Elementos de la Planeación y la Administración.

2.1 Elementos de la Planeación y la Administración.

La planeación incluye la selección de los proyectos y objetivos, así como de las acciones para lograrlos. Requiere toma de decisiones, lo que significa escoger el curso de acción a futuro de entre varias alternativas. Sus elementos son:

• Misiones o propósitos. Es el propósito, la función o las tareas a ejercer de una empresa, o dependencia, o cualquier parte de ellas. ¿Cuál es Nuestro Negocio?
• Objetivos o metas. Los fines hacia los que la actividad se dirige. Los objetivos de toda empresa, representa los resultados que la empresa desea obtener.
• Estrategias. Son cursos de acción general o alternativas, que muestra la dirección y el empleo general e inteligente de los recursos disponibles con que cuenta la empresa. Y por supuesto también es el empleo general de los esfuerzos de toda la organización.
• Políticas. Declaraciones o entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones. No está reservada exclusivamente para la alta gerencia, sino a los demás niveles que existen en la empresa.
• Procedimientos. Son una serie de tareas concatenadas que forman el orden cronológico y la forma de establecida de ejecutar el trabajo, que deba hacerse de forma repetitiva. Estos son de vital importancia para cualquier organización o empresa, y máximo lo son para la planeación porque estos establecen la secuencia de operaciones que deben seguirse.
• Reglas. Las reglas describe la acción no acción requerida y especifica. Regula la conducta de cada miembro de la organización existiendo Normas Generales y Normas Específicas.
• Programas. Un programa establece la secuencia de acciones que habrá de realizarse y el tiempo que tomará para ejecutar cada una de las partes del programa mismo.
• Presupuesto. Son estados de resultados anticipados a través de los cuales, los planes son traducidos a términos financieros. De esta manera podrá dirigir mejor el plan dentro de los límites del presupuesto. Aparte de ser instrumentos de planeación también son elementos de control.[pic 3]

Administración por objetivos (APO)

Se ha utilizado ampliamente para la evaluación del desempeño y la motivación de los empleados, pero en realidad es un sistema administrativo. Sus características esenciales son:

• Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior
• Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición
• Interrelación de los objetivos departamentales
• Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en medición y el control
• Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes
• Participación activa de la dirección
• Apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas.

2.2 Las Políticas y Estrategias de la Planeación.

Las Estrategias y las Políticas están estrechamente relacionadas. Ambas dan dirección, son la estructura para los planes, son el fundamento de los planes operacionales y por lo tanto afectan a todas las áreas de la Administración. Concepto de estrategia puede definirse en 2:

1. Desde la perspectiva de lo que una organización pretende hacer. La estrategia es "el programa general para definir y alcanzar los objetivos de la organización y poner en práctica su misión".
2. Desde la perspectiva de lo que finalmente una organización hace. Es "el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo".

Las POLÍTICAS son una guía general para la toma de decisiones. Establece los límites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las que no se permiten.

Las políticas también pueden surgir informalmente en niveles inferiores de la organización a partir de un conjunto de decisiones que sobre el mismo tema se tomaron en un período.

La función fundamental de las estrategias y las políticas es unificar y dar dirección a los planes.

Principales tipos de Estrategias y Políticas.

• Crecimiento. Las Estrategias de Crecimiento dan respuesta a preguntas como éstas: ¿Cuánto crecimiento debe haber?, ¿Qué tan rápido?, ¿Dónde?, ¿Cómo debe ocurrir?
• Finanzas. Las Estrategias de Finanzas dan respuestas a preguntas como éstas: ¿Con recursos propios o con créditos?, ¿A qué tasa de interés?, ¿A qué plazo?, ¿Con qué institución financiera?
• Organización. La Estrategia Organizacional se refiere al tipo de modelo organizacional que adopta cada empresa. Responde a preguntas como: ¿En qué medida debe centralizar o descentralizar la autoridad para la toma de decisiones?, ¿Qué tipos de modelos departamentales son los más apropiados?, etc.
• Personal. Las Estrategias de Recursos Humanos responden a preguntas como: ¿Qué tipo de personal contratar?, ¿Cómo capacitarlos?, ¿Cómo evaluarlos?, ¿Cómo deben ser las relaciones sindicales?
• Relaciones Públicas. Las Estrategias se deben diseñar a la luz del tipo de negocio de la compañía, su cercanía con el público y su susceptibilidad a las reglamentaciones gubernamentales.
• Productos o Servicios. La Estrategia dependerá de la respuesta a preguntas como las siguientes: ¿Cuál es nuestro negocio?, ¿Quiénes son nuestros clientes?, ¿Qué quieren nuestros clientes?, ¿Cuánto compraran nuestros clientes y a qué precio?, ¿Deseamos ser el líder del producto?, ¿Deseamos desarrollar nuevos productos?, ¿Qué ventajas tenemos para satisfacer las necesidades de nuestros clientes?, ¿Cómo debemos responder a la competencia?
• Mercadotecnia. La Estrategia de Mercadotecnia dependerá de la respuesta a preguntas como las siguientes: ¿Dónde se encuentran nuestros clientes y por qué compran?, ¿Cómo compran nuestros clientes?, ¿Cómo nos conviene vender?, ¿Tenemos algo que ofrecer a nuestros competidores que ellos no tengan?, ¿Deseamos tomar medidas legales para desanimar a la competencia?, ¿Cuál es la mejor política de precios?

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