Modelo de plan de mejora de procesos de la pista de atletismo en la VIDENA

FECHA:

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Descripción del proceso

La homologación y certificación del escenario deportivo de la Pista de Atletismo en la VIDENA

Una vez culminada la partida del proyecto vinculada a la ejecución del campo de juego, es necesaria la homologación y certificación del mismo por parte de la Federación Internacional de Atletismo Amateur (IAAF) para que pueda ser utilizado como escenario para el desarrollo de la disciplina atletismo en el marco de los Juegos Panamericanos.

Actualmente, dicha homologación se realiza a través de una visita de los miembros de la IAAF a la sede, cuando el campo de juego está habilitado. En este sentido, la IAAF verificará que dicha infraestructura cumpla con los estándares y requisitos establecidos en: (i) Manual para las instalaciones, pista y campo atlético de la Federación Internacional de Atletismo Amateur (IAAF); (ii) Guía de accesibilidad de los Juegos Olímpicos y Paraolímpicos del Comité Internacional Paraolímpico (IPC); (iii) y el Manual Deportivo para Juegos Panamericanos de la ODEPA. En caso la IAAF encuentre que se han cumplido con los estándares, certificará el escenario; por su parte, en caso detecte incumplimiento de los estándares, observará el escenario y establecerá un plazo para la subsanación de las mismas.

Límites del proceso

Punto de Inicio del Proceso

Punto Final de Proceso

A la culminación del campo de juego deportivo.

Certificación del campo de Juego.

Entradas (inputs)

Salidas (outputs)

• Campo de Juego
• Acta de entrega del campo de Juego
• Manual para las instalaciones, pista y campo atlético de la Federación Internacional de Atletismo Amateur (IAAF)
• Guía de accesibilidad de los Juegos Olímpicos y Paraolímpicos del Comité Internacional Paraolímpico (IPC)
• Manual Deportivo para Juegos Panamericanos de la ODEPA

• Acta de certificación del escenario deportivo / acta de observaciones del escenario deportivo

Stakeholders

Dueño del Proceso:

Unidad Ejecutora Proyecto Especial de los Juegos Panamericanos

Otros Stakeholders:

• Ministerio de Educación
• Comité Organizador de los Juegos Panamericanos (COPAL)
• Organización Deportiva Panamericana (ODEPA)
• Instituto Peruano del Deporte (IPD)
• Federación Internacional de Atletismo Amateur (IAAF)
• Federación Deportiva Peruana de Atletismo (FDPA)
• Comité Olímpico Peruano (COP)
• Comité Internacional Paraolímpico (IPC)
• Deportistas de Alta Competencia de Atletismo
• Espectadores

Métricas del proceso

Métrica

Límites de control

1.

% de cumplimiento del Manual para las instalaciones, pista y campo atlético de la Federación Internacional de Atletismo Amateur (IAAF)

1.

IAAF Track and Field – Facilities Manual 2015

2.

% de cumplimiento de la Guía de accesibilidad de los Juegos Olímpicos y Paraolímpicos del Comité Internacional Paraolímpico (IPC)

2.

Accessibility Guide Olympic & Paralympic Games - IPC

3.

% cumplimiento del Manual Deportivo para Juegos Panamericanos de la ODEPA

3.

Manual Deportivo para Juegos Panamericanos de la ODEPA

4.

Homologación y Certificación del Escenario deportivo

4.

IAAF Track and Field – Facilities Manual 2015 /  Accessibility Guide Olympic & Paralympic Games – IPC / Manual Deportivo para Juegos Panamericanos de la ODEPA

Objetivos de la Mejora

• Simplificación de procesos
• Acortamiento de plazos
• Obtener un feedback permanente
• Obtener aprobaciones parciales previo a la culminación de la obra
• Testear el campo de juego previo al evento para verificar su funcionalidad
• Contar con el asesoramiento de un experto certificado para los estudios y ejecución de la obra.

Enfoque de la Mejora de Procesos

1. Simplificación de procesos:

Se plantea trabajar de manera paralela con la IAAF, FDPA y COP, con el objetivo de simplificar los procesos para la evaluación de los estudios y de la ejecución de la obra.

Para ello se propone:

• Convocatoria a los miembros de la Federación Internacional de Atletismo Amateur, a la Federación Deportiva Peruana de Atletismo y al Comité Olímpico Peruano a una teleconferencia al inicio de la formulación del estudio para socializar el cronograma y los puntos de responsabilidad de cada uno de ellos para la aprobación del anteproyecto definitivo y la ejecución de la obra.

1. Evaluación concurrente para acortamiento de plazos y aprobaciones parciales:

Con la finalidad de acortar tiempos en las revisiones de cada uno de los entregables, considerando que dichos entregables serán revisados por 3 organismos independientes, se plantea establecer la evaluación concurrente en donde se realizará:

1. Convocatoria a la reunión técnica de evaluación concurrente, al culminar cada uno de los entregables del anteproyecto, a la IAAF, FDPA y COP. Previo a ello, se le alcanzará a cada miembro un kit de herramientas y formatos:

• Lista de verificación del cumplimiento de los requisitos de los manuales técnicos deportivos
• Protocolo de evaluación del anteproyecto
• Formato de remisión de observaciones
• Formato de remisión de aprobación al anteproyecto

1. En dicha reunión (culminado cada uno de los entregables del anteproyecto cada miembro dará sus observaciones y/o aprobación.

1. Acompañamiento y retroalimentación permanente

Dentro del proceso de la formulación de los estudios y de la ejecución del escenario deportivo, es importante contar con experto técnico que haya participado en eventos panamericanos o de mayor rango, que cuente con la experiencia suficiente con la finalidad de que el equipo consultor cuente con una retroalimentación permanente, lo que facilitará y asegurará que la propuesta a implementar se cumpla de acuerdo a los estándares normados, para lo cual se establece lo siguiente:

• Incluir en los Términos de referencia del consultor para la elaboración del anteproyecto y del contratista para la ejecución de la obra, la contratación del delegado técnico certificado por la IAAF, quien estará acompañando y brindando asistencia técnica al equipo consultor.

El delegado técnico

1. Testear el campo de juego para probar su funcionalidad

Con el objetivo de asegurar que el campo de juego cuente con la funcionalidad requerida (en cuanto a áreas de juego  y áreas complementarias), se propone:

• Realizar con un año de anticipación, Juegos Previos tales como: Campeonatos Sudamericanos mayores e infantil y el Campeonato Mundial de juveniles.

Con dichos juegos previos, tiene el objetivo de homologar el escenario deportivo con las diferentes federaciones internacionales de atletismo, para la validación de su funcionabilidad y competencia.