El manejo del cambio

  El Manejo del Cambio.

De acuerdo a la real academia española, la palabra cambio proviene de latín tardío “cambium” que significa una acción o efecto en el cual se altera el estado estable de algo.

Factores que exigen un cambio dentro de una organización.

• Altos niveles de competencia.
• Globalización.
• Tecnologías nuevas.
• Nuevos competidores.
• Dificultad para retener el talento humano.
• Entorno económico.

Tipos de Cambio.

Cambio radical: se da cuando las organizaciones llevan a cabo ajustes importantes en la forma en que realizan los negocios. Adoptar una nueva estructura organizacional, fusionarse con otra empresa o dejar de ser una compañía de operaciones privada para convertirse en una de operaciones públicas, son ejemplos de cambios radicales.

Cambio gradual: es un proceso de evolución temporal en curso, durante el cual ocurren muchas modificaciones menores. Luego que ha transcurrido el tiempo suficiente, el efecto acumulado de estas modificaciones puede transformar la organización por completo.

Cambio reactivo: se da cuando una organización se ve obligada a transformarse en respuesta a algún suceso del entorno externo o interno. Las razones comunes del cambio reactivo son los nuevos movimientos estratégicos de los competidores y los nuevos descubrimientos científicos y tecnológicos.

Instrumento del cambio:

Método basado en la tecnología: cuando una organización elige un método basado en la tecnología para generar el cambio, concentra la atención en los flujos de trabajo, los métodos de producción, los materiales y los sistemas de información.

Método de rediseño organizacional: destaca los cambios estructurales internos: rediseñar departamentos, reasignar la toma de decisiones y funcionar o reorganizar a los departamentos que venden los producto en la empresa.

Método basado en la tarea: se concentra en modificar las responsabilidades y tareas laborales del empleado. Siempre que cambia un puesto ya sea por nueva tecnología o por un esfuerzo del rediseño se transforma las tareas.

Método orientado a la persona: incluye una amplia gama de actividades ideadas para mejorar las competencias, actitudes y niveles de desempeños individuales. La tecnología, el diseño y los métodos orientados a las tareas se emplean para mejorar el desempeño organizacional, modificando la forma en que se realiza el trabajo. En contraste, los modelos orientados a las personas se utilizan para crear un cambio organizacional, concentrándose en modificar las percepciones, actitudes, competencias y expectativas de los empleados.

Gestión del cambio.

Conjunto de procesos que se emplean para asegurar que los cambios significativos se lleven a cabo en forma ordenada, controlada y sistemática a efecto de los cambios organizacionales. (Lopez Canto & Suárez Nuñez, 2010)

Para llevar a cabo este cambio debemos dar respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es el nivel de cambio planeado?

• A nivel proceso
• A nivel proyecto
• A nivel servicio.

1. ¿Quién formula la necesidad del cambio?
2. ¿Quién autoriza el cambio planeado?
3. ¿El cambio planeado está en sintonía con la planificación estratégica?
4. ¿Cuál es el impacto en la organización?
5. ¿Disponemos del presupuesto necesario para la implementación de dicho cambio?
6. ¿Tenemos estructurado y planificado el cambio planeado en los diferentes niveles jerárquicos en la organización?
7. ¿Cuál es el impacto de dicho cambio en el entorno de la organización?
8. ¿Cuál es el tiempo previsto para el diseño e implementación del cambio planteado?
9. ¿Cuál es el rol de nivel directivo, gerencial y supervisora?
10. ¿Se requiere ayuda externa?

Estas junto con muchas más interrogantes, conforman el bloqueo de variable que se debe poner sobre la mesa a la hora de hablar de un cambio en la organización, de lo contrario estaríamos jugando y experimentando con algo muy valioso: el bien estar, físico, económico, organizacional y psicológico de nuestra empresa.

Modelos para estudiar el proceso del cambio.

Modelo de Kurt Lewin.

