ISO 9001:2015

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

Definir los pasos a seguir para elaborar, revisar, aprobar y controlar los documentos normativos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad.

Específicamente este procedimiento incluye los siguientes temas de acuerdo con lo requerido en la cláusula 7.5 de la Norma ISO 9001:2015:

• Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario.
• Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
• Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.
• Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
• Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución.
• Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso que se mantengan por cualquier razón.

1. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los documentos pertenecientes y que respalden el Sistema de Gestión de la Calidad, tales como: documentos externos, programas, procedimientos, formularios, plantillas, registros e instructivos de trabajo.

1. RESPONSABILIDADES

1. Persona designada para elaborar un documento:

• Preparar y elaborar un documento de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
• Efectuar y/o incorporar todos los cambios o modificaciones aprobados con posterioridad a la emisión del documento.

1. Persona responsable de revisar un documento:

• Determinar la necesidad real de generación de un documento, cuando se solicite su elaboración por parte del personal de su unidad.
• Verificar que el documento generado describa la actividad en forma consistente con los objetivos definidos para la misma.
• Evaluar las modificaciones o cambios sugeridos a un documento, a fin de determinar si estos proceden o no.

1. Persona responsable de aprobar un documento:

• Verificar que el documento generado describa la actividad en forma consistente con los objetivos definidos para la misma.

1. Analista de Sistemas de Gestión deben:

• Hacer efectiva la distribución del o de los documentos generados.
• Controlar la información distribuida entre los colaboradores.
• Informar cada vez que se genere un cambio en la documentación normativa del SGC.

1. DEFINICIONES

1. Documentos Internos: Documentos creados por el personal de Plásticos Santa Ester para el SGC. Procedimientos, formularios, plantillas, instructivos, etc.

1. Documentos Externos: Documentos que no fueron generados dentro de la empresa pero que forman parte del SGC ya que son necesarios o regulan la ejecución de alguna actividad. Corresponden a documentos como manuales de máquinas, leyes, normativas, etc.

1. Documento Controlado: documento físico o digital que tiene el timbre “Documento Controlado” para evidenciar que se encuentra en vigencia dentro del SGC.

1. Documento Obsoleto: Documento que no tiene vigencia por actualización o cambios dentro del proceso.

1. Instructivo: Documento interno de soporte para el funcionamiento de un procedimiento y/o programa, que indica cómo hacer una tarea.

1. Procedimiento: documento que contiene los pasos a seguir para la realización de una actividad determinada.

1. Registro: Evidencia objetiva que da cumplimiento a los requerimientos y se presenta en un papel impreso, manuscrito, registro electrónico u otro, dependiendo de las necesidades de cada área o departamento.

1. REFERENCIAS

1. ISO 9001:2015

1. FRECUENCIA

Cada vez que se requiera crear, modificar, eliminar, revisar un documento del Sistema de Gestión de Calidad.

1. FLUJOGRAMA

No aplica.

1. PASOS DEL PROCEDIMIENTO

1. Gerencia o Jefe de Área, ante la necesidad de documentar alguna actividad, envía requerimiento a Analista de Sistemas de Gestión, quien, en conjunto con Representante de la Gerencia, evaluará la necesidad real de contar con el documento.

1. Analista de Sistemas de Gestión ingresa a Lista maestra de documentos Internos y Externos (RG-PE-SG-01) y asigna código al documento a generar,  de acuerdo a lo siguiente:

XX-YY-ZZ-AA

En donde:

XX es el tipo de documento:

YY corresponde al tipo de procesos en donde se involucra el documento:

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