EL PROCESO PARA LA COMPRA Y/O ABASTECIMIENTO

CAPITULO 1. LA FUNCION DE COMPRAS, ABSTECIMIENTO Y SERVICIOS

EL PROCESO PARA LA COMPRA Y/O ABASTECIMIENTO

1. ELEMENTOS DE LA COMPRA

Su origen surge cuando se identifica la necesidad de abastecimiento dentro de la Institución:

A) COMPRADOR.- El comprador también llamado Demandante, Departamento de compras, sección de compras, Área de compras, Encargado de compras, es el responsable de satisfacer la necesidad de abastecimiento, según la requisición. Para cumplir con su cometido, realiza investigaciones de los proveedores, analiza cotizaciones, sigue las políticas y los principios establecidos por la administración de la empresa.

B) VENDEDOR.- es la persona que ofrece, o bien, a quien se le piden sus productos o la prestación de sus servicios. También conocido como oferente o proveedor, espera una orden o pedido de compra para estudiarla y así decidir si puede o no satisfacerla de manera conveniente, de acuerdo con las condiciones que propone el comprador.

C) OBJETIVO O SERVICIO.- también conocido como mercancía, producto, articulo, material o consumo, susceptible de comprarse, que provoca se establezca una relación entre el comprador y el vendedor, para satisfacer necesidades y el proveedor es quien ofrece la entrega a cambio de otro bien, comúnmente dinero.

D) ACUERDO.- es un convenio que surge, por las relaciones que se establecen entre el comprador y el vendedor, donde se pactan estipulaciones o condiciones de compra-venta, como son la entrega y recepción, en la cual las dos partes se obligan a cumplirlo.

2. LA REQUISICION

También conocida como Solicitud de Compra, da origen al proceso de compra; puede realizarse para reposición de algún material o servicio especial, etc.

A) CONCEPTO.- se dice que la Requisición es un documento, mediante el cual solicitan los departamentos internos los bienes y servicios que necesitan.

B) FORMAS.- las formas para hacer la requisición pueden ser:

a) Documento se el cual se describa el pedido de algún material o producto, que se utiliza normal y constantemente.

b) Memorando (recordatorio), en el cual se solicite un articulo o servicio que rara vez se ocupe.

C) ELEMENTOS.- sea cual fuese la forma que adopte la requisición , debe contener los siguientes elementos:

a) Principales.- confirmación de compra por una sola persona, descripción analítica de las características que deben tener los artículos y fecha para cual se necesita el abastecimiento.

b) Accesorios.- Numero de folio impreso, volumen o cantidad de artículos, fecha en que se efectúa la requisición, sección y persona que expide, aprobación y persona que lo hace, nombre y domicilio del proveedor, tipo de transporte, y lugar en el cual se recibirá, condiciones de recepción entrega, cotización y otras especificaciones especiales.

D) FINES.- conocimiento de que existe necesidad de abastecimiento, poder indagar a tiempo quién es el mejor proveedor y escogerlo, procurar encontrar el producto o servicio de calidad adecuada, precio, etc., y llevar un control de requisiciones.

E) TIPOS.-

a) Requisición de materiales.- normalmente surge cuando se está en límite mínimo establecido.

b) Requisición de utilización continua.- es cuando se necesita un abastecimiento ininterrumpido, sin tomar en cuenta máximos ni mínimos.

3. LA COTIZACION Y SUS ANALISIS

A) COTIZACION Y FORMATO.- en las industrias que producen un gran volumen de artículos, se practica el análisis en forma amplia. Los encargados de compras realizan informes de los costos para tener bases y así poder negociar con los proveedores, quienes deben hacer las cotizaciones, en forma analítica, conteniendo diversos datos:

a) Numero de artículos solicitados

b) Descripción analítica, y especificaciones de las características de los productos.

c) Lugar de entrega y transporte.

d) Tiempo de entrega.

e) Fecha para recibir la cotización.

f) Anotación de precio, cantidad y plazo de entrega.

g) Datos impresos en el formato estándar.

h) Condiciones de pago y otras.

El formato debe realizarse por duplicado, el original es para el comprador.

B) ANALISIS.- el encargado de análisis de cotización, utilizara medios especializados y organizados, con el objetivo de encontrar la mejor fuente de recursos para la empresa, para lograrlo debe reconocer y considerar planes, estudiar todas las fuentes de recursos, así como seleccionar la mejor. El análisis comienza cuando se determina la compra, su valor, sus justificación, qué otros productos se pueden utilizar sustituyendo unos por otros, y los métodos convenientes para comprarlos. Después de realizar el análisis, se procede a hacer la compra, por medio de una cotización.

Para evitar errores, se elabora una relación de los aspectos para analizar las cotizaciones, que deben contener:

a) Factores de costo como precio de artículos, costos de transporte, instalaciones, contribuciones, condiciones de liquidación.

b) Fecha en la que se requiere entrega de artículo.

c) Factores característicos del producto.

d) Consideraciones legales como garantía, etc.

C) FACTORES A CONSIDERAR EN EL ANALISIS.- numero de proveedores diferentes competitivos y confiables, tamaño de las instalaciones de los proveedores, ubicación de los proveedores que este más cerca para abatir costo del transporte, comunicación entre proveedor y comprador.

D) TECNICAS DE ANALISIS.- la más común es la de observar la Cotización como un todo y después, separar cada una de las partes integrantes, relacionándolas cada una con las demás. Otra técnica es la denominada “Tormenta de ideas o tormenta de cerebros” donde varios funcionarios pueden opinar sobre las cotizaciones.

4. EL PEDIDO U ORIGEN DE COMPRA

A) CONCEPTUALIZACION.- documento que sirve como herramienta para adquirir productos o servicios, destinados a satisfacer necesidades de la compañía, en el cual se expresan en forma global, todos los aspectos para llegar a tomar la decision de requisición.

Otro concepto es el siguiente: es un mandato al Proveedor, en el cual se le pide que envíe los artículos adquiridos y que emita el documento en el cual se ampare a la compra. Es un documento legal porque al estar de acuerdo las dos partes, surge un contrato en el Derecho Mercantil Mexicano.

La Orden de Compra o Pedido, debe ser prefoliada, en forma consecutiva, para que no haya discusiones, exista seguimiento (Follow-up) así como para el control y el pago.

B) FINES DE LA ORDEN DE COMPRA.-

a) Comprobante de que el

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