Modelo también conocido como el modelo de las 3 etapas: Para explicarlo, realiza un paralelismo entre el proceso de cambio y el de descongelar un bloque de hielo con una forma determinada para congelarlo de nuevo con otra distinta.

Para alterar de forma un bloque de hielo, primero tendremos que derretirlo y convertirlo en agua (Descongelado), transvasar esa agua a otro recipiente (Cambio) y congelar el agua de nuevo con la nueva forma (Recongelado).

Este modelo nos guía a través del proceso de cambio para que éste se produzca de forma ordenada, preparar al equipo y, finalmente, poder implementar el cambio de forma sólida y definitiva. (Warner, 2002)

Descongelamiento: 

En esta fase:

1. Determinar que debe cambiar.

• Estudiando el estado actual de la organización.
• Entendiendo las razones objetivas que nos llevan al cambio.
• Estableciendo qué, y qué no, cambiar.

1. Asegurar el apoyo de las personas influyentes y la dirección.

• Definiendo los problemas a resolver desde una perspectiva global.

• Creando un marco de confianza con la dirección de la organización.
• Identificando a los líderes ‘informales’ y a los grupos de personas sobre las que influyen.
• Estableciendo qué hay de bueno para cada persona en el cambio a realizar.
• Informando, con total transparencia, de en qué va a consistir el cambio.

1. Crear la necesidad de cambio.

• Difundiendo las razones objetivas del cambio; enfatizando en el porqué de los cambios

• Usando la visión cómo palanca de motivación
• Comunicando la visión de forma inspiradora y en términos de los cambios necesarios.

1. Gestión de comunicación.

• Respondiendo a todas las dudas y preocupaciones de las personas implicadas
• Mostrando una actitud abierta hacia las mismas
• Pidiendo y dando capacitación durante toda la fase de ‘Descongelado’ (Activa Conocimiento, s.f.)

Cambio:

En esta fase:

1. Comunicación constante.

• A lo largo de toda la planificación y posterior implementación

• Preparando a todas las partes implicadas para el proceso de cambio
• Explicando en detalle cómo los cambios afectarán a cada una de ellas, mostrando los pros y los contras.

1. Eliminar rumores.

• Respondiendo a las preguntas de forma honesta y abierta

• Solucionando los problemas que surjan de inmediato
• Describiendo siempre el cambio en relación a las necesidades de la organización.

1. Poder de decisión.

• Estableciendo múltiples formas de participación para las partes implicadas

• Asegurando que los líderes proporcionan dirección en el día a día.

1. Involucrar al personal en el proceso.

•  Generando objetivos a corto y medio plazo que refuercen el proceso

• Negociando, si fuera necesario, con las partes implicadas de fuera de la organización: clientes, proveedores, etc.

Recongelado:

En esta fase:

1. Fijaremos el cambio cultural.

• Identificando y empoderando a quien apoya el cambio
• Identificando los obstáculos y solucionándolos de inmediato.

1. Desarrollo de estrategias para mantener el cambio.

• Asegurando el apoyo de las personas influyentes de la organización

• Adaptando la estructura de la organización, si fuera necesario
• Estableciendo sistemas de capacitación y reconocimiento.

1. Proporcionar formación y soporte.

• Manteniendo a todas las partes implicadas informadas

• Facilitando asistencia personalizada en caso de necesitarlo.

1. Celebraremos cada éxito.

Modelo de Larry Greiner.

Este modelo se basa en 5 factores; edad de la empresa, tamaño de la organización, fase de evolución, fase de revolución y tasa de crecimiento de la organización.

Greiner establece que toda organización crece y este mismo crecimiento la obliga a cambiar tanto su liderazgo como su estructura. Cada fase se divide en 2 etapas a las que Greiner llamo evolución y revolución, así cada etapa se verá afectada por una crisis que le permitirá el crecimiento inmediato anterior. Cada etapa de crecimiento está caracterizada por un estilo de gerencia y cada etapa de revolución, caracterizada por un problema. (Greiner, 1998)[pic 1]

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