MARCO TEÓRICO

MARCO TEÓRICO:

1. REINGENIERÍA

1.1. REINGENIERÍA: LA AUTOPISTA DEL CAMBIO

Reingeniería consiste en reinventar la empresa desafiando sus doctrinas, sistemas y actividades existentes para desplegar motivacionalmente sus recursos humanos y de capital en procesos ínterfuncionales. La reinvención busca optimizar la posición competitiva de la empresa, su valor para los accionistas y su contribución a la sociedad.

Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Esta definición contiene cuatro palabras claves: fundamental, radical, espectacular y procesos.

Lo fundamental significa que la reingeniería determina primero qué debe hacer una compañía; luego, cómo debe hacerlo. Lo radical, palabra que proviene del latín radix, que significa raíz, nos permite comprender que rediseñar radicalmente significa llegar hasta la raíz de las cosas, no son solo cambios superficiales. Lo espectacular, significa que la reingeniería no busca mejoras incrementales o marginales sino de dar saltos gigantescos en rendimiento, cambiar por algo nuevo. Finalmente, los procesos en reingeniería significan que se trata de un sistema abierto, interdependiente y dinámico.

El éxito en la reingeniería se basa en el conocimiento y en la habilidad, no en la suerte. Cuando los participantes en el proceso de reingeniería conocen las normas, las reglas y evita los errores, las probabilidades para el éxito se incrementan y aseguran el triunfo. En los procesos de reingeniería se cometen una y otra vez los mismos errores, de manera que lo primero que se debe hacer es reconocer las equivocaciones usuales y evitarlas.

La reingeniería comienza formulando ciertas preguntas básicas acerca de la misión, los objetivos, las metas y las estrategias de la organización:

1. ¿En qué negocio estamos?

2. ¿Por qué estamos en este negocio?

3. ¿Por qué trabajamos como lo hacemos?

4. ¿Existen mejores maneras de hacer nuestro trabajo?

5. ¿Cuál es la documentación organizacional básica que guía el modo en que trabajamos?

6. ¿Qué puede cambiarse para producir un mejor desempeño en la organización?

7. ¿Cómo puede examinarse nuestra organización para determinar qué tan bien se realizan los procesos organizacionales?

Los participantes en un proceso de reingeniería (equipo de reingeniería y los demás miembros de la organización) tienen naturales emociones confusas sobre los resultados, sus puestos y los de sus compañeros pueden reasignarse o eliminarse. Para manejar esta incongruencia se adoptan las siguientes estrategias:

 Mantener a las personas informadas acerca del propósito, el proceso y los resultados de las iniciativas de reingeniería.

 Maximizar la participación de las personas en los equipos de reingeniería, tanto en la fase de planeación como en la de ejecución.

 Asegurar que las personas que probablemente sean desplazadas o eliminadas obtendrán ayuda para manejar la inseguridad en sus vidas.

 Mantener una comunicación permanente con los integrantes de la organización para escuchar con atención sus sugerencias, problemas, preocupaciones y sus actividades en relación con la iniciativa de reingeniería.

 Establecer puntos de referencia con otras organizaciones sujetas a reingeniería y mostrar cómo les ha ido.

 Decir a las personas siempre la verdad, mantener abiertas las agendas, compartir información de las iniciativas de reingeniería y de sus posibles resultados.

La reingeniería persigue cinco metas fundamentales4: Aumentar la productividad, optimizar el valor de la empresa para los accionistas, lograr resultados cuantificables, consolidar funciones, eliminar niveles y trabajos innecesarios.

• Aumentar la productividad, con la creación de procesos innovadores y libres de obstáculos, para permitir un flujo sin interrupciones que se verifique en un orden natural a una velocidad normal.

• Optimizar el valor de la empresa para los accionistas, al hacer las cosas de manera diferente. Las innovaciones en el diseño de producto, fabricación y servicio a clientes.

• Lograr resultados cuantificables. La reingeniería está destinada a lograr cuando menos un 50% de mejoras; si no se alcanza esta cifra aun cuando el logro pueda ser muy meritorio, no es reingeniería. Algunos resultados esperados: mejoras de productividad entre 25 y el 100%, disminución del personal necesario entre 25 y 50%, disminución de inventarios del orden de 40 a 50%, mejoras en el ciclo del producto del 50 al 300% y reducciones de costos indirectos entre el 25 y 50%.

• Consolidar funciones. El propósito de la reingeniería es crear una organización más delgada, más plana y más ágil.

• Eliminar niveles y trabajos innecesarios. La reingeniería desafía y analiza constructivamente los niveles jerárquicos y las actividades de la organización en términos de su valor, propósito y contenido. Los niveles organizacionales y las actividades de bajo valor para los accionistas o de poca contribución a la competitividad, se reestructuran o eliminan.

1.2. LA REINGENIERÍA DE PROCESOS COMO HERRAMIENTA DE MEJORA DE LA GESTIÓN

Las tecnologías de la información se han configurado como un elemento clave para apoyar y mejorar las distintas tareas de cualquier organización. Las Entidades Locales no han sido ajenas a esta tendencia y en los últimos años han realizado un considerable esfuerzo inversor en las áreas de sistemas informáticos y de telecomunicaciones. Sin embargo, superada la fase en la que se informatizaron los aspectos más habituales de la gestión municipal (como son habitantes, recaudación o contabilidad), el siguiente reto pasa a ser la integración de los procesos básicos. Para cubrir esta necesidad, se han desarrollado las herramientas de workflow: aplicaciones que gestionan, miden y revisan procesos de trabajo, que implican el esfuerzo de múltiples individuos y recursos.

Las municipalidades, mediante el desarrollo del Plan de Sistemas de Información persiguen la consecución de una mejora en la eficacia y eficiencia de la gestión y en la prestación de los servicios que efectúa la organización, utilizando como instrumento del cambio las tecnologías de la información. Dentro de este marco, se contempla la implantación de un sistema de gestión de expedientes, como una herramienta común de workflow

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