MANUAL DE FUNCIONES, IDENTIFICACION DEL PUESTO: Recepcionista

IDENTIFICACION DEL PUESTO:          Recepcionista

FUNCION GENERAL

Recibir y atender a los clientes durante su estadia en el Hotel.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Recibir a los clientes y proporcionar las habitaciones de acuerdo a sus requerimientos.
2. Informar a los clientes, las tarifas de alojamiento y los servicios que presta el hotel.
3. Verificar los datos de los pasajeros al momento de registrarse.
4. Abrir las cuentas en folios, asignándoles código de habitacion y luego lo ingresa al sistema para que quede registrado.
5. Confeccionar el plan de alimentos para los casos de clientes que tienen un programa de servicios y/o consumos fijos (cupones pre-pagos) siendo revisado por el Jefe de Recepcion.
6. Elaborar el Rooming list en el último turno
7. Distribuir a las diferentes áreas el Rooming list.
8. Revisar la lista de huéspedes
9. Revisar y controlar la facturación de las operaciones en cada turno.
10. Velar por la seguridad de las instalaciones durante su turno.
11. Registrar y elaborar las hojas de reservas.
12. Efectuar los cobros a los clientes y entregar las facturas con los vales de sustento.
13. Registrar los ingresos de caja por pago de los clientes y otros ingresos.
14. Llevar la estadística de los pasajeros para su elaboración mensual ante el MINCETUR.
15. Disponer en casos necesarios, las acciones que deben ejecutar el botones.
16. Liquidar la producción del hotel al finalizar cada turno.
17. Supervisar la entrada de mercancía, su calidad, peso y precio.
18. Detectar, reducir o eliminar los riesgos operacionales a los que están expuestos las funciones del puesto, a través del cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos por la Alta Dirección.
19. Desempeñar las demás funciones inherentes a su puesto que le sean asignadas por el inmediato superior.

NIVEL DE DECISION

• Realizar trabajos rutinarios pero de cierta complejidad cumpliendo estrictamente con las instrucciones recibidas.

LINEAS DE COORDINACION

INTERNA

• Administrador de Hotel
• Jefe de Ama  de Llaves

EXTERNA

• Clientes (para registrarlos, atender sus solicitudes de servicios y atender sus encargos)

LINEAS DE DEPENDENCIA

• El Recepcionista depende del Administrador del Hotel.

IDENTIFICACION DEL PUESTO:             Gerente General

FUNCION GENERAL

Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades administrativas, operativas y comerciales de MSC, de acuerdo al Plan y Presupuesto operativo Anual.

FUNIONES ESPECÍFICAS

1. Administrar los recursos de la compañía de manera eficiente, salvaguardando en todo momento el patrimonio de la empresa.
2. Establecer y mantener excelentes relaciones con toda persona e institución relacionada con el Hotel directa o indirectamente.
3. Monitorear la gestión del hotel conforme a los planes y normas vigentes.
4. Realizar gestiones administrativas para la atención de los requerimientos d las áreas del hotel.
5. Asegurar que se cuente con el personal requerido, y que este conozca sus funciones y responsabilidades y las líneas de autoridad y comunicación a cabalidad.
6. Atender personalmente a clientes muy importantes.
7. Establecer las diferentes tarifas a ser aplicadas.
8. Autorizar las líneas de crédito y tarifas especiales a clientes.
9. Autorizar la elaboración del material publicitario.
10. Realizar la contratación de servicios de terceros para el mantenimiento de los equipos, mobiliario e instalaciones del Hotel.
11. Autorizar contrataciones y despidos de personal.
12. Establecer de acuerdo a los objetivos y políticas del hotel, las metas para cada departamento, y controlar en función a los resultados.
13. Supervisar e impartir instrucciones necesarias sobre aspectos de seguridad integral de las instalaciones de la empresa.
14. Realizar compras personalmente
15. Detectar, reducir o eliminar los riesgos operacionales a los que están expuestos las funciones del puesto, a través del cumplimiento de las políticas, normas y procedimiento establecidos por la Alta Dirección.

