Planificacion

INFORMACION A RECOPILAR AL INICIO DE UNA AUDITORÍA

Mediante la auditoria de los sistemas de operación administrativos, se obtendrá información suficiente para realizar un análisis completo. Al auditor le importa contar con datos específicos que puedan registrarse en forma que descubran las relaciones de mayor importancia y facilitar su examen. Lo primero y más importante que debe hacer un auditor al iniciar una tarea que le ha sido encomendada, es planear la forma de recopilar y mantener un registro de información básica. Habiendo completado el análisis preliminar y armado de un programa de auditoría, procederá a establecer las formas, gráficas y otras técnicas necesarias, a efecto de registrar los datos que le servirán para elaborar un análisis y una interpretación. Son muchas las fuentes de información a que puede acudir el auditor y al respecto debe recordar que la tarea de reunir informes tiene por objeto establecer la validez y confiabilidad de los hechos, para determinar si el desempeño se ha verificado de acuerdo con las políticas y reglamentos de la empresa y dar con los medios y forma de mejorar los procedimientos. Organización y registro de datos: Toda aquella información que sea semejante y que corresponda a una determinada actividad, deberá ser agrupada, a fin de seguir detalladamente los distintos aspectos de dicha actividad. Cada tópico quedará debidamente identificado y el material dispuesto en el orden conveniente, a efecto de que sea fácil localizarlo y seguir el movimiento de acción.

Es importante formalizar el inicio de la auditoría y que el día de inicio de la auditoría, el personal del área que será auditada tenga conocimiento de la auditoría que será realizada y pedir su apoyo y colaboración. La auditoría no debe verse como la búsqueda de culpables sino como una herramienta que permitirá identificar deficiencias o debilidades en el ambiente de control del negocio.

Recopilar información. De acuerdo con el objetivo y alcance de la auditoría, el auditor usará técnicas de investigación (entrevistas, observación, pruebas, recopilación de documentos, emisión de listados, en algunos casos con el uso de herramientas de software) para obtener información necesaria y suficiente para evaluar el objetivo de control establecido.

Análisis de la información. El auditor analiza la información recopilada, comparando con el objetivo de control establecido y poder emitir juicios de valor, que pueden confirmar la eficiencia del control establecido o bien en debilidades de control a considerar para determinar acciones de mejora del ambiente de control. En esta fase, el auditor puede estar reportando al auditado los principales hallazgos para confirmarlos o bien identificar medidas de control adicionales que se estén aplicando para cubrir el objetivo de control.

Elaborar y entregar el Informe de Auditoría. El auditor elabora y entrega al auditado, el Informe de Auditoría con hallazgos y recomendaciones de mejora sugeridas para reforzar el ambiente de control.

Definir el plan de acción. Con el informe, el auditado define el plan de trabajo para aplicar las recomendaciones sugeridas por el auditor. El auditor puede asistir al auditado en la definición del plan

SUGERENCIAS PARA RECOPILAR INFORMACION

A continuación se dan algunas sugerencias respecto a la forma de reunir información:

1. Indíquese la fuente, naturaleza o fundamento de los datos

2. Sujétese a una información esencial, no a cosas generales.

3. Evítese admitir datos correspondientes a otro estudio anterior.

4. En el caso de que el costo sea un elemento de importancia (puede decirse que siempre lo es), consíganse detalles completos

5. Obsérvense las irregularidades, incertidumbres, conflictos, y posibles desacuerdos con los planes

6. Estese alerta a deficiencias en la organización

7. Respáldese toda la información mediante la observación inmediata

8. Póngase atención en informes, formas y estados inexactos, incompletos

9. Determine si se cumplen las políticas y procedimientos

10. Búsquese métodos para mejoramientos

11. Anótense áreas y funciones para una mayor eficacia en el trabajo

12. Estese alerta a métodos de protección impropios

13. Determínese si se están desempeñando bien las responsabilidades y obligaciones

14. No se pase por alto la utilización de la mano de obra y el equipo

15. Considérese fluctuaciones de producción y cargas de trabajo

CONCEPTOS

CONTROL INTERNO:

El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de tipo táctico y es el proceso conformado por las diversas disposiciones y métodos creados por la alta dirección, desarrollado por el recurso humano de la organización con el fin de dar seguridad y confiabilidad a la información que se generada en las transacciones económicas, promover la eficiencia y la eficacia de las operaciones del ente económico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y externa de la Entidad.

Entre los objetivos del control interno tenemos:

• Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.

• Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

• Promover la eficiencia de la explotación.

• Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

• Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:

• Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.

• Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.

• Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.

• Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.

CONTROL INTERNO CONTABLE

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:

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