Control Fundamentos De Gestion

Introducción

La presente unidad desarrolla los conceptos, importancia, principios, proceso y técnicas, tanto generales como específicas, de la etapa del proceso administrativo denominada control.

Desarrollo

6.1 Concepto e importancia del control

Es el proceso por el cual una persona, grupo u organización vigila en forma consciente el desempeño y toma una acción correctiva.

Proceso para verificar las actividades a fin de asegurarse de que se están llevando a cabo como se planeó y de corregir cualquier desviación significativa. (5)

El valor de la función de control radia en su relación con la planeación y la delegación de actividades. El administrador efectivo necesita efectuar el seguimiento para asegurarse de que las actividades que se supone que otros deben realizar y los objetivos que deben alcanzar se están realizando y alcanzando. (5)

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán algunas de las definiciones más aceptadas: (3)

 Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

 Robert Eckles. Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

 George R. Ferry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

 Henry Farol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarse e impedir que se produzcan nuevamente.

 Harold Koontz y Cyril O´Donnell. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

 Robert B. Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

 Robert C. Appleby. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes: (3)

 Relación con lo planeado. El control existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.

 Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

 Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y lo planeado.

 Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

Con base en estos elementos, se puede definir al control como la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. (3)

El control es de vital importancia dado que: (3)

 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

 Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

 Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

 Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

6.2 Principios de control

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: (3)

 Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

 De los estándares. Ningún control será válido si no se fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón para evaluar lo establecido anteriormente. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.

 De la oportunidad. Es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

 De las desviaciones. Todas las variaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectas desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

 Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica ente los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.

 De excepción. Debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios.

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