COMUNICACION Y EDUCACION

CURSO GESTION DOCUMENTAL

FUNDAMENTOS BASICOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

BOGOTA 15 DE JULIO DE 2011

Misión de un administrador Documental

Misión

Administrar, salvaguardar el acervo documental, en custodia garantizando la protección y conservación del Patrimonio Documental de cada entidad y Servir como fuente de Investigación y testimonio de la información.

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación y servicios de todos los archivos de gestión de la Institución.

ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Podemos decir que la información se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.

La oficina como función.

Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica.

FUNCIONES

• Preparación de registros e informes.

• Archivo de los registros y demás documentación.

• Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

• La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de información para la toma de decisiones.

• Riesgos que se corren en un proceso de gestión Documental

Pérdida, alteración o daño de documentos importantes.

Gasto excesivo en fotocopias.

Altos costos de personal para administrar, suplir, mantener y recuperar el archivo físico.

Costos asociados al transporte de documentos ya sea interna o externamente.

Costos asociados al espacio físico requerido para su almacenamiento.

Falta de condiciones adecuadas para el almacenamiento de documentos como: ventilación, humedad, temperatura.

Falta de respaldo adecuado en caso de catástrofe como incendio, inundación o terremoto.

FUNCIONES

Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales.

SISTEMA DE INFORMACION

Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la situación de la empresa en la cual funciona el sistema.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control, Retroalimentación.

1. Insumos:

• Recursos Humanos.

• Recursos Materiales.

• Recursos Financieros.

• Información.

En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la unidad de procesamiento.

• Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o carencias de información que puedan detectarse. Permite programar y poner en ejecución el sistema diseñado, además de permitir un seguimiento de la implantación del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Además permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados.

• Recursos Materiales: Están representados por bienes de carácter material, a través de los cuales se diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la instalación, los equipos y el local.

• Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás elementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los Recursos Humanos.

• Información: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de elaboración puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como insumo llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados y ahí se transforman en materia prima. Con esta información previamente detectada como necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basándose en datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La información como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas, producidas, o también informes sobre las actividades cumplidas (Boletín estadístico o Balance anual). Los canales y portadores de información, son los que ponen en comunicación a las distintas unidades administrativas y allí es donde se manifiestan los distintos niveles y relaciones jerárquicas dentro de la empresa. Los portadores de esa comunicación son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes, balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).

UNIDAD DE PROCESAMIENTO

Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el

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