Definir los aspectos para el control de los documentos, garantizando el uso de documentos actualizados en todos los procesos de la organización

1. OBJETIVO

Definir los aspectos para el control de los documentos, garantizando el uso de documentos actualizados en todos los procesos de la organización.

2. ALCANCE

Estas directrices se deben aplicar en el control de los documentos que permiten soportar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en  Spectra Ingeniería Ltda.

3. DEFINICIONES

1. Documento: Información y su medio de soporte. Para efectos de este procedimiento, esta denominación abarca Caracterizaciones, Descripciones de cargos, Procedimientos, Instructivos, Planes de Calidad y Formatos.

1. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad de una organización.

1. Procedimiento: Documento que indica la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un Proceso.

1. Instructivo: Documento que define detalladamente las acciones que deben ejecutarse, su secuencia y el responsable de su ejecución para desarrollar una tarea especifica.
2. Plan de Calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso o producto.

1. Formato: Documento que permite registrar evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados.  Una vez diligenciado, se convierte en un Registro.
2. Validación: Confirmación mediante uso por parte de los usuarios de la viabilidad de aplicación de un documento.

4. RESPONSABILIDADES

1. La elaboración del borrador y la validación de los documentos es responsabilidad del Director o responsable del proceso usuario, quienes pueden delegar esta actividad.  La aprobación final es responsabilidad del Gerente o del Responsable del proceso interesado en su emisión; esta actividad es indelegable.

1. La edición definitiva del documento es responsabilidad del proceso de Gestión de Calidad.

1. La modificación de un documento debe ser aprobada por el área (cargo) que aprobó el documento actualmente vigente.
2. La difusión apropiada de los documentos es responsabilidad del coordinador de calidad.
3. El cuidado de los documentos para evitar su deterioro es responsabilidad de los usuarios.

5.  DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

Las siguientes son las actividades a ejecutar en el control de los documentos:

1. El usuario interesado en la elaboración de un documento nuevo o en la modificación/eliminación de un documento existente, elabora el formato F-P2-01 “Solicitud de gestión de documentos” y lo envía a Gestión de Calidad para su edición.
2. Una vez elaborados los documentos por parte de Gestión de Calidad, debe enviarlos para aprobación antes de su emisión. La emisión de los documentos sólo se inicia cuando estén aprobados por las personas autorizadas, según se indica en el capítulo 4 (Responsabilidades) del presente documento.
3. Los cambios en los documentos quedarán identificados en el Formato F-P2-01 “Solicitud de gestión de documentos”, y el documento deberá ser actualizado en su versión en el documento mismo y en el Listado Maestro de Documentos de origen Interno (F-P2-02).
4. Para asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos se encuentran disponibles en los puntos de uso, se cuenta con una red interna. Para consultar un documento los usuarios podrán ingresar al servidor a través de esta red. Los documentos controlados se encuentran en el servidor de la intranet. Documentos que sean copiados magnéticamente de dicho servidor y colocados en otros equipos no se consideran documentos controlados dentro del SGC. Documentos que sean impresos no se consideran como controlados dentro del SGC, excepto los formatos; sin embargo los usuarios que necesiten imprimir formatos para ser utilizados, deberán imprimirlos directamente del servidor para garantizar que se utilice el vigente.
5. Para garantizar la legib
7. ilidad de los documentos, debe haber claridad, precisión y coherencia en su redacción. Los usuarios no deberán hacer anotaciones ni enmendaduras sobre ellos.  Para lograr que sean fácilmente identificables, los documentos llevarán un código y un nombre, así :

   X             XX          XX        [pic 1]

...