La Planificación

1.1- La planificación. Concepto:

Es un proceso continuo que establece los objetivos, las estrategias, las actividades y los recursos necesarios para el logro de los objetivos establecidos por la empresa y/o institución.

Objetivos:

• Mejorar la toma de decisiones orientadas a un mejor desempeño de la Institución;

• Dotar a la organización de metas que se conviertan en fines;

• Establecer prioridades, concentrándose en las fortalezas de la organización y ayudando a tratar los problemas de cambios en el entorno externo e interno;

• Diseñar estrategias que se concreten en proyectos de actuación;

• Definir las actividades que deben realizarse, cuándo hacerlas, qué medios son necesarios y cuáles están disponibles;

• Garantizar y brindar sostenibilidad a la institución.

Fases:

1- Análisis de la situación.

En esta primera etapa debe evaluar el entorno externo e interno de la organización. De esta forma, usted podrá determinar sus puntos fuertes y débiles y sus oportunidades y amenazas. Puede hacerlo con un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

2- Definición de la visión, misión, objetivos y metas.

a) Visión: es la imagen que se tiene del lugar adonde se quiere llegar: cómo queremos vernos, como institución, en un futuro definido.

La declaración de la visión debe responder a las siguientes preguntas:

¿Qué tratamos de conseguir?

¿Cuáles son nuestros valores?

¿Cómo produciremos resultados?

¿Cómo nos enfrentaremos al cambio?

¿Cómo conseguiremos ser competitivos?

b) Misión: el trabajo específico que debe cumplir una empresa u organización.

La misión responde a las siguientes preguntas:

¿Quiénes somos?

¿Qué nos hace diferentes?

¿Cuáles son nuestros valores y nuestros/as usuarios/as?

¿Cuál es nuestro “para qué”?

c) Objetivos: es un propósito a corto plazo. Describe los resultados que deben conseguirse en un periodo de tiempo determinado. Debe ser medible, realizable en un tiempo limitado, y su enunciado debe comenzar con un verbo de acción. Cumplir los objetivos ayuda a la empresa a alcanzar sus metas, roles y misión.

d) Metas: es un propósito general, amplio y a largo plazo que describe una condición deseada o futura hacia la cual la empresa u organización avanza durante los próximos tres o cinco años. Debe estar en armonía con la misión, y proporciona la estructura para el establecimiento de los objetivos.

3- Identificación de actividades y determinación de recursos necesarios para la puesta en marcha de la institución.

En esta etapa se debe definir las actividades, asignar las tareas y determinar los recursos necesarios para conseguir las metas y los objetivos establecidos.

Al crear una empresa u organización, tenga en cuenta cuáles son los recursos básicos:

• Recursos de información: Son las fuentes de información y los materiales que la empresa pone a disposición de los/as usuarios/as.

• Recursos humanos.

• Tecnologías de la información y de la comunicación: infraestructura tecnológica con especificaciones mínimas para apoyar el desarrollo de las funciones de la empresa.

• Recursos virtuales: permite dar a conocer sus productos y servicios; es el punto de encuentro e interacción con los/as usuarios/as y la imagen de la institución.

• Recursos físicos: espacio y mobiliario, entre otros.

• Recursos financieros: Los recursos financieros permiten la creación, funcionamiento y sostenibilidad de la empresa.

A fin de planificar y controlar los recursos financieros, es necesario preparar un presupuesto.

El presupuesto es un plan de gastos para un período determinado de tiempo y permite llevar a cabo las actividades planteadas.

Es un instrumento para:

- La planificación: porque refleja la distribución de recursos.

- El control: porque fija restricciones con respecto a inversiones y gastos.

4- Elaboración del plan de trabajo.

El resultado de la planificación se plasma en el plan de trabajo: refleja las actividades y los recursos necesarios para su ejecución. Tenga en cuenta que el plan de trabajo debe ir acompañado de un cronograma y un presupuesto.

5- Evaluación de los resultados.

Es la etapa final del ciclo de la planificación. Durante esta fase se revisa el plan: ¿se han cumplido las metas y objetivos?

Instrumentos estrategias y plazos:

- Instrumentos de planificación:

- Estrategias de la planificación: la estrategia es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica. Así mismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos organizacionales.

La administración estratégica: es el proceso que se sigue para que una organización realice la planificación estratégica y después actue de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administración estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos:

a) Formulación de la estrategia;

b) Implantación de la estrategia;

c) Medición de los resultados de la estrategia; y

d) Evaluación dela estrategia.

¿Cómo formular una estrategia?

Es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes:

a) ¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?;

b) ¿A dónde se dirige actualmente la organización?;

c) ¿En qué tipo de ambiente está la organización?;

d) ¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro?

- Plazos de la planificación:

• A corto plazo: el período que cubre es de un año.

• A mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos de cinco años.

• A largo plazo: el período que cubre es de más de cinco años.

1.2- El presupuesto. Concepto:

Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden

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