Planificacion

Planificacion . concepto.

La Planificación es la primera función de la administración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir.

La planificación incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Así la planificación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.

La planificación eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimadas, pero no en emociones o deseos.

Beneficios potenciales de la planificación. Importancia.

La existencia misma de la planificación se fundamenta en hechos centrales de la vida moderna: escasez de los recursos frente a necesidades múltiples y crecientes y la complejidad, turbulencia, incertidumbre y conflictividad que caracterizan a las actividades humanas y su entorno.

La planificación es una respuesta a ese conjunto de dificultades, una manera de enfrentarlas.

La planificación es extremadamente útil en los sentidos siguientes:

• Da a la organización que la utiliza una unidad explicita de propósitos, permitiendo el engranaje fluido de las partes, reduciendo la dispersión de esfuerzos y el consiguiente despilfarro de recursos.

• Establece un mecanismo continuo de evaluación de las actividades, lo cual permite corregirlas o reorientarlas permanentemente.

• Minimiza la improvisación en la toma de decisiones y los riesgos inherentes a la misma, sin quitar valor a la intuición como factor importante.

• Tiende a facilitar el paso entre el pensamiento y la acción.

Otra manera de apreciar la importancia de la planificación es tomándola como una forma de abordar problemas específicos, descomponerlos en partes manejables y encontrarles solución. Y otra, menos visible, tomándola como vehiculo que permite traducir conocimientos en acción, paso que frecuentemente no se maneja inmediatamente después de haber obtenido esos conocimientos, sino luego de un proceso más o menos largo de ensayo y error. Internalizando estos dos conceptos, la planificación como solucionadora de problemas y como vehiculo para operativizar conocimientos, puede llegar a convertirse en una actitud mental para el uso cotidiano, en todos los aspectos personales o profesionales de cualquiera.

Además, está la poderosa capacidad investigativa y educativa de la planificación, ya que su proceso implica discutir objetivos, ventilar conceptos y generar información; aumentando el conocimiento y la sensibilidad acerca de los problemas que se desea atacar, lo cual termina por actuar, tarde o temprano a favor de su solución.

La planificación es aplicable a cualquier actividad humana, con los alcances más disímiles. Por eso hay diversos tipos de planificación.

Por último, planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.

PROPOSITOS

La planificación tiene los siguientes propositos:

• Objetivos (¿Qué?)

• Problema que se resuelve con un objetivo (¿Para qué?)

• Las actividades (¿Cómo?)

• Recursos o medios para los ejecutores (¿Con qué?)

• Cronología, secuencia y tiempo (¿Cuándo o en cuanto tiempo?)

• En que cantidad, la meta (¿Cuánto?)

• Responsables y ejecutores (¿Quiénes?)

• En que lugar (¿Dónde?)

En resumen, esto son los propósitos que entiendo son los más importantes, pero hay algo que nos debe quedar claro: lo más importante no es el plan en si mismo, lo más importante y desafiante es la ejecución del mismo.

ETAPAS PARA LA PLANIFICACIÓN.

El proceso de planeación incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998): 1) definición de los objetivos organizacionales; 2) determinar donde se está en relación a los objetivos; 3) desarrollar premisas considerando situaciones futuras; 4) identificar y escoger entre cursos alternativos de acción; 5) puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

Al respecto Castellano (1998) plantea los siguientes pasos:

1. Definición de objetivos.

2. Diagnóstico.

2.1. Descripción de lo planificado tal y como es: modelo analítico.

2.2. Descripción de lo planificado tal y como debería ser: modelo normativo.

2.3. Explicación de por qué lo planificado es como es y no como debería ser: diagnóstico propiamente dicho.

3. Prospectiva.

3.1. Prognosis: descripción de cómo evolucionaría lo planificado si sus condicionantes actuales continuaran actuando igual que hasta ahora.

3.2. Escenarios: situación durante un lapso futuro, del conjunto de variables, que sin ser parte del plan lo condicionan fuertemente.

3.3. Imagen objetivo: visión referencial elástica de lo que, en conjunto, se desea alcanzar con el plan.

4. Selección de instrumentos para alcanzar los objetivos.

4.1. Selección preliminar.

4.2. Evaluación multicriterios.

4.3. Jerarquización.

4.4. Análisis de suficiencia.

4.5. Análisis de compatibilidad y complementariedad.

4.6. Selección final de instrumentos.

5. Definición de mecanismos para implementar y revisar lo planificado.

TIPOS DE PLANIFICACIÓN

1. PLANIFICACIÓN NORMATIVA O TRADICIONAL:

Es un modelo de planificación que se rige por una serie de normas o parámetros previamente establecidos por el estado.

La planificación tradicional o normativa presenta las siguientes características:

• Tiene una permanente capacidad para auto criticarse

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