Planificacion

Es preciso tener en cuenta que no existe una estructura óptima sino una estructura adecuada y ubicada en tiempo y espacio según las necesidades propias de la organización. Una estructura adecuada que mantenga en coordinación y cohesión todos los elementos, dígase estrategia, sistemas, estilo, recursos humanos, habilidades, metas; para que de esta forma pueda funcionar correctamente. La estructura adaptada a las condiciones que presenta la organización será la más factible para poder llevar a cabo todos los procesos en los que está implicada ésta.

Se plantea que la estructura debe ser evaluada una vez al año, teniendo en cuenta los cambios y nuevos retos que debe enfrentar la entidad. Asimismo, evaluar anualmente el desempeño de cada directivo y trabajador en su puesto de trabajo para dejar evidencias del nivel de eficacia demostrado, para que sirva de base para el análisis de posibles necesidades de cambios estructurales, capacitación y superación de ocupantes, rotación de empleados, etc.

Actualmente se le concede vital atención a las estructuras ya que pueden facilitar muchos de los procesos que se realizan en las organizaciones.

La institución que se toma como objeto de estudio ha tratado de prestar especial atención a las estructura organizativas como institución social, con el fin de responder a las exigencia del entorno actual y proyectarse estratégicamente teniendo en cuenta la diversidad de actividades que realiza, que van desde aquellas cercanas a la empresa (comercialización y servicios), pasando por las que se asemejan a la gestión de proyectos de inversión (las investigaciones), acciones referentes a la formación de valores, la gestión del conocimiento hasta las actividades que se relacionan con programas comunitarios y culturales (extensión universitaria).

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA; CONCEPTO Y DEFINICIÓN

La estructura administrativa es el "sistema de relaciones formales que se establecen en el interior de una organización/empresa para que ésta alcance sus objetivos de conservación, productivos y económicos" .

Una organización es un grupo humano deliberadamente constituido en torno a tareas comunes y en función de la obtención de metas específicas. Para poder alcanzar los propósitos propuestos, partiendo, en la casi totalidad de los casos, de recursos limitados, resulta necesaria la construcción de un esquema o modelo, que permita la interrelación e interacción de sus elementos. La estructura será entonces, la herramienta que le permita a la organización alcanzar sus objetivos.

Permite lograr una determinada disposición de sus recursos, facilita la realización de las actividades y coordinación de su funcionamiento. De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos más o menos estables de la organización.

"La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas" .

En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de toda la organización.

EFICACIA Y EFICIENCIA EN LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

A través del diseño de la estructura de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia. La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización.

LO FORMAL Y LO INFORMAL EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional presenta dos aspectos:

Lo formal. Se puede identificar con los elementos visibles, susceptibles de ser representados, modelados con el uso de diversas técnicas, que se verán más adelante, como organigramas, manuales, procedimientos, documentación de sistemas, etc.

Lo informal. Se puede identificar con lo que no se ve, lo no escrito, lo que no está representado en los modelos formales; entran aquí las relaciones de poder, los intereses grupales, las alianzas interpersonales, las imágenes, el lenguaje, los símbolos, la historia, las ceremonias, los mitos y todos los atributos conectados con la cultura de la organización, que generalmente más importa para entender la vida organizacional.

La suma de los componentes formales e informales constituye la estructura de la organización; es por eso que la estructura formal y la informal se encuentran estrechamente relacionadas. Si se define en forma adecuada, la formal debe reflejar las pautas de comportamiento informal. Vicente Perel (1996) sostiene: Ambas partes son inseparables; son como la cara y ceca de una moneda. Si se corta la moneda en dos, el todo pierde valor. Lo mismo sucede con las organizaciones.

Se debe siempre tener en cuenta que la estructura formal deberá reflejar razonablemente el comportamiento real del sistema; es decir, debe ser representativa de la estructura informal. Si esto se altera, esta se convierte en una mera expresión formal de deseos.

Es interesante tener en cuenta lo que dice Henry Mintzberg: La estructura formal evoluciona en la organización como las carreteras en el bosque; esto es, siguiendo la trayectoria de senderos ya transitados.

ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

Los elementos de la estructura administrativa consisten en la especificación de las tareas a realizar en cada posición de trabajo y agrupamiento de las tareas similares y/o relacionadas en departamentos, los que a su vez serán ordenados en unidades mayores que los contengan, de acuerdo a su especialización, similitud o vinculación de procesos y funciones. A este proceso se lo denomina departa mentalización.

Fijación de los mecanismos de coordinación de las personas entre sí, por un lado y de las unidades o departamentos, por el otro. Existen tres mecanismos de coordinación:

Adaptación mutua, o comunicación informal: Se logra a través del conocimiento de lo que cada uno debe hacer dentro de una lógica de decisiones programadas.

Supervisión directa: surge como consecuencia directa de la autoridad que establecerá y controlará qué, quién, cómo, cuándo y dónde debe hacerse algo.

Formalización o normalización: consiste en estandarizar actividades o atributos respecto de un proceso, producto o resultado. Se plasma a través de instrumentos como los manuales, los circuitos administrativos, etc.

Determinación

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