CASO: NEGOCIACIONES CON LA BOLSA

CASO: NEGOCIACIONES CON LA BOLSA

Descripción de Caso

IDIPRON realiza negociaciones con la Bolsa Mercantil de Colombia para la compra de bienes, productos, servicios y productos de origen agropecuario, por medio del Mercado de Compras Públicas (MCP) mercado ofrecido por la BMC - Bolsa Mercantil de Colombia, mediante el cual, en desarrollo de una de las modalidades de selección abreviada establecida en la Ley 1150 de 2007, las Entidades del Estado, pueden concurrir a éste escenario de negociación, con el fin de satisfacer de una manera ágil, transparente y segura sus necesidades de bienes, productos y servicios estandarizables, así como también de productos de origen y destinación agropecuaria.

Adicionalmente en el decreto 2474 de 2008, el cual reglamenta la ley 80 de 1993 y 1150 de 2007, se establece que las Entidades Estatales pueden adquirir Bienes Uniformes a través de Bolsas de Productos.^[1]

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Este proceso permite mayor participación de proveedores a través del Mercado de Compras Públicas (MCP), y la compra tiene un estimado de 20 días hábiles desde la publicación del boletín de selección hasta la rueda de negociación. De igual manera, estos procedimientos están orientados a garantizar la calidad del producto, y el cumplimiento de las normas técnicas en las negociaciones. Además, es una forma en la que se apoya a todos los sectores a través de los convenios.

Contexto Histórico

Misión

Desde un proyecto pedagógico de inclusión social el IDIPRON promueve  la garantía del goce efectivo de los derechos de Niños, Niñas, Adolescentes y Jóvenes con dignidad humana, respeto por la pluralidad, la diversidad y la libertad,  en un marco de progresividad priorizando las acciones de política pública en aquellos en alto grado de vulnerabilidad social.^[2]

Visión

Para el 2016, haber realizado el tránsito de la acción centrada en el objeto destinatario, beneficiario, asistido, usuario o cliente; a un quehacer, que desde el respeto y la libertad promueva la autonomía personal y el papel activo de los niñas, niños, adolescentes y/o jóvenes; desarrollando la acción de política pública desde el goce efectivo de los derechos.^[3]

IDIPRON es una entidad cuya población objetivo son niños, niñas y jóvenes desde los 8 años hasta los 28 años  y sus familias. La atención a esta población se realiza en las 16 Unidades de Protección integral en las cuales se brinda nivelación académica, preparación técnica y alimentación (desayuno, meriendas y almuerzo), además, se atienden comedores comunitarios. Para satisfacer las necesidades la entidad pública debe desarrollar un plan de adquisiciones distribuido en fechas específicas, en el cual se mencionan las compras que se deben realizar para el año, es como un plan de compras. Esta herramienta facilita que la entidad pueda identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, además le permite diseñar estrategias de contratación.

Dentro de los objetivos de la entidad está el desarrollar competencias en los jóvenes y adultos vinculados al IDIPRON,  mediante la formación para el trabajo y el desarrollo humano; orientado a la generación de ingresos, coherentes con las nuevas dinámicas que desde la Bogotá Humana la ciudad construya y los retos de las nuevas ciudadanías

Priorizar la gestión territorial, para los niños, niñas, jóvenes y sus familias, dado que éste es su marco -no único- pero si más inmediato de vida, su espacio contextual y escenario de construcción social, política, ambiental, cultural y económica. La niñez y juventud, más allá de categorías etarias, como sujetos sociales y de derechos tienen identidades, valores y simbologías indisociables del territorio que habitan y les habita. Coherente con lo anterior, la gestión del IDIPRON tiene un referente concreto no sólo poblacional, sino también  territorial.^[4]

Para cumplir es necesario realizar el proceso de contratación para comprar los bienes, enseres, alimentos perecederos y no perecederos, entre otros, y así cumplir con los objetivos establecidos en el IDIPRON. Para la adquisición de dichos elementos se realizan a través del Decreto 1082 de 2015 y se puede desarrollar por medio de diversos procesos, dependiendo de los montos y el objeto del mismo, como lo son: las licitaciones públicas, Subasta Abreviada de Mínima Cuantía, subasta inversa, menor cuantía, contratación por intermedio de la bolsa mercantil, entre otros.

