hay grandes probabilidades de que así sea. Pero, además, siempre se pueden poner peor. Así que es mejor hacer algo para evitar que esto suceda.

Técnicas de seguimiento

¿Y cómo deberías de realizar el seguimiento? A continuación las técnicas básicas que normalmente utilizamos para este fin:

1. Reuniones. Reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo.

2. Revisiones. Revisiones de los productos elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.

3. Reportes. Reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada (por ejemplo: semanal o diaria)

4. Software de Administración. Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos.

Orozco Sergio, “El seguimiento del Proyecto”, Líder de Proyecto.com. Consultado el 02 de marzo de 2014, http://www.liderdeproyecto.com/articulos/el_seguimiento_del_proyecto.html

EJEMPLO 1: PLAN DE SEGUIMIENTO

RED DE PARQUES NACIONALES

En la última parte, a partir de la pág. 14 viene el plan de seguimiento, explica cada parte de su plan, me parece es muy completo, nadamás que no se puede copiar y pegar, sería imprimirlo directamente

http://www.magrama.gob.es/imagenes/es/seg_folleto_tcm7-174400.pdf

EJEMPLO 2:

SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO 2010-2014 DE LA UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCÍA

El

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