CARACTERISTICAS DE LOS ADMINISTRADORES

La administración y su relación con el entorno Empresarial

Tema 01: Administradores, Características, Funciones Gerenciales.

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18Las funciones y/o tareas que desempeñan quienes dirigen las organizaciones no son fáciles de precisar y menos de delimitar. Resultan difíciles por la variedad de actividades que realizan, la diversidad de organizaciones y, sobre todo, por la falta de estudios sistemáticos al respecto.

En la preparación de los administradores existe la tendencia a reducir sus conocimientos, capacidades e intereses al ámbito especializado de los negocios. Para quienes sostienen esta posición, un buen administrador es el que sabe concentrarse en las destrezas técnicas utilitarias, el que conoce la importancia del know how, es decir, saber cómo hacer las cosas. Jean Paul Getty escribió en torno a esta tendencia:

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19Un joven ejecutivo de hoy tiene dos opciones: puede escoger entre ser educado como un especialista unidimensional, un poco más que un técnico, concentrándose completamente en las disciplinas útiles y desdeñando todo lo demás; o puede elegir convertirse en un hombre completo, un hombre de justo discernimiento, comprensión y versatilidad intelectual.

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Si selecciona el primer curso de acción probablemente permanezca como ejecutivo a nivel medio o junior durante toda su carrera. Si escoge lo último, seguramente incrementara sus probabilidades de alcanzar la cima y disfrutar más de la vida y de sí mismo en el proceso.

En décadas pasadas, se preparaba a una persona para la dirección de una empresa proporcionándole información (contenidos) sobre la naturaleza de la actividad de la misma. Actualmente, la preparación de los administradores tiende a enfocarse en procesos, no en contenidos. Los procesos más universales en el trabajo son las capacidades. Dirigir de manera acertada una empresa es resultado de las capacidades para integrar, negociar, decidir, informar, delegar, organizar, emprender y producir resultados. Para determinar que capacidades se requieren para administrar una empresa, debemos, en primer lugar, definir en qué consiste administrar.

Por lo tanto, antes que nada es necesario determinar claramente qué hace un administrador en las organizaciones, cuáles son las características de su trabajo, si existe un estilo de dirigir y que capacidades se requieren para administrar una empresa, un proyecto o un departamento de la misma. Éstos y otros cuestionamientos serán planteados a continuación.

¿Qué hacen los administradores? ¿En qué consisten sus funciones y tareas? ¿Qué es lo que pretenden conseguir con su actividad?

La respuesta más común indica que planifican, organizan, coordinan, y controlan. Desde la época de Henry Fayol, en 1920, éste es el enfoque que ha predominado en el campo de las tareas gerenciales y directivas.

Pero realmente, ¿Qué hacen los administradores durante sus actividades diarias? Henry Mintzberg, en su documentada investigación Managerial work analysis and observation, concluye que las palabras planificar, organizar, coordinar y controlar representan ciertos objetivos vagos de la administración, pero no describen las actividades reales de los administradores.

Mintzberg pretende sustituir los conceptos de Fayol con un enfoque más práctico y realista. Su método consiste en observar durante periodos semanales las actividades y comportamientos de cinco gerentes.

Dos tipos de conclusiones se derivaron de sus observaciones: las primeras, relacionadas con una serie de características del trabajo de los administradores; las segundas, con una sistematización de los papeles de los administradores.

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Características del Trabajo de los Administradores

21Ejecutan una gran cantidad de trabajo a un ritmo continuo. Su tiempo libre es muy escaso y sus oportunidades para reflexionar tranquilamente, muy contadas o ninguna.

Sus labores se caracterizan por la diversidad, la brevedad y la fragmentación. Pasan de una actividad a otra con gran rapidez. Por lo regular, el administrador se ve forzado a tratar los asuntos de manera rápida y superficial.

Otorgan más importancia a asuntos actuales, específicos y urgentes. Los asuntos del momento reciben más atención que las labores rutinarias. Predomina la tendencia a responder inmediatamente, más que a analizar con calma.

22Son el punto de unión entre su organización y la red de contactos exteriores.

Por lo general, reciben más información de la que emiten o difunden.

Prefieren las comunicaciones orales a las escritas, ya que las consideran más flexibles, fáciles y requieren de una respuesta rápida.

A pesar de la gran cantidad de obligaciones y variedad de sus labores, por lo común manejan y controlan eficientemente sus asuntos. La investigación confirmo que a pesar de todas las circunstancias adversas (interrupciones telefónicas, visitas inesperadas, situaciones urgentes, etcétera) los gerentes, al menos los exitosos, no se dejan influir por las situaciones, sino que las aprovechan para lograr sus fines.

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23Estas características del trabajo directivo, investigadas por Mintzberg, tiene el valor de retratar los comportamientos con base en lo que hacen los administradores. Sin embargo, no debemos quedarnos en la superficie: la administración es más que una serie de actividades,. Al realizar sus tareas los administradores influyen en el desempeño de los demás, comunican el deseo de arriesgarse o la prudencia en la acción, expresan su compromiso con la innovación o su deseo de mantener las tradiciones, quieren hacer un trabajo individualista o, por el contrario, trabajar en equipo. Hoy en día, todos tienen en común el deseo de realizar un trabajo que logre resultados. Éstos sólo se obtienen mediante un camino: la administración profesional.

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Funciones Gerenciales

La investigación desarrollada por Henry Mintzberg, logró diferenciar pero, sobre todo, clasificar el trabajo de los administradores. Descubrió tres tipos básicos de comportamiento: relaciones interpersonales, procedimientos de información y toma de decisiones.

Papeles interpersonales. En su contacto con otras personas los administradores actúan de tres modos diferentes. Como representantes de su empresa, departamento o unidad como líderes, utilizando su autoridad formal o informal; o como enlace o puente de unión experto en comunicaciones laterales, dentro o fuera de la organización. A estas tres funciones se les denomina: figura representativa, líder y enlace o puente de unión en comunicaciones laterales, dentro o fuera de la organización.

24Papeles informativos.

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