La Planificacion

La planificación

Concepto:

Planificar consiste en definir metas, establecer estrategias y elaborar planes para coordinar actividades. Decidir qué hacer y cómo hacerlo. Implica priorizar y comprometerse. La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden debe hacerse.

Históricamente era un proceso de “arriba hacia abajo” (la alta dirección formulaba planes y estrategias y daba las instrucciones a los niveles inferiores). Actualmente, no se concibe como una función exclusiva de la alta dirección sino que, en mayor o menor medida, todos los niveles (y personas) planifican. El resultado de una planificación es una estrategia: “conglomerado de decisiones acerca de las metas que se deben perseguir en la organización, qué actividades emprender y cómo aprovechar los recursos para alcanzar esas metas.” (Jones y George, 2010: 9)

Según Robbins y Coulter, planificación es un proceso que requiere definir los objetivos o metas de la organización estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar actividades. Se ocupa tanto de los fines (Qué hay que hacer) como de los medios (Cómo debe hacerse). Mientras que para Fayol (s/f) la planeación es “Idea de un curso de acción que permita a la organización cumplir con sus metas”• En otras palabras, la planificación supone la fijación por adelantado de los objetivos que desea alcanzar la organización y determinar cuáles son los medios necesarios para alcanzar esos objetivos.

Por otra parte, la planificación puede referirse al incremento en los niveles de producción, ventas o rentabilidad de la empresa. Sus características más resaltantes son:

 La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.

 La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.

 La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

 La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.

 La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.

 La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.

 La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

 La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.

 La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.

 La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.

 La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.

Naturaleza

¿Por qué deben planificar los gerentes? Porque así se define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y el superfluo y se establecen los criterios para controlar. Cuando los empleados saben a dónde va la organización y conque deben contribuir para alcanzar los objetivos, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipo. Sin la planificación, los departamentos pueden trabajar con objetivos contrarios e impedir que se cumplan los objetivos, con la planificación se ayuda a eliminar la incertidumbre, reduce las actividades inútiles.

En relación a lo planteado, es un proceso de elegir metas y establecer los medios para alcanzarlas, sin planes, los gerentes no pueden organizar su personal ni su recursos, no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás les sigan, no tienen muchas posibilidades de alcanzar las metas, ni de saber cuando y donde se desvían del camino, éstos afectan el futuro de la organización Planificación y el desempeño: La planificación está asociada con mayores utilidades, mayor rendimiento de los activos y otros resultados financieros positivos; en segundo lugar la calidad del proceso de y la planificación apropiada de los planes contribuyen mas a un alto desempeño.

Fases

Descripción de lo planificado tal y como es en la realidad.

1) Diagnóstico. Descripción de lo planificado tal y como es en la realidad. Explicación de por qué lo planificado es como es y no como debería ser.

2) Prognosis: descripción de cómo evoluciona lo planificado de sus condiciones actuales continúan actuando igual que hasta el presente.

3) Prospectiva: Cuadro general del futuro deseable y posible, que aglutina los objetivos perseguidos.

4) Selección de instrumentos para transformar lo existente en lo deseable y posible. Selección preliminar Evaluación. Selección final de conjuntos de instrumentos factibles, compatibles y complementarios. Definición de mecanismos para implementar y revisar los planes.

5) La previsión presupuestal garantiza la ejecución de planes, programas y presupuesto, cuyo objetivo es el cumplimiento de acciones y responsabilidades asignadas a diferentes agentes o instituciones.

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