Planificacion

Tema Nº 1

INTRODUCCION Y OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION

1.1 INTRODUCCION A LA PLANIFICACION

James Stoner define de manera sencilla a la Planificación y lo plantea como una forma concreta de la toma de decisiones que aborda el futuro específico que los gerentes quieren para sus organizaciones.

La Planificación no es un solo hecho, con principio y un final claros, es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y se adapta a ellos.

1.2 OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION

La planificación es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes, los gerentes no pueden saber como organizar a su personal ni sus recursos debidamente. Quizás ni siquiera tengan una idea de que deben organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás los sigan. Sin un plan los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando y donde se desvían del camino.

Planificar implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y acciones y que basan sus actos en algún método, plan o lógica y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para que la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos y los procedimientos elegidos y el avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.

El propósito de esta metodología es poder elaborar una planificación detallada y especifica de una organización, que le permita ser efectiva en el alcance de los objetivos propuestos. Se trata de planificar partiendo de lo general, yendo a lo específico, donde cada tarea tiene una razón de ser (un propósito), un tiempo y un costo. Así, al totalizar los tiempos se tendrá una agenda anual (semestral, mensual) y al totalizar los costos se tendrá un presupuesto general.

1. Objetivo General: Es necesario partir estableciendo el objetivo general de la organización que se está planificando, el cual describe ampliamente el propósito por el cual éste ha sido o será establecido. Todo esfuerzo que se realice debe estar dirigido hacia alcanzar este objetivo. Al objetivo general se le llama también "La Misión".

2. Objetivos Específicos: A partir del objetivo general se pueden desprender 2 o 3 objetivos específicos, cada uno de los cuales deberá explicar detalladamente el objeto o asunto que se pretende alcanzar, es decir, lo que queremos lograr al final. Se entiende que la suma de los objetivos específicos contempla totalmente todos los aspectos del objetivo general.

3. Metas: Cada objetivo específico debe subdividirse en metas, que son los logros intermedios (como los peldaños de una escalera) que me conducirán a alcanzar el objetivo. Estas metas deben ser:

- Alcanzables: que puedan lograrse en un tiempo determinado, que sean realistas y no sueños inalcanzables. En nuestro caso, deben ser tan grandes como para que Dios quepa en ellas (es decir, ambiciosas para que Dios que actúe y se glorifique), sin dejar de ser realistas.

- Medibles: que significa que puedan evaluarse, a fin de cuantificar los resultados.

- Específicas: que sean tan claras que no den lugar a dudas o ambigüedades. Deben expresar claramente lo que se pretende lograr.

- De la naturaleza de nuestro trabajo.

4. Actividades: En el interés de ser específicos, cada meta se subdivide en actividades, las cuales deben tener un tiempo determinado de duración (días) donde se distinguen claramente el comienzo y el final de las mismas, así como los mecanismos necesarios para evaluar los resultados al final.

5. Tareas: Finalmente, cada actividad se subdivide en tareas, las cuales son mas breves en su duración (días - horas). Estas tareas deben especificar: una duración, el recurso humano necesario, así como la inversión económica que se requiere para lograrlas (costos).

Como ya se señaló, cuando se suman los tiempos de cada tarea, se conoce la duración de la actividad de la meta y finalmente, el tiempo necesario para alcanzar el objetivo. La calendarización de estos tiempos, lleva a definir la agenda anual de la organización.

De igual forma, la suma de los costos implícitos a cada tarea, actividad y meta, respectivamente, nos determinarán el presupuesto general anual de la organización.

Efectuar una planificación es sinónimo de prever la no desaparición prematura de la empresa. Planear hoy lo que debemos hacer mañana nos ayudará a tomar el rumbo correcto, inclusive con la tormenta más intensa del océano. Nada más acertado que diseñar nuestro propio destino, planificando nuestros actos en el largo plazo, interactuando con eficiencia y eficacia en el medio empresarial, siendo competitivos y optimizando los procedimientos.

1.3 Características de la Planificación

1. Fortalece y respalda la misión; permite que el personal tome conciencia de la naturaleza de su misión, lo cual es una garantía para que ésta se cumpla.

2. Identifica los problemas en un marco integral del entorno e interno.

3. Se basa en la búsqueda y detección sistemática de nuevas oportunidades y en el diseño de cómo aprovecharlas.

4. Mantiene flexibilidad en todo el proceso.

5. Impulsa la participación social en todos los niveles del proceso de planeamiento a través de estrategias como negociación, concertación, alianzas, etc.

6. Promueve el cambio de cultura organizacional a través de un liderazgo que genere la motivación, el compromiso y la participación de los actores sociales en el proceso.

7. El Planeamiento Estratégico es una herramienta gerencial que contribuye a una gestión con eficiencia y calidad.

1.4 Beneficios de la Planificación

La planificación permite:

1. Tomar decisiones en forma oportuna y pertinente que contribuya a resultados efectivos

2. Mejorar las competencias del personal que lidera en la organización

3. La identificación y aprovechamiento de las oportunidades para una mayor rentabilidad social

4. Contribuir al desarrollo y sostenibilidad de la institución en un entorno crítico y cambiante

5. Identificar y solucionar estratégicamente los principales problemas de la empresa

6. Crear una red de alianzas estratégicas que permitan desarrollar y fortalecer la organización

7. Consolidar y garantizar el cumplimiento de la misión por todos los actores sociales.

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