CASO ESTUDIO: POSEIDÓN S.A

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PRÁCTICA Nº4

TEMA: DEPARTAMENTALIZACION Y ASIGNACION DE ACTIVIDADES

CASO ESTUDIO: POSEIDÓN S.A.

OBJETIVOS:

• Aprender los pasos de un análisis de organización y métodos.
• Reconocer los errores más comunes de una administración.
• Aprender a elaborar un diagrama y organigrama.
• Desarrollar habilidades criticas al desarrollar y plantear posibles soluciones para los problemas hallas en el caso.

BREVE MARCO TEÓRICO: 

Las organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o más individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos. Existe una diversidad de tipos de organizaciones, por ejemplo: universidades, empresas de servicios, colegios, institutos armados, club sociales, la familia, etc. Cada uno con sus características específicas que apuntan a una meta a cumplir.

TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL

Existen dos tipos de organización: la organización formal e informal. Por organización formal se entiende, la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. Pero describir a una organización como “formal” no significa que contenga nada inherente inflexible o indebidamente limitante. Para proceder correctamente a la organización, un administrador debe generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual, tanto presente como futuro, a las metas grupales.

La organización formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la direccionalidad, la ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones más formales. No obstante, en una situación grupal los esfuerzos individuales deben canalizarse hacia metas grupales y organizacionales.

Se Solicita:

1. ANALIZAR la metodología utilizada por el Ing.Cesar Vizcarra y EXPLICAR sus aciertos y errores con base a la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo estudiada en el curso.

ACIERTOS:

• Obtener importante contrato de suministros de una fábrica de dulce de leche, lo que indica que la gestión de ventas es buena.
• Enfrentar la crisis y salir airosos.
• Departamentar la gerencia de producción para garantizar adecuada atención al cliente.
• Contar con Organización estructural y funciones definidas.
• Buena comunicación y negociación con los clientes.

ERRORES:

• No disponer de información respecto a costos de producción.
• Otorgar créditos a clientes, sin analizar su capacidad de pago.
• Demora y retrasos en pedidos.
• Problemas de producción, dando prioridad a productos no necesarios, y olvidar pedidos importantes.
• Desperdiciar cantidades importantes materia prima, al usar varias máquinas para un mismo producto de lote pequeño.
• Falta de coordinación y planificación de materia prima (problemas de logística)
• Falta de procedimientos estandarizados.
• Tecnología obsoleta en Sistemas de Computación.

1. EXPRESAR que información relevaría Ud. para realizar un análisis de la estructura orgánica de Poseidón S.A.

• Hacer un estudio detallado sobre división de trabajo y jerarquía.
• Conocer a fondo las tareas y funciones de cada miembro de la empresa.
• Conocer los procedimientos y procesos productivos.
• Hacer un análisis de tiempo y eficiencia.
• Conocer a los directores de la empresa, jefes de línea, unidades internas y consultores externos.
• Averiguar: ¿Cuál es el problema y de donde proviene?
• Conocer: ¿En que se basa el actual deseo de fomentar un cambio?
• Establecer: ¿Cuál es el objetivo de que la empresa persigue con el estudio?

1. EXPRESAR que método o métodos de relevamiento utilizaría para analizar la estructura orgánica de Poseidón S.A.

Para realizar el relevamiento de estructura, realizaría las siguientes actividades:

• Entrevistas personales a gerentes, jefes y responsables de cada departamento y sección, para relevar las funciones asignadas a dichas unidades.
• Entregar cuestionario escrito a todos los empleados para relevar las tareas de los cargos.
• Solicitar documentación como: organigrama actual, diagrama de flujos de procesos, informe de tiempos, costos y presupuestos, balances generales y estado de resultados de los últimos años y un informe de ventas.

1. EXPRESAR cuáles son las causas para el rediseño organizacional y EXPLICAR cuál o cuáles son las que influyen en la situación que atraviesa actualmente la empresa Poseidón S.A.

Causas del rediseño organizacional:

• Ineficiencia
• Productividad insuficiente
• Demoras y/o tiempos excesivos.
• Organización informal o poco útil.
• Los equipos no se adaptan a cambios ni mejoras.

Causas del rediseño de POSEIDÓN S.A.

1. INEFICIENCIA, del manejo de costos y entrega de pedidos.
2. PRODUCTIVIDAD INSUFICIENTE, que no puede cumplir con la demanda de los clientes.
3. DEMORAS, retrasos en producción de pedidos.
4. ORGANIZACIÓN INFORMAL, falta de comunicación e información.
5. ORGANIZA OBSOLETA, no ha mejorado en los últimos años-

1. DIAGRAMAR el organigrama “estructural”  y “funcional” actual de Poseidón S.A.

DIAGRAMA ESTRUCTURAL:

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DIAGRAMA FUNCIONAL:

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1. ANALIZAR las fortalezas y los problemas de la estructura organizativa actual de la empresa. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y fortalezas. El análisis debe ser realizado considerando los siguientes aspectos:

1. DIVISIÓN DEL TRABAJO

Fortalezas:

• Se departamentalizó la gerencia de producción.
• La gerencia de ventas tiene buena relación con el cliente y los vendedores están bien estructurados.

Problemas:

• No hay estandarización.
• No hay comunicación ni coordinación entre los departamentos de producción.
• Los nombres de las secciones no corresponden con sus funciones.
• El organigrama está mal estructurado.

1. AUTORIDAD

Fortalezas:

• Delegación de autoridad.
• Busca la descentralización.

Problemas:

• Falta delegación de actividades.
• Falta autoridad de decisiones de proceso.
• Falta autoridad en manejo de costos y compras.

1. ÁMBITO DE CONTROL

Fortalezas:

• Buen manejo de crisis.

Problemas:

• No hay control en la producción y cumplimiento de pedidos.
• Mal control de costos y de insumos.
• Información de créditos a clientes.

1. COORDINACIÓN

Fortalezas:

• Reuniones e informes.

Problemas:

• No hay coordinación sobre uso de máquinas.
• No hay coordinación en la adquisición de materias primas.
• Choferes mal organizados.

1. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que potencien las fortalezas y permitan superar las fallas determinadas en el punto anterior.

SUPERAR LAS FALLAS:

• Presentar a los diferentes departamentos la información necesaria respecto a los costos de producción.
• Conocer e investigar más información sobre las empresas con las que se trabaja.
• Dar prioridad a los clientes más importantes.
• Dar prioridad a productos de entrega inmediata o pendientes de la empresa.
• Utilizar de mejor manera las máquinas  y los equipos.
• Optimizar los tiempos y recursos.

SUPERAR LAS FALLAS:

• Potenciar la marca del producto e incluir las exportaciones.
• Evitar las crisis económicas con un mejor control de administración.
• Potenciar la buena relación con los clientes.

8. DIAGRAMAR un nuevo organigrama “estructural” que refleje las recomendaciones planteadas en el punto anterior.

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