Mejora Continua

5S Herramienta de Mejora Continua

El método de las 5S, se denomina así por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.

Este concepto no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero desafortunadamente si lo es.

La Metodología de las 5´s es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de W. E. Deming hace mas de 40 años y fue utilizada inicialmente por la empresa Toyota con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Dicha metodología está incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo.

Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan tales como: empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones. Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaría administrativa.

Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Las cinco palabras son:

Denominación Concepto Objetivo particular

Español Japonés

Clasificar Seiri Separar innecesarios Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil

Ordenar Seiton Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz

Limpiar Seisō Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

Estandarizar Seiketsu Señalizar anomalías Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden

Disciplina Shitsuke Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido

Las 5S son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. Las 5S no son exclusivas de la cultura japonesa pues todos los no japoneses practicamos las 5S en nuestra vida personal y en numerosas ocasiones no lo notamos. Por ejemplo: utilizamos el “Seiri” y “Seiton” cuando mantenemos herramientas, extintores, basura, toallas, libretas, reglas, llaves etc en los lugares apropiados y debidamente identificados. Si nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sucio perderemos la eficiencia y la moral en el trabajo se reduce.

Sin embargo no son todos (as) las fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las 5S en igual forma como mantenemos nuestras cosas personales en forma diaria. Esto no debería ser así, pues en el trabajo diario las rutinas de mantener el orden y la organización sirven para mejorar la eficiencia en nuestro trabajo y la calidad de vida en ése lugar donde pasamos más de la mitad de nuestra vida. Si lo calculamos es en nuestro sitio de trabajo donde pasamos más horas en nuestra vida. Ante esto deberíamos hacernos la siguiente pregunta: Vale la pena mantenerlo desordenado, sucio y poco organizado?

Por esta razón se vuelve importante la aplicación de la metodología de las 5S. No es una moda, ni un nuevo modelo de dirección ni tampoco un proceso de implantación de algo traido del Japón que tiene que ver con nuestra cultura latina. Se trata solamente de un principio básico de mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un lugar más agradable para vivir plenamente. En adición, si con esto, obtenemos mejorar nuestra productividad y la de nuestra empresa. Por qué no ponerlo en práctica?

Algunos de los objetivos de la metodología 5S son:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.

• Reducir gastos de tiempo y energía.

• Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.

• Mejorar la calidad de la producción.

Para entender mejor el funcionamiento de la Metodología 5S vamos a explicar un poco más acerca de cada una de las 5 actividades básicas.

“Seiri” o Clasificar: Significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

Frecuentemente nos "llenamos" de elementos, herramientas, cajas con productos, carros, útiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos.

Buscamos tener al rededor elementos o componentes pensando que nos harán falta para nuestro próximo trabajo. Con este pensamiento creamos verdaderos “stocks” reducidos en proceso que molestan, quitan espacio y estorban. Estos elementos perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulación por las áreas de trabajo, induce a cometer errores en el manejo de materias primas y en numerosas oportunidades pueden generar accidentes en el trabajo.

La primera "S" de esta estrategia aporta métodos y recomendaciones para evitar la presencia de elementos innecesarios. “Seiri” consiste en:

• Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven.

• Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.

• Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo

• Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.

• Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en el menor tiempo posible.

• Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averías.

• Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretación o de actuación.

Beneficios del Seiri

La aplicación de las acciones “Seiri” preparan los lugares de trabajo para que estos sean más seguros y productivos. El primer y más directo impacto del” Seiri” está relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide la visión completa de las áreas de trabajo, dificulta observar el funcionamiento de los equipos y máquinas, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el área de trabajo sea más insegura.

La práctica del “Seiri” además de los beneficios en seguridad permite:

• Liberar espacio útil en planta y oficinas

• Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.

• Mejorar el control visual

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