MANUAL MA-GL-01 MANUAL DE LOGÍSTICA

MANUAL

MA-GL-01

MANUAL DE LOGÍSTICA

ÍNDICE

1.        INTRODUCCIÓN        3

2.        MAPA DE PROCESO DE GESTION DE LOGISTICA.        3

3.        CARGOS Y RESPONSABILIDADES DE LOGISTICA.        7

4.        INSTRUCTIVOS        9

5.        PROCESOS        9

6.        METODOLOGIAS        9

7.        MANUALES        9

8.        REGISTROS        9

9.        LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DE LOGISTICA        11

1. INTRODUCCIÓN

Mas Errázuriz es una empresa constructora que basa su funcionamiento en la adjudicación y desarrollo de proyectos del sector minero, energético, industrial e infraestructura. La empresa se ha especializado en el desarrollo de excavaciones subterráneas, obras civiles y montaje industrial.

El funcionamiento de la empresa se encuentra dividido en procesos, un proceso es un área definida por una labor determinada dentro de la empresa, como puede ser estudios, contabilidad, finanzas, maquinaria, operaciones o Logística. Cada proceso es responsable de su ámbito de la empresa y debe complementarse con el resto prestando los servicios necesarios para la correcta ejecución de los proyectos.

El proceso de Logística (Abastecimiento, Adquisiciones y Bodegas) de Mas Errázuriz es un área de servicios que tiene por objetivo dar un servicio integral a nuestros Clientes Internos para lo cual se genera este Manual y así explicar de manera ordenada el proceso de ejecución de todas las áreas insertas en este, recopilando los documentos disponibles para la ejecución del trabajo de cada área.

Para lograr este objetivo el área tiene como metas de desarrollo potenciar la participación de todos sus integrantes, asegurar que las desviaciones de las estimaciones de costos y plazos sean mínimas respecto a los resultados reales del proyecto y mantener la participación activa de la empresa con  sus clientes tradicionales.

1. MAPA DE PROCESO DE GESTION DE LOGISTICA.

El trabajo desarrollado por la empresa se observa en la Figura 1. En ella se ve el centro de negocios de la empresa representado en los rectángulos verdes. Los óvalos amarillos muestran las relaciones de la empresa con el medio; mientras que los rectángulos rosados muestran los procesos de apoyo de la empresa.

[pic 2][pic 3]

Figura 1: Diagrama de Flujo del Proceso de Mas Errázuriz (Ver Diagrama Detallado)

En el proceso de la empresa Logística se enmarca dentro de Gestión de Recursos Físicos, en Abastecimiento Adquisiciones y Bodegas. Con mayor detalle se visualiza en la Figura 2.

Figura 2. Diagrama de Flujo del Proceso de Logística.[pic 4]

En la figura 2 se observa que el proceso de Logística consta de subprocesos a desarrollarse dentro del ciclo de vida de las obras. Estos subprocesos se interrelacionan y van generando registros que son las entradas para otros subprocesos u otras áreas de la empresa donde podemos encontrar:

• GL.1 Evaluar a Proveedores y Subcontratistas: este proceso selecciona a los proveedores mas idóneos y evalúa su desempeño para suministrar productos según los criterios y políticas de calidad definidos por ME.

Ref.: IG-GL-01 / IG-GL-02

• GL.2 Gestionar Subcontratos y Arriendos de Equipos a Terceros: El propósito de este instructivo es entregar las directrices a seguir en el Arriendo de equipos a terceros y Subcontratos de obra o de servicios. Esta instrucción deberá ser utilizada por todo el personal de Mas Errázuriz al gestionar la búsqueda y posterior formalización de un Arriendo de Equipo o Subcontrato con alguna empresa externa.

Ref.: PG-GL-03

• GL.3 Gestionar las Compras de Materiales, Insumos y Repuestos: este proceso tiene el propósito de proveer a las UN y US de materiales en forma oportuna y asegurando permanentemente la mejor relación precio-calidad.

