ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA EMPRESA DEL MONTE, C.A. TURMERO, ESTADO ARAGUA

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

EXTENSIÓN MARACAY

ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA EMPRESA DEL MONTE, C.A. TURMERO, ESTADO ARAGUA.

(Trabajo Especial de Grado para Optar al Título de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Administración de Empresas)

                              Autor (a): Adriana Porte

                              C.I.:          24.473.447

                              Tutor (a):

Maracay, bre de 2017

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En la actualidad globalización y competitividad son dos factores importantes que brindan herramientas a las compañías industriales y de servicios para subsistir en el mercado dinámico. Para poder ser competitivos es necesario desarrollar, implementar y asegurar estándares de calidad que estén direccionados a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes. Siendo así, son numerosas las compañías nacionales y multinacionales que establecen objetivos de diversa índole a nivel de empresa, el cumplimiento de estos objetivos permite un crecimiento en las utilidades que representan la venta y la comercialización de un bien o un servicio, además de la sostenibilidad del negocio al largo plazo. En este sentido, toda compañía en la cual existan actividades industriales, necesita de materiales y suministros para su funcionamiento, siendo el departamento de compras, la unidad comercial centralizada que tiene la misión de adquirir todos los productos y servicios para la empresa en el momento debido, con la cantidad solicitada, la calidad requerida y al precio adecuado, lo cual se representa mediante una gestión en el proceso de compras.

Enfatizando en su importancia, dicho departamento en una organización tiene la responsabilidad de realizar las adquisiciones de los insumos (materias primas, material de empaque, artículos de oficina, equipos, herramientas) para alcanzar el producto empresarial. Sin embargo, en este departamento se desempeñan otras actividades como determinar información de precios, realizar un control y seguimiento a las entregas, realizar una planeación de las compras con base a los comportamientos pronosticados de los productos, el stock de inventario, los pedidos generados por los clientes y proyecciones del área de ventas.

En consecuencia, de acuerdo a Roman (2011), "la administración efectiva de los materiales y las compras pueden contribuir significativamente al éxito de organizaciones más modernas"(p.91). Según lo anteriormente descrito, para lograr que una compañía sea realmente competitiva y que pueda sostenerse en el mercado, es de gran importancia la adecuada administración y la correcta ejecución de los procesos del departamento de compras ya que es un área fundamental donde se busca el equilibrio entre el costo y beneficio de la organización, logrando así maximizar las ganancias obtenidas y conservar, en opinión de Good Will en Viñal (2014), “la capacidad de servicio-empresa de seguir generando beneficios en el futuro. Lo cual es función de aspectos tales como el fondo de comercio o su imagen de marca” (p. 156).

En el marco mundial, las grandes empresas a escala internacional dedican su mayor esfuerzo a la práctica de una correcta gestión de compras que asegure los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total, ello con la convicción que la compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento estratégico de la organización. En este sentido, según Ballou en Barquín (2010), en las empresas de los países desarrollados “juega un importante papel dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales” (p.1). Esto significa que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios que iguales mejoras en otras áreas de la organización.

Las empresas de América Latina, como países en desarrollo, operan en mercados cada vez más globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros. Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño eficiente y eficaz de cualquier entidad. Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especialización son demasiado importantes, así la función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que la misma proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.

En Venezuela, la situación es similar, entrando en un período de retroactividad económica, requiere que las empresas sean consistentes con las posibilidades de permanencia en el mercado. Al respecto, el presidente de la Confederación Venezolana de Industriales (Conindustria), Juan Pablo Olalquiaga citado en un artículo de la Cámara de Industriales del Estado Aragua (CIEA, 2017),  asegura que “el sector manufacturero del país está dispuesto a seguir adelante -pese a las adversidades- para mantener la producción” (p. 1). Entre las compañías que se contextualizan en esta situación se encuentra Empresas De Monte C.A. Ubicada en la Zona Industrial de Turmero; su portafolio de productos incluye vegetales enlatados, salsas y derivados de tomate, vegetales congelados, jugos y néctares.

En esta línea expositiva, la investigadora ha observado dicha empresa está presentando problemas en el Departamento de Compras, ya que se evidencia la baja trazabilidad de las actividades,  normalización en los procesos, un inadecuado registro y flujo de la información y una incorrecta planeación a largo, mediano y corto plazo de las compras (tiempos de entrega, actividades e insumos críticos). Por otra parte, la falta de mejoramiento continuo en la capacitación, desarrollo y educación del personal de dicho departamento. Lo anterior está generando en la compañía reprocesos en las actividades, atrasos en las órdenes de producción, escases de producto terminado, represaje de órdenes de compra y de trabajo en el área de provisiones la cuales ocasionan retraso en las entregas del producto final al cliente. Los hechos anteriores generan debilidades en la gestión de su departamento de compras, viéndose afectada la productividad, competitividad y la utilidad de la compañía.

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