OPORTUNIDADES DE MEJORA DE MÓDULOS LICENCIADOS DEL SISTEMA DGH .NET

1. OPORTUNIDADES DE MEJORA DE MÓDULOS LICENCIADOS DEL SISTEMA DGH .NET

Teniendo como referente principal las entrevistas realizadas al personal que opera los módulos que componen el sistema de información Dinámica Gerencial Hospitalaria .Net, a continuación, se retoman las recomendaciones de mejora planteadas por los usuarios del sistema.

Contabilidad e Información financiera Niif

• Auditoría entre módulos: Diseñar un formulario en el módulo de contabilidad que permita visualizar los saldos de los diferentes módulos interfazados (CxP, CxC, Tesorería, facturación etc.) con el objetivo de verificar la coincidencia con valores de los saldos del módulo de contabilidad e información financiera Niif.  Se solicita poder seleccionar el módulo origen, ejemplo cartera vs Contabilidad y el sistema genere en una grilla los valores consolidado por cuenta contable permitiendo desagregar con el objetivo de poder encontrar las diferencias si las hay con la información consolidada en contabilidad.

• Incorporar motor de contabilización: Debido a la no adopción de los procesos de la institución para el correcto diligenciamiento de los datos contables en los diferentes formularios que realizan interfaz al módulo de contabilidad, se hace necesario disponer dentro de la aplicación una utilidad que permita mitigar los errores de contabilización, garantizando así una mejor calidad del dato. Para ello se solicita incorporar un motor de contabilización que permita parametrizar según el criterio del líder de módulo la manera en el que se contabilizara desde cada uno de los formularios interfazados. Ejemplo. Se desea que una cuenta contable que maneja centro de costos, solo puedan registrarse centros de costos parametrizados y si alguna transacción envía el código de un centro no autorizados se notifique que no se puede realizar la contabilización.

• Disponer de la opción para reclasificación de la cartera de difícil recaudo: Se requiere automatizar el proceso de reclasificación de la cartera de difícil recaudo, para ellos se solicita que se parametrice la edad de cartera que se llevará a las cuentas de difícil recaudo y que al finalizar cada mes se ingrese a la opción y se listen todas las facturas que presentan dicha mora y el sistema de forma automática genere la reclasificación sin necesidad de hacerla una a una.

Tesorería

• Utilidad para verificar inconsistencias en los saldos: Se requiere genera una utilidad para poder hacer seguimiento de los saldos de las cajas vs los movimientos en libros y poder verificar rápidamente las diferencias ejemplo: la caja uno presenta un saldo de 5000, pero en los movimientos en libros esta de 4960, entonces hay una diferencia que debe ser analizada y corregida.

Cartera

• Importar y exportar a Excel: Incorporar funcionalidad que permita importar en la rejilla notas debido o crédito y en objeciones, el detalle de facturas teniendo como origen un archivo en formato Excel u otro compatible, con el fin de agilizar el trabajo.

Permitir exportar a Excel u otro formato compatible, acta de conciliación para agilizar su diligenciamiento en las instalaciones de la entidad responsable del pago y posteriormente ingresarla (importarla) en el sistema sin necesidad de digitación

• Generación de código de barras: Incorporar una funcionalidad en el reporteador que permita generar código de barra a partir de otro campo dispuesto en el reporte, esto con el fin de que en la factura impresa salga el código de barra para gestionar la radicación por medio de captura de códigos de barra y se alimente en la rejilla durante el proceso.

Pagos

• Portal de auto servicio para proveedores: Disponer de servicios orientados a los grupos de interés para que en línea puedan consultar el estado de sus pagos (rastreo), poder descargar el certificado de ingresos y retenciones. Ejemplo, un proveedor radica una factura y desea saber el estado en el que se encuentra su factura.

• Crear opción de cruces ente cuentas por cobrar y cuentas por pagar: Se solicita diseñar la utilidad para poder realizar cruces de saldos a proveedores, ejemplo: a un proveedor x se le debe una factura y a la vez él debe un dinero a la institución, la opción debe generar de forma automática los respectivos movimientos contables.

Presupuestos

• Crear formato de CDP en el sistema para su gestión: Se solicita generar en el sistema la opción de crear el formato de CDP, para automatizar el proceso y que este genere el CDP sin confirmar, todo esto para evitar el formato manual que se utiliza para que el gerente apruebe los rubros, la mayoría se pierden y no queda registro.