Identificación del Problema

En el momento que se lleva a cabo el proceso de contratación por intermedio de la Bolsa Mercantil de Colombia; el Instituto distribuye sus recursos por medio de diferentes rubros presupuestales los cuales a su vez están cargados a centros de costos y auxiliares. El procedimiento que se lleva a cabo es el siguiente:

1. Realizar la revisión de la Ficha Técnica de Negociación en conjunto con la firma comisionista seleccionada como representante de las compras del instituto en el escenario, a fin de realizar ajustes propuestos por el contratista.
2. Se solicita a la firma comisionista publicar las versiones preliminares de la Ficha Técnica de Negociación  y Ficha Técnica del Producto a través de la Asociación de Corredores de Bolsas de Productos, a fin de iniciar con la publicidad de las condiciones de la negociación y con la recepción de las observaciones del mercado y así ajustar las fichas de la negociación. Para ello se debe establecer un plazo en el cual se recibirán los comentarios del mercado.
3. Se analizan las observaciones del mercado. En caso de ser necesario se realizan los ajustes y se generan las respuestas a todas las observaciones realizadas, tanto las que se aceptan como las que no, a las cuales se les suministra la justificación pertinente
4. Se solicita al comisionista que la fecha de la compra de los productos requeridos por el instituto, se realice en la tercera semana del mes o por lo menos 3 días antes de la fecha límite para la reprogramación de PAC del instituto
5. En el momento en el cual se considere se tiene una versión final, se solicita a la firma comisionista que se publique a través de boletín la compra y las condiciones ajustadas. La Bolsa realizará una última revisión a las fichas ajustadas, realizando sugerencias finales a las mismas, previas a la publicación de las condiciones y la fecha de negociación
6. El comisionista realiza el cierre de la negociación y envía el comunicado indicando la información del cierre.
7. Una vez cerrada la operación, se recibe por parte del comitente vendedor el listado de los precios unitarios con la discriminación de los IVA correspondientes. Es necesario además recibir por parte del BMC la papeleta de negociación expedida a raíz de la operación cerrada en el mercado abierto del escenario, este documento es el único soporte legal de la operación realizada, y en este se indican, la fecha de negociación, plazo de la operación, objeto de la negociación, valor de la operación, IVA si lo tiene, discriminación de los costos de Bolsa y comisión, estos últimos calculado contra el valor de cierre en el mercado abierto.
8. Realizar la re-liquidación del valor de la negociación a fin de ajustar el valor para el contrato de bienes y/o servicios, informando a jurídica el nuevo valor, mediante correo electrónico, para realizar procedimiento de contratación. Se realiza la re-liquidación del valor de la negociación y la distribución del presupuesto para la expedición del CRP.
9. Solicitar la expedición del CRP correspondiente a fin de programar el pago de las garantías correspondientes en conjunto con los costos de Bolsa y comisión liquidados en la papeleta de negociación, a fin de dar trámite al pago de la factura emitida por parte de la firma comisionista que representa la compra de la entidad, previo a los 15 días hábiles establecidos en los reglamentos y procedimientos de operación de la BMC.
10. Se reciben de la bolsa los documentos habilitantes del comitente vendedor seleccionado y se realiza una revisión de los mismos por parte del supervisor. Los documentos habilitantes dependerán de lo estipulado en la FTN y según el objeto contractual
11. Se reciben las pólizas de garantías adicionales del comitente vendedor solicitadas en la ficha técnica de negociación, para su revisión y aprobación
12. Remitir a contabilidad copia de los documentos habilitantes del comitente vendedor: RUT, RUP, RIT y Cámara de Comercio.
13. Analizar a fin de calcular las retenciones propias a las facturas a emitir por parte del comitente vendedor. El cálculo de las retenciones de la operación, no serán giradas al ente compensador y liquidador de la Bolsa, ya que la entidad los mantendrá a fin de cancelar oportunamente las obligaciones impositivas que se causen al momento de tramitar las respectivas facturas durante la ejecución de la operación.

La Bolsa tiene un manejo totalmente diferente ya que se giran a la bolsa las garantías y los costos, al comisionista se le gira las comisiones, en el momento que llegan los documentos al área de contabilidad estos se causan con los comprobantes de contabilidad y se crean auxiliares rueda y operación.

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