Caso de mejora continua

Selección del proyecto

• Proceso de despacho, embarque y facturación de pedidos. Se detecta un aumento de tiempo dentro del área de logística en el despacho, embarque y facturación de pedidos generando horas extras del personal operativo.
• Objetivo: Disminuir las horas extras del personal operativo del proceso de despacho, embarque y facturación. (Total Horas Extras / Total Ventas) < 0,25%. En un plazo de 1 mes.

Situación actual

• Empresa distribuidora que se encuentra entre las 250 mejores empresas del Ecuador, factura en promedio $ 5.727.169 mensuales con una utilidad promedio de $ 137.478 mensuales.
• Expresado en porcentaje: utilidad/ingresos es del 2,40%,
• La misión es vender productos de consumo masivo al por mayor y menor a través de diferentes canales de distribución, canal mayorista y detallista a comerciantes e instituciones.
• Su cadena de valor la conforma: compra de inventario->recepción y almacenamiento de inventario->toma de pedidos a clientes->despacho, embarque y facturación de pedidos->cobro de facturas.
• Toma de pedidos y entrega de pedidos diarios a través de la fuerza de venta del canal mayorista y de la fuerza de venta del canal detallista.
• Trabaja con ruteros de visitas a clientes, se planifica de lunes a viernes las visitas a clientes por parte de las fuerzas de ventas.
• Trabaja  con cuadro de distribución, se planifica de lunes a sábado las rutas críticas para la entrega de pedidos a clientes por parte de transportes de la empresa.
• El horario de toma de pedidos en sitio (negocio del cliente) es de lunes a viernes  de 8:00 am hasta 17:00 pm a través de dispositivos móviles, no se permite ingresar pedidos fuera de horario.
• El horario de despacho es 9:00 am a 17:00, horario de embarque a partir de 17:00pm y el horario de  facturación a partir de las  20:00pm  
• Se cuenta con un ERP sistema Dynamics AX, permite llevar la trazabilidad de tiempos en los procesos que ejecuta.
• Con una base de datos de  50.000 clientes.

Análisis

• Se revisa en el sistema: hora de creación de orden de despachos, hora de creación de embarque y facturación.
• Existe un brote de cantidad de órdenes de despachos a partir de las 15:00pm antes de esta hora son muy bajas o casi nula. Se observa en el área de logística brechas de improductividad del personal en las mañanas, existe cantidades mínimas de despachos.
• Lo hallado conduce a revisar la hora de creación de pedidos en el sistema por parte de los vendedores, se encuentra una concentración de pedidos a partir de las 15:00pm hasta las 17:00pm.
• Los demás tiempos  de despacho, embarque y facturación de pedidos permanecen dentro de su patrón.
• Se toma una muestra del 50% de la nómina de vendedores de los canales mayorista y detallista

• Se acompaña a los vendedores y se observa que los pedidos no lo hacen en sitio, concentran el ingreso al sistema de sus pedidos a la tarde.
• Se entrevista los vendedores y se halla lo siguiente:

1. El 50% de vendedores dice encontrar dificultad en cumplir con la meta del rutero de visitas a clientes, consideran que tomar el pedido manualmente ayuda a continuar al siguiente cliente, cuando han alcanzado en gran porcentaje su rutero de visitas ingresan los pedidos al sistema.
2. El 25% de vendedores mencionan la dificultad de ingresar los pedidos en el dispositivo móvil por falta de capacitación en su uso.
3. El 15%  de vendedores mencionan tener zonas peligrosas, por ello no toman pedidos en sitio y prefieren luego hacerlo.
4. El 10% de vendedores dicen tener problemas con la señal de red.

• Se escoge clientes de los 2 canales con el criterio 80/20, se procede acompañar a los vendedores asignados a las rutas de estos clientes, se toma tiempo de demora del vendedor en cada cliente. Según los resultados el promedio de demora en la toma de pedido del cliente mayorista no es el mismo del cliente detallista.

Además se observa algunos clientes que necesitan una atención más personalizada, el propio vendedor revisa el inventario del cliente y concluye que necesita comprar.

Se revisa con Gerente y Jefe de venta los ruteros de visitas a clientes y se halla que son hechos con criterio de tiempo estándar para ambos canales.

• En conjunto con Jefe de Tecnología, Gerente y Jefe de ventas se revisa el plan de capacitación impartido a las fuerzas de ventas sobre el uso del dispositivo móvil, manejo del sistema de toma de pedido. Se halla un plan de inducción y capacitación para nuevo personal.
• De las zonas peligrosas reportadas se revisa estadísticas de los puestos más cercanos de la policía nacional, no se haya datos relevantes para considerar.
• De los problemas de conectividad reportados se revisa y se nota ligeras caídas de señal.

Acciones correctivas

Se trata la situación actual en busca de mejoras con el Jefe de logística, Gerente y Jefe de ventas, Jefe de Talento humano, Jefe de seguridad industrial, Jefe de Tecnología.

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