MANUAL DE POLITICAS

MANUAL DE POLITICAS

PROPÓSITO: Mantener un proceso de actualización y mejoramiento permanente

de la organización, que permitan alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.

EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA

DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

a) La Administración deberá rediseñar y posteriormente mantener la estructura

orgánica de la compañía enfocada hacia el cliente, orientada a satisfacer sus

necesidades y al desarrollo de productos y servicios innovadores, acordes con

los avances tecnológicos.

b) Toda modificación en la estructura organizacional deberá ser aprobada por el

Directorio, en base a estudios y análisis de procesos organizacionales.

c) La organización estructural contará con unidades internas autónomas y

coordinadas, potenciadas, autogestionarias y facultadas con capacidad de

decisión; áreas operativas que ejecuten los lineamientos de la alta

administración y la retroalimenten.

d) Para presentar un proyecto de reestructuración se deberá adjuntar un

documento de análisis de procesos organizacionales retrospectivo y prospectivo,

que deberá contener las recomendaciones pertinentes.

e) Se deberá limitar al máximo posible la creación de unidades organizacionales.

La creación y funcionamiento de nuevas unidades serán factibles en la medida

que conlleve la creación de nuevos servicios o la mejora de los existentes, en

términos de costo, tecnología, oportunidad y calidad.

f) La Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional, en el mes de noviembre de

cada año presentará un estudio actualizado de los procesos de la organización,

al Directorio para análisis y de ser el caso, proceder a realizar cambios en la

estructura organizacional; para mantenerla adecuada a la estrategia y al

entorno. También deberá asegurar que los procedimientos y manuales estén al

alcance de los usuarios internos y externos y puedan continuamente ser

renovados.

DE LA ORGANIZACIÓN

a) La organización propenderá a la descentralización y desconcentración, donde

las sucursales y agencias tengan sus propias áreas de apoyo. La asignación de

recursos se realizará en función de la demanda y su productividad. Cada

gerencia de sucursal o jefatura de agencia es responsable de sus decisiones, y

rendirán cuentas a la matriz.

b) La organización deberá contar con un manual de delegación que permita a los

administradores enfocarse en la ejecución del plan estratégico y del análisis

competitivo del entorno.

c) La organización deberá propender a la administración sin papeles utilizando los

medios electrónicos de que dispone la compañía y complementándola con

seguridades y nuevas tecnologías como la firma electrónica.

d) Las áreas de coordinación deberán orientar sus actividades a lograr una mayor

interacción entre las distintas áreas de especialización de la compañía.

DE LOS PROCESOS Y PROYECTOS

a) Las unidades y áreas operativas de la organización deberán guardar relación

con los procesos que realizan, evitando duplicidad de funciones y atribuciones.

Independientemente de la especialización, cada proceso debe contar con un

responsable (dueño del proceso) que será quién responda por la eficiencia y

eficacia del proceso.

b) La Administración, mediante disposición Administrativa nominará a los jefes

de proyectos, quienes tendrán todo el apoyo de las Vicepresidencias, Gerencias

y Unidades en el cumplimiento de sus objetivos. También podrá crear

comisiones (equipos de trabajo) de manera temporales y/o comités de manera

permanente, para la solución de asuntos específicos, en todos los casos definirá

los miembros, el responsable y unidades participantes, sus propósitos, funciones

a desarrollar, tiempo de funcionamiento y resultados a lograr.

DE LOS PLANES Y PROGRAMAS

a) En el mes de Octubre de cada año, los Vicepresidentes, Gerentes y Jefes de

Unidades presentarán el Plan Operativo de su área en función del Plan

Estratégico, junto al presupuesto del año siguiente. Posteriormente y en forma

trimestral presentarán informes de avance de gestión al Presidente Ejecutivo de

sus respectivas actividades y resultados. Dichos informes serán puestos en

conocimiento del Directorio.

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