• Agilizar procesos de cierre: Implementando controles de previsión para agilizar el cierre y evitar el uso de procesos manuales como la generación de CDP temporales mientras se cierra y abre el mes o vigencia en el módulo. Para ello se solicita poder tener una opción para poder reservar CDP y luego del cierre poder definir los rubros correspondientes.

Nomina

• Liquidar independientemente las vacaciones: Se requiere poder diseñar una opción para liquidar independientemente las vacaciones sin incluirlas en las nóminas del mes, para permitir su contabilización y pago de estas de manera independiente de la nómina.
• Capacidad de endeudamiento: Diseñar una característica para evaluar la capacidad de endeudamiento conforme a la ley de libranzas, no permitiendo crear más créditos si el empleado ha cubierto su capacidad de endeudamiento. La opción debe pedir la cedula del solicitante y esta a su vez calcular su nivel de endeudamiento y definir la aprobación o rechazo.

Activos fijos

• Inventarios de Activos: Se requiere que el modulo pueda tener una opción de inventario de activos y que se pueda realizar por código de barra para agilizar los procesos de inventarios, dicha característica debe permitir seleccionar la ubicación y esta a su vez traer todos los activos pertenecientes y por medio de la opción de código de barra realizar el inventario de la unidad, es importante el diseño de un cliente móvil para esta labor.

Generales y seguridad

• Auditoría de historia clínica: Se solicita diseñar una funcionalidad que al consultar o imprimir una historia clínica, se pueda seleccionar el motivo de consulta si el funcionario es administrativo, estos registros deben quedar almacenados en la base de datos tanto para administrativos como para asistenciales.

Contratos

• Cargue de tarifas: Se solicita diseñar una opción para permitir subir los procedimientos o cubrimientos a partir de un archivo plano o similar.
• Cargue de las bases de datos de usuarios: Se solicita mejora la opción incluyendo el diseño de las estructuras para el cargue de usuarios que envía las entidades responsables del pago ya que la estructura se descontinua por criterios de las EAPB

Citas médicas

• Incorporar una utilidad que permita la gestión del proceso de demanda inducida: Se requiere que al finalizar la atención del paciente en cualquier actividad independiente del profesional de la salud que lo ejecute, el sistema debe postular los programas de PyP al que el usuario de acuerdo a las variables de edad, género, riesgo cardiovascular, IMC, entre otros pertenece.
• Controles (periodicidad, edad, sexo) de citas por paciente por EPS, por Especialidad y por Actividad: Se solicita adicionar al formulario de asignación de citas una característica que permita visualizar la última cita que ha tenido el paciente, el acumulado de las citas del último mes en curso, visualización de datos demográficos y permitir su actualización. Adicionar formulario para creación de tipos de citas (Consulta médico general, odontología, PyP, entre otras) e incorporar un control tipo combo para tipificar el tipo citas.

Admisiones

• Control de ingresos que no se facturan, pero se requiere la apertura de una historia para registrar la atención: Se requiere diseñar la funcionalidad de tener un único ingreso y que este permita generar todas las atenciones del paciente y generar múltiples facturas por ingreso, de esta forma la estadística es real, permitiendo una gestión administrativa eficiente y con información confiable.
• Incorporar trazabilidad de los cambios de identificación de los pacientes: Se solicita generar la funcionalidad de que en los cambios de Nro de identificación no se pierda el histórico y se tenga un registro de la trazabilidad de las identificaciones que ha tenido el paciente por tipo de identificación.

• Automatizar anexos técnicos de la resolución 3047: Se solita que, al finalizar la atención inicial de urgencias, el sistema de forma automática genere el anexo técnico Nro 2, conforme a la resolución 3047 y realice el envío conforme a los parámetros establecidos de la entidad responsable del pago.

• Característica para el modelo de atención binomio madre hijo: Incorporar en el sistema de información una funcionalidad que resuelva las necesidades que plantea la atención de madre e hijo, garantizando la creación automática del recién nacido, así como su historia de valoración inicial y adaptación neonatal, permitiendo su vinculación a los diferentes programas de promoción y prevención.

Hospitalización

• Tablero de censo de pacientes en observación y hospitalización, por centro de salud: Se requiere generar un dashboard para controlar los pacientes hospitalizados y en observación por centros de atención y unidad funcional, permitiendo interactuar con el registro para generar nuevas historias clínicas.

Facturación

• Integración entre Módulos: Se solicita integrar el módulo de citas médicas con el proceso de facturación de consulta externa para que de forma automática se cargue la consulta si se realizó al módulo de facturación, eliminando el reproceso de seleccionar la cita y precargando los datos al módulo de facturación.

