Sesion COFIL

Alberto 🡪 Consultor externo

Domenek 🡪 Accionista y director general de COFIL

1. Maquinaria obsoleta en la parte de la tintura del hilo
2. Calidad deficiente
3. Pedidos con calificativos de URGENTES
4. Domenek tenía que decidir prioridades
5. Cambios constantes al plan de producción debido a cambios de especificaciones de ultimo momento por parte del cliente
6. Otoño – invierno se agudizaba este problema
7. Creciente tensión en el personal de la compañía
8. Plan de trabajo (Alberto):

1. Entrevistas a colaboradores (capacidades para asumir mayores responsabilidades a sus mandos medios)
2. Entrevista a Domenek para entender en que ocupa su tiempo (Agenda) (saber que delegar y que NO)
3. Plan de reestructuración

1. Falta de Organigrama
2. Domenek falta de organización
3. Jefe de producto reuniones cada 15 dias
4. Jefa administrativa diariamente (15 – 20 min)
5. Jefe de Producción casi nunca tiene juntas
6. Jefe de producto cambiar el contacto que se tiene con el cliente,
7. Visión a corto plazo
8. Falta de planeación estratégica
9. Jefe de producción solicita mayor libertad para tomar decisiones
10. Jefa administrativa de ventas se le tiene poca confianza para la toma de decisiones en la parte administrativa
11. Jefe de compras, solución podría ser generar un catálogo de proveedores con sus precios y el jefe de compras tenga independencia en la toma de decisiones
12. Falta de confianza a su personal, temor al tomar decisiones, buscar culpables en lugar de soluciones.
13. Falta de autonomía
14. Falta de descripciones de puesto (no se tiene delimitado hasta donde son las responsabilidades)
15. Balanceo de recursos / actividades
16. Falta de coordinación entre departamentos
17. Falta de capacitación
18. Falta de plan carrera

1. Comentarios Alberto:

1. Producto: Persona con baja capacidad directiva, no optimista a resultados de un eventual cambio
2. Producción: parece capacitado, bien dispuesto podría desempeñar funciones directivas
3. Administrativa: se advierte baja capacidad directiva y gran cantidad de conflictos con otros miembros de la organización
4. Compras: no capacidad directiva, reacciona negativamente ante el estrés, solo hace tareas administrativas
5. Ventas: no tiene capacidades directivas, no tiene interés en asumir mayores responsabilidades
6. Secre: tímida, parece entusiasta, podría asumir más responsabilidades paulatinamente

Hechos:

• COFIL es una empresa familiar de 35 años, conformada por 30 empresas.
• COFIL su actividad principal es la generación de hilados y su diversificación ha creado un conglomerado.
• COFIL cuenta con una facturación del 14 % correspondiente a exportaciones.
• COFIL opera en todo el territorio español, varios países europeos y otros fuera del viejo continente.
• Existe una crisis en el proceso de tintura de hilados, por maquinaria obsoleta provocando retrasos en la entregas y presión al departamento de producción.
• Se tienen problema de calidad en el producto final.
• Todos los pedidos se han convertido en “urgentes” provocados por cambios de ultima hora en especificaciones por los clientes, afectando el plan de producción.
• En Otoño e Invierno se agudiza la problemática, provocando agotamiento y estrés en el equipo de trabajo.
• COFIL contrata un consultor externo para reorganizar el trabajo de Doménech.

Problemas:

• Retrasos en los tiempos de entrega de los productos a los clientes.
• Deficiente calidad en los productos.
• No existe un organigrama.
• No se tienen definido las descripciones de puesto, roles y responsabilidades.
• No existe un ambiente de cordialidad, respeto, responsabilidad y trabajo en equipo entre departamentos.
• Gran parte de su equipo gerencial (jefes de departamento) no cuentan con habilidades directivas y en algunos casos no aspiran a tomar mayores responsabilidades.
• El Director tiene muy poca confianza en sus mandos medios para la toma de decisiones departamentales.
• La personalidad controladora y de desconfianza del Director, hacia a sus colaboradores provoca inseguridad y miedo a que tomen decisiones que le aligeren su carga de trabajo, evitando el crecimiento y desarrollo de sus mandos medios..
• Falta de comunicación entre departamentos.
• No se tiene un balanceo de recursos y actividades.
• Domenec y sus mandos medios no saben y no se atreven a delegar por que no tiene claros los roles y responsabilidades, así como la información necesaria para la toma de decisiones.
• No existe un ambiente de cordialidad, respeto y responsabilidad entre colaboradores.
• Domenec tiene una personalidad controladora, de desconfianza hacia sus mandos medios.

Alternativas de solución:

• Establecer urgentemente un foro de Planeación Estratégica con todos los departamentos
• Generar los procedimientos, que especifiquen de forma clara los roles, alcances y actividades a desempeñar por cada departamento de la empresa.
• Generar un organigrama acorde a la nueva estructura, con su ruta de escalación.
• Desarrollar con sentido de urgencia un plan de carrera y capacitación a todos los niveles desde Dirección General hasta nivel operario.
• Generar un plan de sucesión, que permita crecimiento y desarrollo de talentos dentro de la empresa, creando lealtad y pertenencia hacia la empresa por parte de sus colaboradores.
• Adquisición de maquinaria con tecnología actual en lo que tintura de hilados se refiere; para garantizar repetibilidad en el proceso; evitando así los defectivos de calidad y recuperando los tiempos de entrega.
• La comunicación se reforzará, estableciendo juntas de comunicación, juntas departamentales, junta de ventas con la participación activa los mandos medios en toma de decisiones.
• Generación de agendas de trabajo en todos los mandos medios: Volver al rumbo.
• Generación de la cultura de trabajo en equipo mediante “Team buildings”
• Definir claramente ante los clientes, el organigrama de la empresa, así como roles y responsabilidades de los mandos medios. (jefes departamentales)

Ventajas:

• Comunicación efectiva y en tiempo real sobre la situación de la empresa.
• Toma de decisiones departamentales y en conjunto para establecer objetivos alcanzables.
• Creación de un equipo balanceado, motivado en un ambiente de confianza y cordialidad.
• Productos de alta calidad por tener un proceso controlado.
• Mejora sustancial en los tiempos de entrega a los clientes.
• Desarrollo constante y creciente para cada colaborador dentro de la empresa, al existir un plan carrera acompañado con un plan de sucesión.

Desventajas:

• Resistencia al cambio.
• Rotación de personal.

Acciones para reducir los riesgos:

• Establecer objetivos claros y alcanzables a todos los niveles de la organización.
• Comunicar los resultados de la compañía en la junta de comunicación.
• Difundir a los colaboradores la implementación del Plan Carrera, es decir su crecimiento y desarrollo dentro de la empresa: promociones, aumentos de sueldos, capacitaciones, cursos, reconocimientos al desempeño.

Si yo fuera el responsable de tomar la decisión final, esta seria:

• Establecer un foro dinámico de Planeación estratégica, con rubros como plan carrera, plan de sucesión, cursos directivos, actualización de maquinarias, revisión de recursos, etc, etc
• Definir los alcances de las posiciones con un peso mayor al organigrama, que permita la disminución de la carga de trabajo y responsabilidades del director.
• Crear un ambiente de confianza y reconocimiento a la toma de decisiones que ayuden a la empresa a disminuir defectivos de calidad en los productos.
• Generar la cultura de la comunicación efectiva en toda la empresa; para tener claridad en los objetivos planteados que busca la compañía y como cualquier colaborador puede aportar mejoras en todos los procesos productivos de la misma.
• Reconocimiento continuo y constante a todos los elementos destacados de la organización.

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