Gestión de alcance CASO: A&D High Tech

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Universidad ESAN

MAESTRÍA EN PROJECT MANAGEMENT 2017-I

ASIGNATURA                :        Gestión del Alcance 

PROFESOR                :        Luis Enrique Campos Fernández 

CASO                        :        A&D High Tech (B):

                                        Managing Scope Change

Grupo 7                :

• Callirgos Vargas, Alessandro Alfredo
• Colan Bances, Ludwig
• Valencia Tomas, Katherine Victoria
• Mayhua Elguera, Luz
• Manco Francia, Raúl

Lima, 30 de Agosto del 2017

CASO: A&D High Tech (B):

Managing Scope Change

1. LOS HECHOS:

• Promoción de Chris Johnson del Project Manager como Vice Presidente de E-Businnes
• Vuelta de Eric Robetson a la compañia para que ocupe el puesto del Sr Johnson
• Salida del Sr Robetson, por el CIO Matt Webb
• Cambio del alcance de proyecto, inclusión de paquetes promocionales
• Personal desarrollador de software ocupado con tareas planificadas al 100% de su capacidad.

1. ANÁLISIS DE LOS HECHOS:

• La promoción de Jhonson sin dejar a una persona del mismo entorno o grupo de trabajo, puede ocasionar problemas al tener que lidiar con situaciones desconocidas, ya que una persona externa puede carecer del know-how necesario para resolver dichas situaciones.
• Se tomaron decisiones drásticas (Salida de Robertson), debido a la manera deficiente como estaba dirigiendo el proyecto.
• Reestructuración en la Gestión de Recursos y Gestión de Tiempo para poder llegar a los tiempos establecidos según los cambios en el project charter.
• Los recursos que se contaban eran insuficientes, los cuales estaban destinados a otras actividades, por lo que se dificulta el hecho de tener que desarrollar el nuevo alcance dentro de los plazos solicitados.

1. DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA CENTRAL

• Objetivos no detallados adecuadamente desde el inicio del trabajo (Project Charter) suscitando la inclusión de un nuevo alcance con todas las implicaciones que esto conlleva en términos de costo, recursos,  tiempo y calidad.

1. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

• Subcontratar a personal de Microsoft para poder mitigar tiempos a un costo elevado.
• Reunir un equipo de expertos dentro de la organización y ampliar el horario de trabajo a 12 horas diarias.
• Reducir el alcance: en una primera etapa (hasta las fechas clave como día de acción de gracias y navidad) incluir dentro de los paquetes promocionales, una cierta cantidad de productos que sean de alta rotación para la organización, dejando el resto de la oferta de productos para su posterior incorporación a los paquetes promocionales en etapas subsecuentes.
• La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) es recomendable que esté actualizado ya que dicha herramienta brinda una visibilidad clarificada de los procesos del desarrollo del proyecto.

1. PROS Y CONTRAS (de estas alternativas de solución)

• Alternativa 01:

• Pro: Terminación del proyecto a tiempo y sin retrasos.
• Contra: Cada proyecto tiene planificado un presupuesto estimado, contratando un personal externo podemos sobrepasar dicho presupuesto.

• Alternativa 02:

• Pro: Usar personal interno de la organización permitirá reducir la curva de aprendizaje, en la cual se ve envuelta el personal que recién inicia en una organización.
• Contra: La capacitación continua es importante ya que se llega a tener un panorama amplio de los procesos de negocio y situación actual de la empresa.

• Alternativa 03:        

• Pro: Reducción de la carga de trabajo y viabilidad de alcanzar los nuevos objetivos, llegando a cumplir con lo acordado con el cliente.
• Contra: Posibilidad de dar una imagen de poca capacidad de brindar soluciones frente a escenarios de alta exigencia y presión en tiempos y calidad.

• Alternativa 04:        

• Pro: Permite un  desarrollo eficiente de las actividades a realizar en el proyecto y facilita la forma de designación de las responsabilidades.
• Contra: No llegar a concluir con los entregables a tiempo, o desarrollarlos de una manera no esperada por el cliente.

1. SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA

• Reducir el alcance: en una primera etapa (hasta las fechas clave como día de acción de gracias y navidad) incluir dentro de los paquetes promocionales, una cierta cantidad de productos que sean de alta rotación para la organización, dejando el resto de la oferta de productos para su posterior incorporación a los paquetes promocionales en etapas subsecuentes.
• Para ello se debe negociar con el cliente y comprometer el sponsor (interesados) para lograr la conveniencia de la misma bajo criterios de razonabilidad y equidad.

1. ESQUEMA DE IMPLEMENTACIÓN (de la alternativa)

• INICIO:

• Actualizar la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) con los nuevos cambios establecidos.
• Reasignar los recursos en función a los cambios solicitados.
• Documentar y comunicar los cambios efectuados al equipo del proyecto.
• Hacer un diagrama de Gantt para verificar cumplimiento de tiempos.
• Establecer la ruta crítica adicionando holguras respectivas.
• Hacer el seguimiento periódico de los avances obtenidos.

• FIN.

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Esquema del grupo

1. CONCLUSIONES

• Comunicación no oportuna entre las áreas involucradas en el desarrollo del sistema (el área de marketing del cliente no comunicó los cambios oportunamente al área de desarrollo)
• La base del éxito de un proyecto es principalmente tener el alcance definido y lo más detallado posible desde el principio del mismo.
• Ausencia de un procedimiento de gestión de cambios que definiera los pasos necesarios para realizar modificaciones sobre el alcance original del proyecto.
• A pesar que se realizó una Gestión de Alcance inadecuada se pudo mitigar los tiempos en un 80 % y así poder llegar al objetivo planteado.

1. RECOMENDACIONES

• El alcance debió ser detallado y definido completamente desde un inicio para que  A&D High Tech pudiera cumplir con los entregables dentro del plazo convenido.
• Tomarse el tiempo necesario para evaluar el alcance nos ayudara a evitar cambios de última hora que hagan cambios en la línea base del proyecto.
• Implementar una oportuna Gestión de Cambios en base a una correcta documentación y comunicación con el personal de la organización.
• Realizar una buena Gestión de Contingencia conlleva a mitigar los obstáculos que se puedan presentar dentro del proyecto.

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