ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

TEMA: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

FUNDACION UNIVERSITARIA INPAHU

BOGOTÁ NOVIEMBRE 04 DE 2011

INTRODUCCION

Todo documento al igual que los seres humanos es único y tiene un ciclo de vida y por medio de las funciones archivísticas los administramos de acuerdo al ciclo en que se encuentre ya que este se divide en 3 partes fundamentales

1) FUNCIONES ARCHIVISTICAS: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivisticas son las siguientes:

PRODUCCION: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas, Es una de las fases mas importantes en un sistema de gestión documental, ya que se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

EDICION: es un proceso por el cual se divulga una obra cualquiera en cualquier medio, acto mediante el cual se modifica una obra.

ACOPIO: cumple la función de reunir la producción.

RECEPCION: Conjunto de procesos para verificar y controlar la admisión de los documentos, Es el proceso mediante el cual la documentación es recibida en forma directa, personalmente, o a través de los apartados aéreos y servicios de correo especializado.

PRESERVACION: Conjunto de procedimientos y medidas destinados al

Resguardo definitivo y el aseguramiento de la integridad física de los documentos independientemente de su soporte.

ALMACENAMIENTO: Bajo este término genérico se agrupan dispositivos y software dedicados al archivo de datos e información. Existen diferentes tipos de dispositivos de almacenamiento: discos, disquetes, discos ópticos, cintas, cartuchos, etc. Cada uno de ellos tiene ventajas e inconvenientes, y resultan más o menos adecuados para diferentes utilizaciones. En el caso de la microinformática, los dispositivos de almacenamiento más habituales son los discos duros o fijos, los disquetes o discos flexibles (de diferentes tamaños estandarizados) y los CDROM, que si bien no permiten almacenar información desde un PC estándar, sí facilitan el acceso a más de 650 MB de datos fácilmente.

RECEPCION DIRECTA: Son las comunicaciones entregadas por la persona interesada y/o mensajeros de la empresa. Y para ello se verificaran los siguientes aspectos: Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida. Si están firmadas. Si la fecha es actual. Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente. Si se menciona la remisión de anexos que estén completos; en caso de no ser así, se dejara constancia diligenciando la casilla de observación en la planilla de entrega del mensajero y la planilla de recepción de la empresa.

RECEPCION INDIRECTA: Son la comunicaciones que se recibirán por correo tradicional y eléctricos, fax, y página Web. Para su

...