TAREA UNIDAD TRES

NORMATIVIDAD INTERNACIONAL EN ARCHIVÍSTICA

1. Que es la ISAD (G) Norma internacional general de descripción archivística.

Es una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas; contiene reglas generales para la descripción que se pueden aplicar a cualquier tipo documental, esta posee siete áreas de información descriptiva, las cuales son las siguientes:

1. Área de mención de identidad

2. Área de contexto

3. Área de contenido y estructura

4. Área de condiciones de acceso y utilización

5. Área de documentación asociada

6. Área de notas

7. Área de control de la descripción

Por otra parte la norma tiene cinco unidades de descripción básicas, estos niveles dependen del volumen del fondo, valor histórico de los documentos, entre otros aspectos.

- Fondo

- Subfondo

- Serie

- Expediente

- Unidad documental

Esta norma básicamente está orientada principalmente a fondos históricos, pero se pueden adaptar a fondos administrativos.

2. Cuáles son las reglas de discusión multinivel

Otra característica de esta norma es la descripción multinivel; la descripción del fondo y todas sus partes, con los elementos adecuados a su nivel y de forma independiente, pero todo debe estar relacionado de manera jerárquica.

- Las reglas para la descripción multinivel son:

- Descripción de lo general a lo particular

- Información pertinente para cada nivel de descripción

- Vinculación de las descripciones

- No repetición de la información

3. Cuáles son los elementos de descripción.

Censo:

Instrumento de información general, su objetivo principal es dar a conocer los fondos de archivo, con datos básicos: titularidad, dirección, personal, fondos de cada archivo, horarios y servicios, etc.

Guía:

Instrumento que proporciona información general, exacta y concisa sobre todos o parte de los fondos de uno o varios archivos. Describe globalmente las grandes agrupaciones documentales (fondos), esboza la historia de los organismos productores y facilita información auxiliar básica acerca del archivo y los servicios disponibles: horarios, instrumentos de descripción, publicaciones sobre los fondos, etc.

Inventario:

Instrumento de consulta que describe las series y subseries documentales, las cuales se encuentran en un fondo documental, de acuerdo al cuadro de clasificación. Un inventario se hace con el fin de ubicar lo más rápido posible la información allí contenida y permite garantizar el control total de los documentos

Catalogo:

Es un instrumento de descripción que describe las unidades documentales de una serie o parte de ella que traten de un mismo asunto; es más utilizado en documentación histórica, porque requiere un análisis total y detallado de cada pieza documental, por eso la elaboración de esta herramienta implica tiempo, dedicación y conocimiento.

Índice:

Instrumento de consulta, en el cual se ubican alfabéticamente o numéricamente, términos onomásticos (nombres de personas naturales o jurídicas), toponímicos (nombres de sitios o lugares), cronológico (consecutivo de fechas), temáticos (listas de materias), acompañados de una referencia, para su posterior localización y recuperación.

4. Que dice la norma internacional para descripción de funciones.

La norma ISDF, sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos que frecuentemente se fusionan o se transfieren cuando se produce una reestructuración.

“Es importante realizar procesos y procedimientos archivísticos, teniendo en cuenta las funciones de las personas que desarrollan una determinada función dentro de la empresa, esto con el fin de presentarse una fusión, eliminación o reestructuración de la entidad, que no se vean afectados los documentos. En estos momentos se están realizando las TRD, teniendo en cuenta lo anterior por su funcionalidad y objetividad”.

La descripción de funciones juega un papel fundamental en la explicación de la procedencia de los documentos. Las descripciones de funciones pueden ayudar a

Situar firmemente a los documentos en su contexto de producción y utilización.

Pueden ayudar a explicar cómo y por qué los documentos fueron producidos y posteriormente utilizados, el objetivo o la función que estaban destinados a cumplir

Dentro de la organización, y cómo los documentos concuerdan y se relacionan con otros documentos producidos por la misma organización.

Los elementos de descripción están organizados en cuatro áreas de información:

1. Área de Identificación

(En la que se incluye la información que identifica unívocamente la función y que define un punto de acceso normalizado).

2. Área de Contexto

(En la que se recoge información sobre la naturaleza y contexto de la función)

3. Área de Relaciones

(En la que se consignan y describen las relaciones con otras funciones)

4. Área de Control

(En la que se identifica de forma unívoca la descripción de una función y se incluye información sobre cómo, cuándo y por qué institución se creó y actualizó la descripción)

5. Refiera acerca de la vinculación de las funciones con las instituciones, los documentos de archivo y los otros recursos.

Las funciones que realizan las personas en las instituciones es importante conocerlas, esto con el fin de identificar la procedencia, la razón e importancia de los documentos que se producen, por tal motivo las funciones y los documentos deben estar vinculados en una manera recíproca, ya que si hay cambios administrativos no afecte la organización de dichos fondos documentales.

Para que las descripciones de funciones sean útiles es necesario vincularlas con descripciones de instituciones y descripciones de documentos de archivo. Las descripciones de funciones también pueden vincularse con otros recursos de información. Cuando se realizan los enlaces es importante describir la naturaleza de la relación entre la función y la entidad vinculada (institución, documento/s de archivo u otro recurso de información).

A continuación se muestran tres elementos para crear un vínculo con una descripción de una institución, de documento/s de archivo o de cualquier otro recurso de información.

Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad relacionada

Objetivo:

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