ATENCION A PENDIENTES RECEPCION

ATENCIÓN A PENDIENTES

Para lograr un control efectivo, diariamente el departamento de recepción del hotel, debe mantener informado al departamento de reservaciones acerca de los siguiente aspectos:

• Entradas sin reservación

• Salidas anticipadas

• Salidas pendientes

• Reservaciones cuyos pasajeros no se presentaron NO SHOW (con, sin depósito)

• Habitaciones bloqueadas con motivo de reparación.

Este reporte lo elabora el auditor nocturno y lo entregara al departamento de reservaciones, para actualizar la información.

Formas impresas que tiene el hotel para el control de reservaciones:

• Confirmación de habitación.

• Cambio de reservación.

• Reservación cancelada.

• Recibo de depósito.

• Relación diaria de depósitos recibidos.

• Solicitud de reembolsos.

• Control de reembolsos.

• Pago de comisión

Llegada de una reservación:

• Primeramente hay que observar la disponibilidad de la fecha indicada en la hoja de control de ocupación.

• Llenar una hoja de “confirmación de reservación”.

• Dar de alta la reservación.

• Archivar la forma impresa en el archivo cronológico de reservaciones, incluyendo la fecha en que el huésped llega al hotel.

Cambios de fecha de llegada:

• Revisar si el hotel estará vacío para las fechas que el cliente desea hacer su reservación.

• Llenar la forma impresa “Cambio de reservación”

• Archivar el nuevo cambio de reserva, con la reserva anterior.

REPORTE DE LLEGADAS PROGRAMADAS

ENTRADA DE HUÉSPEDES AL HOTEL:

Entrada sin reservación:

La bienvenida; el recepcionista, en este caso mi lugar, debe recibir al huésped con una sonrisa amable y darle la más cordial bienvenida.

La promoción; la mayoría de nuestros huéspedes que llegan sin reservas preguntan acerca de nuestros precios de habitaciones y si existe alguna oferta.

El registro; Se invita amable al huésped a que llene la tarjeta de registro. El recepcionista debe revisar que todos los datos del huésped deben estar llenados correctamente y completos.

La asignación; el recepcionista tendrá que asignar la habitación más conveniente.

La despedida; se manifiesta al huésped que deseamos que haya tenido una linda estancia y a continuación recoger la llave de la habitación.

ENTRADA DEL HUÉSPED CON RESERVACIÓN:

Para agilizar el tiempo ya deben estar hechos los pre-registros por el recepcionista, que incluirán toda la información del huésped, para que el cuándo llegue solamente llene los datos más importantes y firme la tarjeta.

REPORTE DE DISPONIBILIDAD Y OCUPACIÓN:

FUNCION:

Es de gran importancia que siempre se haga un reporte de disponibilidad y ocupación, para saber que habitación está disponible cuando se hagan reservaciones, y así poder brindar un mejor servicio, además de que también de gran importancia saber cuáles habitaciones están ocupadas para no tener ningún problema y no dar o querer asignar una habitación que no está disponible.

PROCEDIMIENTO DE LEABORACION:

Reporte de ocupación

Diseñar un reporte de ocupación de cuartos que cotengan los siguientes datos.

1.-fecha de elaboración de reporte

2.-hora

3.-número de habitación

4.-tipo de habitación utilizando las claves de identificación de pación O, ocupada, s, significa, salida, v, vacio limpio, b, bloqueado, no, no durmió, s e, sin equipaje ocupado.

CLAVES:

FLEXIBILIDAD:

Una política que se usa comúnmente es el de poner un mínimo de noches para las fechas en que sabemos que la demanda será alta, por ejemplo, fin de año o semana santa.

El hecho de tener una política no significa que no se pueda ser flexible, al final de cuentas, es parte de nuestro negocio el buen trato con clientes y proveedores, y es importante asegurarnos el negocio a largo y mediano plazo.

ELEMENTOS:

Para lograr un control efectivo de las reservaciones, diariamente el departamento de recepción debe mantener informado al departamento de reservaciones acerca de los siguientes aspectos:

a) Entradas si reservación

b) Salidas

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