Criterios De Servicio Al Cliente

INTRODUCCIÓN

En este documento se observará el análisis de los procesos documentales de la empresa CALZADO RUNNEZ, a partir de los conocimientos previos sobre normalización de procedimientos de archivo y manejo de documentos. Incentivar toda una revolución del pensamiento hacia la administración del archivo. La empresa CALZADO RUNNEZ debe tomar conciencia de que llevar un sistema de archivo, ya que no es sólo guardar y consultar, es todo un proceso por medio del cual diseña, desarrolla, elabora y mantiene toda la documentación al servicio de los clientes; no solo aquellos del mundo exterior sino los miembros de la misma compañía.

Este servicio que se brinda es fundamental para alcanzar unas metas en el trabajo, pero este debe ser eficiente y eficaz. Hay que tener claro que proporcionara organización y puede ayudar a evitar posibles conflictos por no tener todos los documentos en orden y archivados.

1. ANÁLISIS DOCUMENTAL

El análisis documental es la operación que consiste en elegir las ideas informativamente notables de un documento a fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar la información en él contenida. Esta representación puede ser utilizada para identificar el documento, para procurar los puntos de acceso en la búsqueda de documentos, para indicar su contenido o para servir de sustituto del documento. El análisis puede tomar la forma de un sumario, un resumen, un índice alfabético de materias o códigos sistemáticos.

El análisis documental cubre técnicas tradicionales de bibliotecas, tales como catalogación, indización, clasificación y resumen, además de técnicas informáticas como la indización automática y la recuperación de la información almacenada en ordenadores mediante el lenguaje natural.

Este análisis se realiza persiguiendo el fin práctico: recuperar la información que no es una tarea simplemente rutinaria, ni tan sencilla como resulta al parecer para algunos usuarios que desconocen cuanto trabajo previo ha habido que realizar para que el reciba la documentación que necesita.

En la microempresa CALZADO RUNNEZ se evidencio mediante la técnica de observación realizada por los aprendices del SENA que los trabajadores y propietarios no tienen conocimiento de una gestión documental, despreciando sus ventajas y desventajas de estas no haciendo uso de la misma; se evidencio la falta de necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos, a consecuencia de esto se ve la administración empírica que se ha llevado desde los inicios de la microempresa.

1.1. PROCESO DOCUMENTAL DE LA EMPRESA CALZADO RUNNEZ

Se denomina proceso documental al circuito que atraviesan los documentos de trabajo de una empresa (cartas, facturas, formularios, notas de gastos, mails, listas de precios, etc.) desde que son recibidos (desde terceros) o generados (por la propia empresa) hasta que se les da un destino final (generalmente archivo). En medio de estos 2 extremos, los documentos sufren una serie de actividades tales como: edición, circulación entre distintos departamentos, impresión, distribución por mail, fax o internet, clasificado y archivado, etc. Todas estas actividades conforman el proceso total por el cual se les da un "tratamiento" a los documentos de trabajo.

En la microempresa se realiza un proceso documenta de una forma PRIORI (que sabe realizar la acción o gestión si tener experiencia alguna o conocimientos al respecto de lo que se está haciendo), pero esta forma priori no debe ser entendida como empírica, ya que la forma en la que la mayoría tratamos nuestro documentos, guardándolos y algunas veces clasificándolos sin tener experiencia alguna o conocimientos técnicos al respecto, es la misma en la que la empresa Calzado Runnez trata sus documentos, nos porque no les de importancia, sino porque no tienen conocimientos empíricos o técnicos para administrar su documentación de una manera adecuada. Es por esta razón que se realiza proceso documental, pero sin conocimientos previos a la gestión documental. Su labor “administrativa” se enfoca y abarca todo lo que es producción y distribución dejando atrás el uso de la información que puede ser digitalizada, clasificada y archivada. El uso de nuevas tecnologías para que se implemente este sistema en la compañía, es una gran alternativa, se debe mencionar que el uso de estas ha ayudado a simplificar, multiplicar y complejizar (puede producir no sólo documentos artesanales, sino a su vez puede producir archivos de texto, audio, video, imagen, etc.) al mismo tiempo, dando un verdadera organización y preservación

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