Seis Sigma

ANÁLISIS ESTRUCTURADO DEL DIAGNÓSTICO.

Análisis de diagnostico.

El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al futuro.

Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolución de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier momento.

Su campo de aplicación no tiene límites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier área, departamento, función o proceso, simplemente se encontrarán variantes de cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares del problema que se desee atacar.

Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con él, además es necesario realizar análisis periódicos sobre las áreas objeto de estudio para retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente

El Diagnóstico Administrativo no es más que el análisis de los siguientes aspectos:

• De la estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control.

• De las funciones de cada uno de los órganos administrativos, que comprende al conjunto de actividades relacionadas entre sí que se necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma.

• De los procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de las funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos.

• De facultades delegadas dentro del personal, así como la relación existente entre la ejecución de las funciones específicas de los puestos y el proceso de toma de decisiones.

• De comunicación y coordinación entre dos o más áreas para determinar la relación existente entre cada una de ellas.

Para realizar adecuadamente el Diagnóstico Administrativo, es necesario llevar un orden lógico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la información y cumplir con los objetivos deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen parámetros de evaluación que indiquen los aspectos que se deben evaluar.

Etapas del Diagnóstico Administrativo.

• Preparación:

Se debe plantear a la gerencia cual será un programa de acción, describiendo las actividades que se requieren para realizar el estudio. Programar reuniones con las personas que puedan colaborarle.

• Análisis:

Las áreas de las compañías son interdependiente y por lo tanto el análisis de todas y cada una de ellas constituye la base primordial del diagnostico para localizar los puntos débiles y fuertes de cada área.

• Definición del problema:

Con una lista de orden de importancia de las fallas principales de cada área, para establecer el problema fundamental y las ramificaciones que se presentan en los puntos neurálgicos de la compañía.

• Plan de acción:

Es la formulación de pautas de comportamiento y criterios sobre la forma de darle solución al problema o problemas, en un determinado tiempo.

• Redacción del informe:

Respuesta por escrito, respaldada por información verbal. Se inicia con la descripción de los objetivos, los resultados obtenidos global y específicamente, deben constar los cambios y modificaciones. (Herrera, 2007)

Proceso para efectuar un diagnostico y analizarlo.

1. Determinación de la situación actual.

2. Análisis organizacional.

3. Formulación del diagnostico.

Determinación de la situación actual, comprende cinco grandes aportaciones:

1. Análisis estructural: Conjunto de unidades.

Es el estudio especifico de cada área de la unidad administrativa, su conformación, los recursos asignados para realizarlo es necesario seguir la secuencia de actividades.

Definir la estructura orgánica normada del área de estudio.

• Definir la estructura real actual del área de estudio.

• Conocer los órganos administrativos que integran el área en estudio, así como su nomenclatura.

• Determinar los criterios de organización por órgano en relación a su nomenclatura.

• Definir la cantidad de recursos humanos empleados por órgano y describir el tipo de contratación.

• Determinar el tipo de autoridad existente en el área de estudio.

2. Análisis funcional: Cumplimiento de deberes y obligaciones

Es el estudio de las funciones asignadas a la unidad administrativa y de cada órgano que a integran, como conjunto de atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir en el desempeño de su trabajo para ello, es conveniente seguir el siguiente proceso.

• Conformidad funcionalmente los criterios de organización.

• Determinar si las funciones que realizan cada uno de órganos que integran el área de estudio están normadas.

• Determinar la naturaleza del órgano de acuerdo a sus funciones.

• Verificar la compatibilidad de las funciones de cada órgano con el objetivo principal general de la dependencia.

• Determinar la correspondencia funcional del área en estudio.

• Determinar las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área de estudio y que ayuden al logro del objetivo particular de su función.

3. Análisis procedimental: Procedimientos y procesos

Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada órgano de la unidad administrativa en estudio es importante para su realización seguir las siguientes acciones:

• Identificar el proceso general del área en estudio, de acuerdo a su nivel jerárquico.

• Establecer la forma de seguimiento del proceso: INTEGRAL de traslape o de corte.

4. Análisis de facultades: Derecho para hacer algo.

Es el estudio detallado de las aptitudes

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