HERRAMIENTAS DE GESTION DEL TIEMPO

Las diez herramientas prácticas para la gestión del tiempo

En nuestro último post tratamos sobre la mejor gestión y aprovechamiento del tiempo a través de una serie de consejos. Dichos consejos se planteaban a modo de principios generales. Hoy, con una finalidad eminentemente práctica, vamos a profundizar en la materia, ofreciendo, a modo de decálogo, las herramientas que empleamos en LEON & OLARTE para la gestión del tiempo.

1ª.- Ordenar la mesa de trabajo: Si bien la organización tiene múltiples aspectos, quizás el mas relacionado con el aprovechamiento del tiempo es disponer la mesa de trabajo lo mas despejada y organizada posible.Para ello, al final de la jornada de trabajo dejamos la mesa completamente libre de documentos y objetos y, de esta forma, al comienzo de la jornada no tenemos que ocuparnos de realizar la limpieza,pudiendo comenzar nuestro trabajo de forma inmediata y con mayor productividad. De hecho, una mesa ordenada es reflejo de una mente ordenada. Por otro lado, no olvidemos que cuando se empieza la tarea, debemos disponer de toda la información necesaria para trabajar evitando con ello seguras interrupciones.

2º.- Usar Agendas: Para una eficaz gestión del tiempo de un abogado, es fundamental disponer de un registro preciso de señalamientos, vencimientos y citas. En el despacho solemos usar tanto agendas manuales como agendas de programas informáticos. Lo importante de su gestión es mantenerlas siempre a la vista; tomarse el tiempo deapuntar los compromisos en el momento en que se produzcan, yexaminarla regularmente para recordar nuestros compromisos, a ser posible cada x tiempo (una vez a la semana).

3º.- Hacer Listas de Tareas: La planificación anticipada de las tareasa realizar a corto, medio o largo plazo es fundamental para disponer de un itinerario de actividades para el aprovechamiento del tiempo. En tal sentido, y centrados en el corto plazo, utilizamos diariamente una Lista de Tareasen las que se recogen los trabajos a realizar durante la jornada. Esta Lista, cuyo formato hemos confeccionado para todos los compañeros, nos permite apuntar todas las tareas que vamos a realizar durante la jornada,tachar las que vayamos haciendo y, en su caso, agregar las tareasque vayan generándose y aquellas que nos conviene recordar para listar en días siguientes. La elaboración de la lista de tareas es conveniente realizarlaal concluir la jornada o como primera acción de la mañana.

4º.- Establecer prioridades: Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarquía en su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas, sin olvidar, que el tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga será un ahorro. En el despacho consideramos que, a modo de principio fundamental en la priorización, debemos comenzar siempre por las tareas de más alta prioridad, si bien es conveniente intercalar estos bloques de concentración intensa con periodos dedicados a tareas más sencillas,

5º.- Ajustarse a los ritmos de trabajo: Todos disponemos de una energía para realizar nuestro trabajo que fluctúa hasta alcanzar un nivel máximo y que después desciende. No obstante, cada persona tiene su ritmo personal. Para el mejor aprovechamiento del tiempo, todos debemos conocer nuestros ritmos físicos y mentales con el fin de sacar el mejor partido de los periodos de tiempo en los que nuestros rendimientos son más elevados o, por el contrario, menores. En el primer caso se realizarán

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