• Generación del anexo de la resolución 4505: Se requiere que en la opción de 4505 se postulen los datos ya precargados en la atención y en la historia clínica del paciente, la opción debe permitir seleccionar un rango de fecha y traer todos los pacientes que cumplen los requisitos para ser reportados.

• Listado de pacientes listos para facturar: Se solicita crear una dashboard donde se visualicen los pacientes pendientes de facturar y que ya tienen criterios de alta médica y están sin pendientes.

• Corte de Cuentas: Se solicita crear una opción para realizar el proceso de corte de cuentas para pacientes sin necesidad de tener que abrir un nuevo ingreso ya que esto daña las estadísticas, el sistema debe postular las fechas del nuevo corte con la fecha final del corte anterior.

Historias clínicas

• Disponer de listado de pacientes a espera de atención en consulta externa, teniendo en cuenta el proceso de facturación: Se solicita la construcción de un dashboard de lista de trabajo (paciente que ingreso, paciente en espera, paciente agendado) para que el medio vea a quien está pendiente de atender y mirar los tiempos de espera.

• Control de medicamentos formulados, despachados y aplicados de manera integral: Se solicita la construcción de una opción donde se permita programar las aplicaciones de medicamentos completamente integrado con el módulo de inventarios y donde se visualicen alertas de vencimiento de la programación de la aplicación, así como la auditoria de estas.

• Disposición de alertas para identificar reingresos: Incorporar funcionalidad en el sistema que permita identificar reingresos de urgencias y en hospitalización; en urgencias incorporar la funcionalidad en el formulario de triage alertando al profesional de la salud si el paciente objeto de la atención a tenido consultas previas en el tiempo parametrizado en el módulo; en hospitalización incorporar la funcionalidad en el formulario de historia clínica alertando al profesional de la salud si el paciente objeto de la hospitalización a estado hospitalizado previamente en el tiempo parametrizado en el módulo.

• Integrar TRIAGE con el modelo de historia clínica de atención inicial de urgencias: Disponer los datos diligenciada en el triage que sea reutilizable en el modelo de historia clínica de atención inicial de urgencias, por ejemplo: signos vitales, motivo de consulta, entre otros

• Generación automática de ingreso: Disponer en el sistema de una característica que permita la creación automática de ingreso al momento de realizar la clasificación del triage, teniendo en cuenta la parametrización de la EAPB, el horario y los días calendario (Festivos)

• Generar alerta de diligenciamiento para diagnósticos que se clasifiquen como de notificación obligatoria:  Disponer de una alerta que notifique al médico el no diligenciamiento del formato de notificación obligatoria.

• Disponer de listado de pacientes con pendientes: Se solita la creación de un Dashboard que liste los pacientes pendientes de revaloración y pacientes con órdenes medicas pendientes por cumplir.

• Controlar el visado de enfermería permitiendo trazabilidad de este: disponer en el sistema una funcionalidad que permita gestionar el cumplimiento de las ordenes medicas por parte del personal de enfermería.

• Captura de la condición del paciente permitiendo identificar las discapacidades que el paciente pueda tener: Permitir la identificación de usuario por grupo poblacional desde la admisión y permitir su modificación en cualquiera actividad desarrollada por los diferentes profesionales de la salud.

• Criterios de hospitalización: Incorporar en los modelos de Historia clínica de ingreso, primera evolución del día y egreso los criterios de hospitalización los cuales deben ser parametrizables de acuerdo a las unidades funcionales.
• Prescripción de medicamentos: Se requiere diseñar un formulario que permita solicitar los medicamentos dando cumplimiento a la normatividad vigente y realizar el cálculo automático de las cantidades, teniendo en cuenta la presentación, dosis, frecuencia, duración del tratamiento, estabilidad del producto y unidad funcional en la que se encuentra el paciente.

• Incorporación de un módulo de personal en formación para dar alcance a el uso de internos y residentes: Permitir la creación de perfil de usuario con las siguientes tipificaciones (estudiante, interno y residente) que les permita el uso de los modelos de historia clínica con fines académicos permitiendo el reusó de esta información a la historia clínica real, con la posibilidad del que médico tratante avale las ordenes medicas originadas en el modelo de historia médica académica o realice un nuevo ordenamiento.

• Calculo automático del consumo de oxígeno. Se solicita crea una opción para poder calcular el oxígeno de acuerdo al insumo y vía, teniendo en cuenta las horas administradas.

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