Manual Gestion De Compras

MANUAL DE GESTIÓN

DE COMPRAS

CONTENIDO

INTRODUCIÓN

UNIDAD 1. INTRODUCCIÓN

UNIDAD 2. CADENA DE ABASTECIMIENTO

UNIDAD 3. GESTIÓN DE PROVEEDORES

UNIDAD 4. GESTIÓN DE COMPRAS

CONCLUSIÓN

FUENTE BIBLIOGRÁFICA

INTRODUCCIÓN

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró.

Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control.

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines a las compras.

Pero, ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; el departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este tema.

UNIDAD 1. INTRODUCCIÓN

Objetivo: El alumno identificará los beneficios de la gestión de compras para mejorar la rentabilidad de la empresa.

1.1 La importancia del área de compras en la estructura organizacional.

El área de compras se puede considerar como la fuerza motriz de la empresa, debido a que es la que inicia el proceso de operación al adquirir los productos indispensables para poder desarrollar la actividad de comercialización o prestar el servicio a los usuarios en forma normal.

Nohora Heredia, menciona que la importancia de la función de compras se puede resumir en los siguientes puntos:

1. Las compras aseguran una fuente constante de materiales para nutrir el área productiva de las empresas.

2. Compras tiene injerencia directa en las funciones de tiempos y movimientos productivos de la organización ya que maneja de manera directa tanto la periodicidad como la cantidad de adquisiciones.

3. Compras debe controlar al detalle el manejo de los inventarios para que no se tornen en una carga económica para la fijación de precios del producto. (mantener la inversión en inventarios al mínimo)

4. Compras define junto con producción y mercadeo la calidad de los materiales adquiridos para los productos, según las características de la demanda. (maximizar la calidad)

5. La cuantía del producto que mercadeo oferta esta directamente afectada por la previsión de cantidades de materiales adquiridos para suministrar a producción.

6. Compras influye directamente en el incremento o decremento de las utilidades de la organización, ya que des sus adquisiciones depende la calidad y el tipo de producto que se oferte en el mercado.

7. Asegura el funcionamiento global de la empresa, a través del cumplimiento en las adquisiciones tanto de soporte como de producción.

8. Se torna en la mayoría de las organizaciones en el epicentro que centraliza solicitudes y distribuye elementos a los diferentes departamentos o divisiones. (Heredia Viveros, 2007)

Dependiendo de la naturaleza de la empresa, el área de compras debe pertenecer a la gerencia o a la vicepresidencia que lleve el peso en la actividad de la empresa. Ejemplo: En una empresa de producción el área de compras puede pertenecer a la gerencia de producción o técnica, o administrativa. En una empresa comercial, compras dependerá de la gerencia o vicepresidencia de marketing o de la dirección comercial. En una empresa de servicios, puede depender de la gerencia administrativa.

1.2 La función del área de compras.

Montoya Palacio menciona que la función de las compras es “obtener un buen producto para satisfacer una necesidad”. (Montoya Palacio, 2002)

La función del departamento de compras es ayudar a producir más utilidades, en la empresa pequeña es el propietario quien realiza las compras, a medida que esta crece se requiere la participación de una persona especializada para esta función.

El responsable del departamento de compras debe trabajar en coordinación con los otros departamentos de la empresa (Ingeniería, Producción, Contabilidad, Dirección o Gerencia, etc.). Tabla 1. (Mercado, 2004)

TABLA 1. Influencia del área de compras en las otras áreas de la empresa:

FUENTE: “Compras e Inventarios”, Díaz de Santos, 1995, Pág. 62

En la gráfica 1 se muestra como las compras se relacionan con otras áreas de la empresa.

GRAFICA 1. RELACION DE LAS COMPRAS CON OTRAS AREAS

FUENTE: Conceptos Modernos de Administración de Compras, Alberto Montoya, 2002.

Las compras deben ser altamente especializadas y calificas además de ser analíticas y racionales para lograr los objetivos de una acertada gestión de adquisiciones que se resume en adquirir productos y servicios de manera ininterrumpida en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado; buscando la máxima rentabilidad para la empresa y una motivación para que el proveedor desee seguir realizando negocios con su cliente. (Montoya Palacio, 2002)

FUENTE: “Conceptos modernos de administración de compras”, Alberto Montoya Palacio, 2002, Pág. 34

Todo esto con el fin de incluirlos de manera directa o indirecta

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