Descripción de cargo: Recepcionista

RESPONDABILIDADES

El cumplimento de las disposiciones encargadas por el departamento de Administración de la empresa con el seguimiento, responsable del archivo de documentos y correspondencia enviada y recibida.

Responsable de cumplir los lineamientos del sistema de gestión ambiental especialmente la política y el procedimiento de manejos de desechos. (PG_GMA_01)

IV. AUTORIDAD

V. ACTIVIDADES/ FUNCIONES DEL CARGO

Actividades/Responsabilidades

Descripción de la Actividad Documentación que Genera

Recepción y envió de documentación

DHL – TNT Responsable del envío y recepción de Courier nacional e internacional, diariamente se envían documentos ya sean nacionales como internacionales (Facturación, informes, muestras), a la vez con el # de guía se realiza el tracking para control. Guías de remisión, oficios para diferentes áreas

Cotización y Compras de suministros de computación, hojas y oficina Se genera un listado de los requerimientos de diferentes áreas de administración y planta, se cotiza con diferentes proveedores los suministros, y antes de ser asegurarse que este en perfectas condiciones, completo y el proveedor calificado. También realizar cotizaciones para compras o adquisiciones de equipos o servicios de otras áreas.

Control de suministros Controlar el uso de suministros de oficina, computación (toners), hojas y artículos requeridos por diferentes áreas.

Recepción y solicitudes de llamadas Manejo de la central telefónica, atención y direccionamiento de las llamadas, Conferencias telefónicas internacionales (administración y Planta), como llamadas a diferentes entidades

Actualización Mantener actualizado el directorio telefónico interno y externo. Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal que lo requiera.

Asistir al Gerente Financiero en diferentes actividades secretariales Control de llamadas, citas, coordinar agenda, distribución de documentos, Emisión de Informes, cartas, mails, comunicados. Manejo de mails y todo tipo de archivos (físicos y digitales)

Elaboración de ordenes de compras e ingreso de facturas al GP Mate Realizar ordenes soportadas con facturas para su respectiva aprobación, así mismo se ingresa esta información al GP Mate para soporte de PO área Administración y en caso que Andrés Alprecht este de vacaciones se realiza las del área de Planta. Seguimiento a las órdenes de compras y recepción de artículos o servicios. Purchase Order para aprobación de Gerencia Financiera

Digitalización de documentos (Diferentes Áreas) Digitalización de documentos para respaldo, control y fácil manejo y acceso.

Entrega de cheques a proveedores Todos los miércoles se emite un listado de pago para proveedores, el cual se realizan los pagos los días jueves, los cheques que son fuera de la ciudad son tramitados por el departamento encargado, caso contrario son tramitados por el Asistente financiero, encargado en emitir los cheques y solicitudes.

Actualización de proveedores Se actualiza la base de los proveedores de suministros de oficina, computación, papel, imprentas, agencias de viajes.

Regulaciones CONELEC e información de Ministerios y CENACE El CONELEC emite regulaciones los cuales se respaldan para Presidencia y Gerencia Técnica, también información situadas en portales Web de Ministerios, CENACE, CONELEC, como

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