FUNCIONES PERIODICAS

1. Inspeccionar y supervisar in situ la gestión operativa y administrativa del hotel para sugerir mejoras oportunas.

LINEAS DE COORDINACION

INTERNA

• Administradora
• Asistente de Contabilidad

EXTERNA

• Funcionarios de la Cámara Nacional de Turismo
• Ejecutivo de la Asociación de Hoteles, Restaurantes y afines.
• TTOO, Agencias de Viajes, Clientes en general.
• Proveedores de bienes y servicios.
• Contador Externo
• Consultores

IDENTIFICACION DEL PUESTO:               Administradora del Hotel

FUNCION GENERAL

Administrar, organizar y controlar los recursos materiales y las actividades del personal del Hotel con la finalidad de dar un servicio de calidad y eficiencia al público en general.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Brindar información sobre los servicios y tarifas del Hotel para realizar la difusión de los servicios y atender las consultas de los clientes
2. Realizar el seguimiento de las reservas de clientes para lograr la programación de los servicios a ofrecer.
3. Supervisar el cumplimiento de las labores asignadas al personal a cargo con la finalidad de alcanzar los objetivos del Hotel y asegurar la calidad del  servicio.
4. Organizar reuniones de coordinación, evaluación, planificación y distribución de actividades para la atención de los eventos y servicios del hotel.
5. Supervisar y desarrollar programas de capacitación y adiestramiento al personal del Hotel así como actividades que permitan motivar al personal a cargo para incentivar su desarrollo.
6. Elaborar las proformas de servicios y realizar la venta de paquetes promocionales del Hotel con la finalidad de impulsar las ventas.
7. Plantear y ejecutar estrategias de ventas y difusión de los servicios del hotel a fin de realizar la captación de nuevos clientes y lograr la fidelización de clientes asiduos.
8. Autorizar los vales de consumo y gastos especiales no presupuestados informando previamente al Gerente General.
9. Controlar los pedidos de compra de las diferentes áreas del hotel y solicitar el visto bueno del Gerente General.
10. Realizar el requerimiento del Fondo Fijo al Asistente de Contabilidad para efectos del control y gestión para la emisión del cheque.
11. Efectuar los requerimientos de compras internas para realizar el abastecimiento del almacén según los eventos programados y reservas atendidos.
12. Supervisar el buen funcionamiento de los equipos y las condiciones de las instalaciones del Hotel con la finalidad de brindar comodidades necesarias para la satisfacción de los clientes.
13. Velar por la aplicación de las políticas y normas de control de la calidad de todos los servicios prestados en el Hotel.
14. Auditar el trabajo de recepcion correspondiente a los diversos turnos.
15. Detectar, reducir o eliminar los riesgos operacionales a los que están expuestos las funciones del puesto, a través del cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos por la alta dirección.
16. Desempeñar las demás funciones inherentes a su puesto que le sean asignadas por la gerencia general.

FUNCIONES PERIODICAS

1. Realizar la continua evaluación del desempeño del personal a cargo  con la finalidad de orientarlos en el adecuado cumplimiento de las responsabilidades e incentivar su desarrollo personal.
2. Controlar la asistencia y realizar la programación de las vacaciones de los colaboradores, así como, realizar la proyección de las temporadas de mayor demanda en el servicio, con la finalidad de prever la contratación del personal de apoyo para  el reforzamiento del equipo a cargo.
3. Elaborar el resumen de atenciones mensuales para analizar las estadísticas de ocupabilidad y rentabilidad de las operaciones.

NIVEL DE DECISIONES

Realiza trabajos complejos a partir de indicaciones generales sobre acciones vinculadas con la gestión hotelera, pero en las que hay libertad de tomar decisiones solo en casos que se encuentren incluidos en el área de competencia.

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