Planeacion

PLANEACIÓN

CONCEPTOS E IMPORTANCIA

Tanto los individuos como las organizaciones necesitan planear. La planeación es el proceso básico de que nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera de conseguirlas. Así mismo, la planeación es la primera etapa del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. Esta establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.

Para que una empresa se pueda organizar, dirigir o controlar, antes deben elaborarse planes que den dirección y propósito a la organización, que decidan qué deba hacerse, cuándo y cómo ha de hacerse y quién lo hará.

CONCEPTO.

Se puede definir a la planeación como: "La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro"

EFICACIA.

Para que la planeación sea eficaz es necesario revisar las respuestas a las siguientes preguntas:

¿Qué acción es necesaria?

¿Por qué?

¿Dónde?

¿Cuándo?

¿Quién debe hacerla?

¿Cómo debe hacerse?

IMPORTANCIA.

Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

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- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos

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- Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina

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- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito

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- Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr las cosas

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- Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea

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- Establece un sistema racional para la toma de decisiones

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- Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades

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- Las decisiones se basan en hechos y no en emociones

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- Al establecer un esquema o modelo de trabajo, suministra las bases a través de las cuales operará la empresa

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- Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación

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- Proporciona los elementos para llevar a cabo el control

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- Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo

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- Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión

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- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia dónde se dirigen sus esfuerzos

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- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

ETAPAS PARA PLANEAR.

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- Entender el problema

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- Obtener información completa sobre las actividades involucradas

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- Analizar y clasificar los datos

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- Formular premisas de la planeación

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- Formular planes alternativos

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- Elegir el plan

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- Disponer detalladamente la sucesión y dirección de las operaciones

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- Vigilar como progresa el plan propuesto

PASOS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN

La planeación es muy sencilla y puede condensarse en 4 pasos básicos. Estos pueden adaptarse a todas las actividades de la planeación, en cualquier nivel de la organización.

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Establecer una meta o conjunto de metas. - La planeación comienza con las decisiones acerca de lo que la organización o sub unidad necesitan o quieren. Sin una definición clara de metas, las organizaciones distribuirán sus recursos en una forma demasiado amplia. Determinar las prioridades y ser específico respecto a los objetivos, les permitirá canalizar sus recursos con eficacia.

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Definir la situación actual. - ¿A qué distancia se halla de sus metas la organización? ¿De qué recursos se dispone para alcanzarlas? Solo después de analizar el estado actual pueden trazarse los planes para describir el progreso. Las líneas abiertas de comunicación dentro de la organización y entre sus unidades suministra la información que se necesita.

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Identificar las ayudas y barreras de las metas. - ¿Qué factores en el ambiente interno y externo ayudan a la organización a lograr sus metas? ¿Qué factores podrían crear problemas? Es bastante fácil ver lo que está teniendo lugar en el momento presente, pero el futuro nunca es claro.

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Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar la meta o metas. - Esta ultima etapa en el proceso de planeación requiere varios cursos de acción alternos para conseguir la meta o metas deseadas, evaluar las alternativas y escoger entre ellas la más idónea para llegar a la meta. Este es el paso en que se toman las decisiones referentes a acciones futuras y en que son más importantes las pautas de la toma eficaz de decisiones.

La siguiente figura es un diagrama que muestra los 4 pasos básicos de la planeación.

TIPOS DE PLANES

Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:

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Corto Plazo. - cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. Estos, a su vez, pueden ser:

Inmediatos: Aquellos que se establecen hasta seis meses

Mediatos: Se fijan para realizarse en un período mayor de seis, o menor de doce meses

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Mediano Plazo. - Su delimitación es por un período de uno a tres años

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Largo Plazo. - Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años

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