ORGANIZACION DE EVENTOS PARCIAL Y FINAL

CURSO DE ORGANIZACIÓN DE  EVENTOS

                                                        PRIMER PARCIAL

1-¿Qué relación existe entre la función de Relaciones Públicas y la Organización de Eventos? 

La relación que existe entre la función de las Relaciones Públicas y la Organización de Eventos esta dada en que la actuación o función específica de un profesional en Relaciones Públicas es muy importante en la organización de un determinado Evento. El relacionista público: colabora, contribuye, prepara, auspicia, transmite, fomenta, organiza y comunica la realización de un posible evento otorgado bajo su responsabilidad.

Muchas veces, los organizadores de Eventos son responsables de las Relaciones Públicas de una empresa. Se realizan eventos como herramienta de trabajo de las relaciones públicas para; cultivar y retener a clientes reales y captar potenciales.

2-¿Qué tipos de Servicios conoce en Banquetes?

Los tipos de servicios que se conocen en Banquetes son: El Servicio Americano; que es el más tradicional, el plato sale servido y decorado de la cocina. El Servicio Ruso, en el cual las porciones vienen fraccionadas en bandejas y el mozo .El Servicio Inglés, la pieza va al centro de la mesa y los comensales se sirven. El Servicio Francés, intermedio entre el servicio Ruso e inglés en donde la pieza entera va al salón en una mesa accesoria y el mozo la termina en el lugar y luego se sirve en platos o fuentes. El Servicio Cocktail, en el cual se bandejean, canapés, calentitos y bebidas entre la gente que se encuentra de pie en el salón y el Servicio Buffet, en él se arma una presentación importante de los platos en mesas ubicadas en el centro o a los costados del salón de donde  los asistentes se sirven ellos mismos.

3-¿Cómo calcula el espacio necesario según el tipo de eventos de que se trate?

El cálculo que se realiza en cuanto al espacio necesario depende del Evento que se debe planificar y suele ser el siguiente:

COMIDA SENTADA EN MESA ÚNICA; ½ persona por m2 = 50 personas en 100 m2.

COMIDA SENTADA EN MÚLTIPLES MESAS; 1 persona por m2 = 100 personas en 100 m2  

COMIDA BÚFFET; 1 ½ persona por m2= 150 personas en 100 m2

COCKTAIL/RECEPCIÓN; 2 personas por m2= 200 personas en 100 m2.

4-Respecto de las bebidas ¿Qué cálculo realizaría, según el tipo de Evento? 

Si la recepción contiene Champagne, se calculará 3 copas por persona  x 220 cm3 cada una, del cual de dicho cálculo el 10% serán aperitivos, 10% vinos, 60%champagne y 20% bebidas sin alcohol. Si la recepción será sin Champagne se calculará entonces 3 copas por persona por 220cm3 cada una; del presupuesto  el cual contará con un 20% de aperitivos, 30% de vinos, y el 50% de bebidas sin alcohol. Si se tratase de una cena se calculará 500 cm3 de agua por persona y 365cm3 de vino por persona. En el caso de un Brindis, una copa de champagne por 160 cm3 por persona. Si se realizará un Midnight  Buffet  se calcula 750 cm3 de bebidas con y sin alcohol

5-¿Qué tipo de comida y bebida se sirve en un cocktail?

La comida que suele servirse en un Cocktail es sencilla; que pudiese comerse de pie, con los dedos, sin cubiertos como pueden ser: los  canapés, medias lunas, sándwiches, bocaditos etc. Las  bebidas tendrán que ser simples como: agua, gaseosas, jugos, vinos, champagne etc.

6-¿Qué Sistemas de Salutación conoce para recepciones a Jefes de Estado o miembros  de la realeza?

Existen dos Sistemas de Salutaciones para este tipo de Recepciones. El Sistema Anglosajón en el cual los invitados están inmóviles, los invitados son ubicados previamente en grupos coherentes según su clase, tipo y rango, en una serie de salones comunicados entre sí; el Jefe de Estado y su cónyuge pasan de salón en salón saludando y hablando  con sus invitados. El Sistema Español, en él los invitados se mueven; los invitados son ubicados previamente en grupos coherentes según su clase, tipo y rango en una serie  de salones comunicados entre sí y situados antes  del salón  del trono; en el centro del salón del trono se sitúan el Jefe de Estado y su cónyuge, los  invitados desfilan, entran en el salón del trono por una puerta, saludan al  Jefe de Estado y su cónyuge, y salen por la puerta opuesta a la que entraron; acto seguido  los invitados ocupan el resto de los salones donde se encuentran las bebidas  y la comida, luego cuando todos los salones ya hayan sido ocupados, el Jefe de Estado y su cónyuge  abandonarán  el salón del trono visitando los demás salones y charlando con los invitados.

7-¿Qué precauciones debe tomarse antes de enviar las invitaciones?

Antes  de enviar  las invitaciones se comienza por la confección  de la Lista posible de Invitados; luego se realiza un análisis cuidadoso `para poder conocer los posibles  problemas que pudieran presentarse. Puede también  realizarse una segunda Lista de Invitados o de Recambio para rellenar lugares. Es importante hacer el plano de las mesas con la colocación de los posibles invitados, por eso si  el plano nos muestra  algún tipo de inconveniente, estamos aún a tiempo de

Evitarlo, haciendo las modificaciones pertinentes en la lista.

8-¿Qué precauciones debe tomarse al armar una Pista de Baile?

Las pistas de baile suelen ser cuadrados que se encastran unos con otros para lograr el tamaño deseado; como precaución en los bordes se coloca una terminación en  decline, para evitar caídas.

9-Describa agasajos importantes en el ámbito empresarial

ALMUERZO O CENA CON CÓNYUGES EN UN RESTAURANT: El  restaurant debe ser  bueno porque así la primera impresión será positiva, esto hará más fácil las negociaciones, porque los invitados percibirán que el anfitrión tiene buen gusto. Se debe asegurar un buen entorno y comida, un buen servicio. El anfitrión debe llegar antes que el invitado al restaurant, aunque sea  15 minutos antes.

ALMUERZO O CENA EN CASA: Suelen ser de hombres solos,  es decir, que la cónyuge del anfitrión no está presente. Suelen ser almuerzos de trabajo. En la cena en casi están presentes las cónyuges; este agasajo expresa una amistad ya establecida o el claro deseo del anfitrión en iniciarla

FIN DE SEMANA: Es el máximo tipo de agasajo; la casa, el entono y el servicio deben tener todo lo necesario para hacer  confortable  la estadía (casa grande, jardín, pileta, cancha de tenis etc.) .La casa puede ser propia o de la empresa. Colocar entretenimientos y juegos es una muy buena atención.

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