Reingenieria

Caso práctico Reingeniería N°1 Ford Motors company

Reseña Histórica y definición de la situación

La Ford Motors es uno de los casos más emblemáticos para ilustrar como la reingeniería aplicada a tiempo puede rescatar una empresa y transformarla en productiva y exitosa. A inicios de los años 80 la Ford atravesó una crisis gravísima para la organización, implicando gastos excesivos en la administración, producción, y distribución de vehículos. Ford se encontraba en una situación en la cual veía como se desbordaban sus gastos administrativos y de gestión interna de la Compañía. Es así como la organización se vio en la necesidad de reducir costos indirectos y administrativos. Para intentar reducir dichos costes, se estudió el departamento de cuentas por pagar, que en aquel momento estaba formado por más de 500 personas. Los ejecutivos pensaron que usando ordenadores lograrían reducir el personal en al menos un 20%, según sus previsiones iniciales, esta reducción de los costes no puede considerarse Reingeniería, ya que no se alcanzan resultados espectaculares. No obstante los directivos de Ford pensaron que un 20% era más que suficiente hasta que visitaron a Mazda, compañía japonesa cuyo 25% había sido adquirido recientemente por Ford. Los directivos de Ford observaron estupefactos como Mazda atendía sus cuentas por pagar a través de sólo cinco empleados.

Evidentemente estos directivos habían tenido en cuenta el hecho de que Mazda era mucho más pequeña que Ford. Sin embargo, la diferencia de cinco a quinientos debía residir en algún otro factor aparte del tamaño. De esta manera Ford redefinió el proceso “cuentas por pagar”, que pasó a ser “abastecimiento”. Ese proceso tomaba una orden de compra de una planta y le proporcionaba a esa planta bienes comprados y pagados. Por tanto, abastecimiento incluye la función de cuentas por pagar y, también, comprende compras y recibos.

El nuevo proceso redujo considerablemente la cantidad de documentación generada en cada pedido, recondujo los esfuerzos hacia los pasos necesarios en cada orden de compra, eliminando trámites inútiles. Este proceso de Reingeniería acabó con reglas muy rígidas que se habían observado siempre. A veces cambios de una sola palabra pueden cambiar radicalmente los procesos. Este es el caso de Ford, que, por ejemplo, pasó de “pagar al recibir la factura” a “pagar cuando se reciba la mercancía”. Para llevar a cabo todo este proceso Ford tuvo que desplegar un potente plan de reconversión e introducción de equipos informáticos en reingeniería.

Sin embargo, el cambio que se había realizado en el departamento de administración no era suficiente para llamarlo reingeniería, de esta manera Ford no solo rediseño el departamento de cuentas por pagar convirtiéndolo en “abastecimiento” con la reducción de empleados que se pasaban de unas manos a otras las órdenes de compra para procesarlas, sino que automatizaron todo el proceso haciéndolo más amigable, rápido y sencillo. Sin embargo no todo el personal está dispuesto siempre al cambio, por lo que tendrían que requerir personal mejor calificado para lo que serían aún mas selectivos en la elección del personal para los mejores puestos de trabajo. La reingeniería se concentra en un proceso fundamental del negocio, no en departamentos ni en otras unidades organizacionales.

Definir el esfuerzo de reingeniería en función de una unidad organizacional es condenarlo al fracaso, pues las personas y los departamentos no se pueden rediseñar, pero la labor que hacen y la forma en que la ejecutan sí. Los nuevos procesos que se ejecutaban para la producción normal eran sencillos y tecnológicos, puesto que se eliminaron los corrientes archivadores de papel y se paso a una data en línea que incluye base de datos de clientes, códigos para ordenes de compra, mercancías, despachos, pagos entre otros. El departamento mas concurrido que era el de cuentas por pagar paso a ser departamento de “abastecimiento” de 500 personas a 125, con tecnología, incorporación

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