Outsourcing

OUTSOURCING

¿Qué es el outsourcing? definición, importancia y aplicación.

Outsourcing o Tercerización (también llamada subcontratación) es una técnica innovadora de administración, que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles. Esta técnica se fundamenta en un proceso de gestión que implica cambios estructurales de la empresa en aspectos fundamentales tales como la cultura, procedimientos, sistemas, controles y tecnología cuyo objetivo es obtener mejores resultados concentrando todos los esfuerzos y energía de la empresa en la actividad principal.

El Outsourcing es la acción de acudir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía, la cual en definitiva contrata un servicio o producto final sin que tenga responsabilidad alguna en la administración o manejo de la prestación del servicio, la cual actúa con plena autonomía e independencia para atender diversos usuarios.

La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una potencialización de los talentos humanos.

Características.

Relativas al contrato entre las partes.

• Su elaboración es compleja, puesto que debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no sólo del nivel de servicio actual sino también del nivel de servicio futuro.

• Suele tener una duración de varios años. En el sector privado tiene una duración no menor a 5 ó 7 años, siendo habitual un período de 10 años.

• Uno de los aspectos más importantes del contrato es la definición de su resolución (finalización), el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, así como los períodos de preaviso en caso de reversión del servicio.

• Junto con los conceptos financieros, a lo largo de todo el proceso de evaluación se deben establecer criterios de transferencia de personal (para el caso de que existan).

• El alcance del contrato es a la medida, es decir, podrá ser tan amplio como lo deseen las partes contratantes.

• Debe ser flexible para que la Administración pueda cambiar los requisitos del servicio y el proveedor pueda cambiar los medios con los que lo da. Mientras que un contrato de outsourcing se firma para que sea válido durante años, los requisitos de tecnología están en constante evolución.

Relativas a la empresa de outsourcing.

• Es una decisión estratégica para la organización, puesto que cede el total o parte de sus activos a la empresa de outsourcing.

• Permite el acceso a nuevas tecnologías y centrarse en la realización de actividades de mayor valor para la organización.

• Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en equipamiento tecnológico o en formación del personal informático propio.

• Transforma a nivel contable los conceptos de costos fijos en costos variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. Son menores los costos de operación y se evitan las decisiones de invertir en infraestructura.

• Adquiere un compromiso muy importante con la organización que la contrata, puesto que de ella dependerá que se proporcione un adecuado nivel de servicio.

• El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organización, así como al entrono tecnológico.

Objetivos del outsourcing.

Los principales objetivos que pueden lograrse con la contratación de un servicio de outsourcing son los siguientes:

• Optimización y adecuación de los costos relacionados con la gestión, en función de las necesidades reales.

• Eliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica.

• Concentración en la propia actividad de la organización.

Razones para subcontratar y para no subcontratar.

A. Razones para subcontratar:

• Alcanzar la efectividad enfocándose en lo que la empresa hace mejor.

• Aumentar la flexibilidad para alcanzar el cambio según las condiciones del negocio, la demanda de los productos y / o servicios y la tecnología.

• Mejorar el rendimiento organizacional a través de una mayor productividad, mejor calidad, entregas más confiables y a tiempo, ciclos de tiempo más rápidos, mejoramiento de la utilización de los recursos, mayor disponibilidad y mayor rendimiento.

• Transferir el costo de los empleados (incluyendo los beneficios que por ley se les otorga) y los gastos gerenciales al proveedor.

• Convertir los costos fijos en costos variables.

• Reducir inversiones en equipo, inventarios, personal, entre otros, para utilizar esos recursos para otros propósitos.

• Ganar acceso al mercado y oportunidades de negocio a través de la red de proveedores.

• Expandir las operaciones durante períodos en los que esa expansión no podría ser financiada.

• Recibir ideas innovadores para mejorar el negocio, los productos, los servicios, entre otros.

• Mejorar la credibilidad y la imagen corporativa a través de la asociación de proveedores grandes.

B. Razones para no subcontratar:

• Mantener los puestos de trabajo para evitar que la lealtad de los empleados que siguen en la empresa baje, manteniendo el compromiso con la comunidad.

• Baja de la moral de los empleados en general (no solo para los que fueron tercerizados).

• Perder el control sobre el proveedor.

• Perder la filosofía de la empresa.

• Incertidumbre existencial.

• Depender de los proveedores.

• Perder la confidencialidad.

• Temor a que los contratistas se expandan dentro de la empresa.

Qué se puede subcontratar y que no.

A. Actividades que se pueden subcontratar:

• Los que hacen uso intensivo de recursos – gastos corrientes o inversión de capital.

• Áreas relativamente independientes.

• Servicios especializados y otros servicios de apoyo.

• Aquellas sujetas a un mercado rápidamente cambiante

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