Ref.: PG-GL-01 

• GL.4 Controlar los Despachos y Controlar los Inventarios: El objetivo es definir el funcionamiento de las bodegas de obra con especial preocupación por el resguardo y control de todos los recursos, infraestructura, equipos y materiales tanto de propiedad como a resguardo de Mas Errázuriz S.A. para satisfacer todos los requerimientos de las obras con los más altos estándares de eficiencia.

Ref.: PG-GL-02 

• GL.5 Elaborar Informes para el Informe de Gestión: El propósito de este proceso es informar sobre la situación mensual del departamento, el cual nos permite mostrar las métricas definidas para el control óptimo del proceso, el cual queda registrado en los informes mensuales del Directorio de ME.

• GL.6 Cierre Logístico de Obra: El propósito de  este proceso es hacer un correcto cierre al termino de cada faena, donde se debe tomar en cuenta los stock que quedan disponibles en los inventarios al momento de cierre y proceder a la venta de estos, mediante traspaso,  a otras obras o la venta directa a terceros.

1. CARGOS Y RESPONSABILIDADES DE LOGISTICA.

La Sub-Gerencia de Logística  está compuesta por dos áreas; una enfocada a funciones de Abastecimientos y Adquisiciones y otra al de Control de Bodegas.

Los principales cargos del área son:

• Sub-Gerente de Logística: Es el líder en el área. Se encarga directamente de lograr el objetivo del área participando en las decisiones estratégicas de la compañía y aportando al logro de sus metas.

• Jefe de Compras Oficina Central: Es el encargado de controlar la correcta ejecución del trabajo de los compradores de obra, además de  realizar las compras para Taller y Oficina Central. Adicionalmente deberá realizar la  evaluación anual de los proveedores de su área, entre otros.

• Comprador de Obra: Es el encargado de recibir los requerimientos de la obra, cotizar de acuerdo a los procedimientos, proceder con sus respectivas compras y evaluar a los proveedores locales, entre otros.

• Jefe de Bodega Oficina Central: Es el encargado de de controlar la correcta ejecución del trabajo de los jefes de bodega de obra y la de su propia bodega, además de supervisar la logística y transportes desde y hacia Oficina Central. Adicionalmente deberá realizar la evaluación anual de los proveedores de su área, entre otros.

• Ayudante de Bodega y Logística: Es el encargado de realizar las labores de recepción y despacho con sus respectivos ingresos  y egresos al sistema GP, apoyar en la logística y transporte de materiales y equipos a las respectivas obras de ME, entre otros.
• Chofer de Camión ME: Es el encargado de manejar el tracto camión de la empresa ya sea  con la rampla y con la cama baja.

• Jefe de Bodega de Obra: Es el encargado de de controlar la correcta ejecución del trabajo de su respectiva  Bodega, además de supervisar a los bodegueros y pañoleros y coordinar con Bodega Central cualquier despacho de materiales y equipos. Adicionalmente deberá realizar la evaluación anual de los proveedores de su área y rigiéndose estrictamente por los procedimientos del área, lograra mantener las bodegas ordenadas, con sus códigos y perfectamente cuadradas con el inventario, entre otros.

• Bodegueros/Pañoleros: Es el encargado de realizar las labores de recepción, despacho y consumo de vales con sus respectivos ingresos  y egresos al sistema GP.

• Jefe de Arriendos, Subcontratos y Control de Procesos: Es el encargado de gestionar todos los arriendos y subcontratos con terceros para cada una de las obras de ME en conjunto con los jefes de bodega o compradores de obra y deberá realizar la evaluación anual de los proveedores de su área. Adicionalmente será el encargado de apoyar al Sub-Gerente de Logística en el control de las bodegas, inventarios, visitas y auditorias en obra.

Cada vez que ME se adjudique una obra nueva, este será además el encargado de la Instalación de Faenas.  

La relación entre los diferentes cargos explicados en la sección anterior se observa en el siguiente organigrama:

Figura 3: Organigrama del Área de Logística.

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