Planeación

PLANEACIÓN

El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

DETERMINACIÓN DEL FACTOR DE ESTUDIO

Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir con su cometido.

Fuentes de estudio

Fuentes internas

ÓRGANOS DE GOBIERNO

Representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, y como tal conoce con exactitud sus condiciones generales de operación, lo cual le permite dictar las directrices que estime procedentes para hacerla más competitiva.

NIVEL DIRECTIVO

Nivel encargado de definir las normas generales de acción y el marco estratégico, por lo que dispone de la información idónea para percibir cualquier modificación en el comportamiento de la organización y su entorno.

NIVEL MEDIO

Nivel responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto táctico; esta jerarquía le atribuye la función de supervisión, que le permite detectar cambios en las condiciones del trabajo, y de acuerdo con ello, proponer las acciones necesarias para su estudio.

ÁREA AFECTADA

Unidad de trabajo en la que se puede advertir que algo no funciona correctamente, lo que se detecta por síntomas como retraso o desarticulación para desahogar el trabajo, dispersión de esfuerzos, ele¬vación de costos, incremento desorbitado del número de personal, etc., factores que determinan la necesidad de realizar ajustes organizacionales.

OTRAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Áreas que por su naturaleza o posición jerárquica están vinculadas o en contacto con la unidad donde se origina algún factor o problemática que repercute en el funcionamiento de la organización; de ellas pueden surgir sugerencias o iniciativas valiosas.

UNIDADES DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO

Órganos de asistencia técnica incorporados en forma específica a la organización para proponer e implementar medidas de racionalización administrativa; por sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas pueden aportar elementos de peso para activar y mejorar las labores internas.

COMISIONES, COMITÉS, EQUIPOS Y GRUPOS DE TRABAJO

Equipos y grupos de trabajo normalmente interdisciplinarios que las organizaciones estableen con objeto de elevar los niveles de desempeño y calidad del trabajo, elaborar proyectos, etc.

RECURSOS DE INFORMACIÓN

Herramientas informáticas que permiten el acceso y revisión tanto de aspectos administrativos, como de elementos que fluyen por los canales de comunicación y sistemas de información que sirven como soporte al estudio.

Fuentes externas

NORMATIVAS

Son aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general que la organización debe cumplir de manera obligatoria. Entre las más representativas se destacan:

• Organismos internacionales que formulan pautas para estandarizar acciones y sancionan normas regulatorias y de calidad.

• Instituciones oficiales que dictan lineamientos jurídicos y políticas de funcionamiento para enmarcar sus acciones.

• Instituciones que actúan como grupos de filiación, corporativos, sectoriales que interrelacionarlas acciones de sus integrantes.

COMPETIDORES

Organizaciones que interactúan en el medio con la organización materia del estudio; por su estructu¬ra u objeto tienen funciones y propósitos similares, por lo que sus experiencias constituyen un factor decisivo para lograr resultados.

PROVEEDORES

Generadores de bienes o servicios que suministran insumos necesarios a la organización, por lo quela conocen operativamente; esta función los coloca en posición de proporcionarle puntos de vista positivos.

CLIENTES O USUARIOS

Instancia que aporta elementos de juicio representativos sobre el comportamiento de una organiza¬ción, pues son quienes reciben los productos o servicios (o ambos) que ésta genera.

ORGANIZACIONES LÍDERES EN EL CAMPO DE TRABAJO

Instituciones cuya dinámica las ha convertido en líderes en su área de influencia, por lo cual tienen la imagen y el reconocimiento necesarios para servir como modelo a otras organizaciones.

ORGANIZACIONES DE OTROS CAMPOS DE TRABAJO

Instituciones que se desenvuelven en un contexto o sector de actividad distinto, cuyas prácticas administrativas constituyen un marco de referencia enriquecedor.

DEFINICIÓN DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO

Una vez que se han detectado los factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas e interacción con el medio.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Una vez definidos la orientación y los factores de calidad que se esperan del estudio, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de una investigación preliminar o “reconocimiento” para determinar la situación administrativa de la organización.

Este punto de partida puede provocar una reformulación del factor de estudios en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea por realizar, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir durante la investigación, así como brindar otra perspectiva o incluir nuevos aspectos por considerar.

El acercamiento inicial requiere de mucha claridad y precisión, pues los datos tienen que seleccionarse con la mayor exactitud posible para que quien los vaya utilizar o consultar no se confunda en la interpretación de su contenido.

La responsabilidad de reunir la información preliminar puede recaer en un equipo de trabajo piloto integrado para este efecto, el cual, posteriormente, servirá de base para conformar el equipo de trabajo que conducirá el estudio.

El propósito de la investigación preliminar es buscar información suficiente para determinar si se debe continuar con el Ciclo de Vida del Desarrollo del Sistema. La investigación no es una actividad de recolección de datos; no se espera que se definan todos los problemas ni que se propongan todas las posibles soluciones.

LINEAMIENTOS PARA ORIENTAR LA INVESTIGACIÓN

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e identificar los factores que requieren de atención.

Jerarquizar las prioridades en función del fin se persigue.

Describir de manera detallada la ubicación, naturaleza y extensión del factor

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