Los manuales de procedimientos

DEFINICIÓN:

Los manuales de procedimientos son documentos en los cuales se describen las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de igual manera incluyen los puestos o unidades que intervienen precisando su nivel de responsabilidad y participación. El manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas señalando la forma precisa que se debe seguir para lograr el trabajo de todo el personal de la oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

Estos manuales son de suma importancia ya que ayudan a que siempre se realicen las actividades de la misma manera, independientemente de quien las realice, ya que su principal función es informar sobre el ejercicio interno de una organización en lo que respecta a descripción de tareas, requerimientos, funciones y a los puestos responsables de su ejecución, los manuales de procedimiento suelen contener información y ejemplos de formularios, planillas o documentos necesarios que puedan auxiliar en el correcto cumplimiento de las funciones.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO:

 Ayudan en cuanto al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 Facilita las labores de auditoría, ya que sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Simplificar los procesos de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

 Establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

 Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer, cómo y cuándo deben hacerlo.

 Coordinar las actividades y evitar duplicidades.

 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

METODOLOGÍA DE TRABAJO PARA EL ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS:

La metodología propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas:

 Planeación del estudio.

 Investigación de la situación actual.

 Análisis y crítica de la información.

 Diseño gráfico y descriptivo de procedimientos.

Esta metodología tiene como propósito establecer una base normativa para el estudio de procedimientos, de igual forma se contiene una disposición lógica de pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado, comenzando por una cuidadosa identificación y definición del problema, avanzado sistemáticamente hasta alcanzar su solución, mediante la documentación e implantación de los procedimientos.

Posteriormente de tener en cuenta la metodología, se procede a una serie de estatutos con respeto al contenido que debe poseer el mismo; estos son:

 Definir el contenido.

 Recopilación de la información.

 Estudio Preliminar de las áreas.

 Elaboración de Inventario procedimientos.

 Integración de la Información.

 Análisis de la Información.

 Graficar los Procedimientos.

 Implantación y Recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

Las fuentes que debemos utilizar para recopilar información al momento de realizar un manual de procedimientos son los archivos de la empresa, así como también los directivos, ejecutivos, asesores y empleados de la misma; tomando en consideración las encuestas, la investigación documental y la observación directa.

CONTENIDO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO:

 Identificación: Este documento debe incorporar la siguiente información:

Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

 Índice o Contenido: Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

 Prólogo y/o Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

 Objetivo(s) de los Procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de

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