PANCITOS S.A. - Caso De Estudio

PANCITOS S.A. - Caso de Estudio

Análisis y diseño de las estructuras organizativas.

Objetivos de aprendizaje:

Al terminar esta clase, el estudiante debe ser capaz de:

Diagramar organigramas

Analizar estructuras organizativas

Formular propuestas de estructuras organizativas en forma creativa

Analizar comparativamente diversas propuestas de estructura

La empresa Pancitos S.A. gira en el ramo de producción, venta y distribución de pan congelado. Es propiedad de Carlos Porteño, quien se desempeña como Gerente General y Presidente del Directorio, el cual integra junto a su esposa Juanita Somma.

La empresa fue fundada en 1996 e inicialmente importaba los productos desde Brasil y los vendía directamente al público desde un pequeño local en el barrio La Blanqueada.

A medida que el negocio fue prosperando y los hábitos de los consumidores cambiaron, Carlos Porteño percibió claramente la oportunidad que le brindaba el mercado y extendió sus actividades también a la producción. Finalmente en febrero de 1999 cerró el local de venta al público y se dedicó a producir y distribuir el pan congelado en cadenas de supermercados y comercios minoristas de Montevideo y del Interior.

En la actualidad la empresa cuenta con 55 funcionarios que se distribuyen en los Departamentos de Producción, cuyo Jefe es el Ing. Luis Masa, de Ventas, a cargo del Sr. Gonzalo Murialdo y de Administración, cuyo Jefe es la Cra.. Pilar Martínez.

Del Departamento de Producción dependen tres Secciones: Fábrica, Empaquetado yEtiquetado. La Sección Fábrica cuenta con 1 Jefe y 18 Operarios; la Sección Empaquetado cuenta con 1 Jefe y 3 Operarios y la Sección Etiquetado cuenta con 1 Jefe y 5 Operarios.

Del Departamento de Ventas depende la Sección Ventas a Supermercados y Minoristas, integrada por 1 Jefe, 4 Auxiliares Administrativos, 2 Vendedores y 3 choferes.

Del Departamento de Administración dependen cuatro Secciones Contabilidad,Tesorería, Centro de Cómputos y Suministros.

En la Sección Contabilidad trabajan 2 Auxiliares Contables, quienes realizan laregistración de las operaciones de la empresa, así como diversos trámites en oficinas públicas. La jefatura de Sección está vacante por lo que son supervisados directamente por el Jefe de Administración.

La Sección Tesorería cuenta con un Jefe, quien realiza tareas de cobranza en la empresa y la facturación. Asimismo existen 3 Cobradores que salen a la calle a realizar la cobranza.

La Sección Centro de Cómputos cuenta con 4 integrantes: el Jefe, un Ingeniero de Sistemas, quien ha desarrollado los diferentes sistemas que se utilizan en la empresa y asesora a los usuarios y 3 Auxiliares Administrativos quienes realizan indistintamente tareas de respaldo, liquidación de remuneraciones, autorización de licencias y mantenimiento de los legajos del personal.

La Sección Suministros se encarga de realizar las compras en plaza de materias primas, materiales y útiles de oficina y la contratación de las empresas encargadas del mantenimiento de las maquinarias y la limpieza respectivamente. Está integrada por 1 Jefe y 2 Auxiliares de Compras.

Carlos Porteño se encarga directamente de las importaciones de materias primas, así como del control del control de las empresas contratadas para el mantenimiento de las maquinarias de producción y la limpieza.

Desde hace algunos meses Porteño viene percibiendo problemas internos que se van agudizando. Entre otras cosas, ha detectado que, si bien la ventas de pan congelado han aumentado, la cobranza disminuye cada mes.

Preocupado por la situación, decide contratar a un Licenciado en Administración para que realice un diagnóstico de la estructura organizativa y de los principales problemas de funcionamiento de la empresa. En la primera reunión que mantiene la Licenciada en Administración Juliana Marín con el Gerente General, los Jefes de Departamento y el Jefe de Tesorería se desarrolla el siguiente diálogo:

Gerente General: Cada vez es más difícil tomar decisiones. Cuando solicito un informe de cobranza al Jefe de Tesorería, siempre se demora al menos una semana en brindármelo y ni les digo si solicito informes a Contabilidad. Además, sistemáticamente, las cifras brindadas por ambas Secciones no coinciden. Jefe de Administración: El problema es que los Cobradores durante los últimos seis meses no entregan los recibos de cobranza en forma diaria para contabilizar, hay veces que demoran más de una semana. Cuando intento realizar algún arqueo para control, el Jefe de Tesorería me dice que me quede tranquila que él los controla.

Jefe de Tesorería: Los clientes han aumentado mucho, sobre todo en el Interior y los Cobradores no dan abasto con la cobranza, en especial a los clientes minoristas. Aunque yo indiqué que las giras de cobranza en el interior no deben durar más de una semana, es imposible de cumplir. Por eso he solicitado a los cobradores que depositen la cobranza en el Banco de la Localidad en que se encuentren y me informen telefónicamente los importes. Eso me permite tener el saldo de Caja y Bancos al día.

Jefe de Ventas: Los Vendedores que tenemos no pueden visitar en tiempo a todos los clientes. Además he recibido muchas quejas de clientes del Interior que la mercadería les ha llegado con retraso por problemas con los vehículos que se encargan de la distribución. También muchas veces solicito un pedido urgente a Producción y nunca lo pueden cumplir en fecha.

Jefe de Producción: ¡Así no se puede trabajar! Yo realizo planes de producción de acuerdo a los que me indica mi experiencia. Hace tiempo que no recibo los pronósticos de ventas. Y luego sucede que los vendedores solicitan pedidos urgentes directamente a los operarios de Fábrica. Además hace más

de un mes que una de las máquinas principales para el congelado está rota y no han venido a repararla.

Gerente General: Licenciada, le solicitamos ayuda para funcionar mejor. Lo que afecta al buen funcionamiento de la empresa, nos afecta a todos. Mis tareas, son unas cuantas: planificar, realizar las importaciones, encargarme del control de las empresas contratadas para el mantenimiento y la limpieza....analizar la cobranza, tratar de captar nuevos clientes... cada vez estoy más horas en la empresa y tengo menos tiempo. Acá tengo una hoja de un Manual de Organización y Funciones que me facilitó un amigo. Lo aplican en su empresa. Me gustaría que nosotros tuviéramos uno igual, que cada Gerencia y Departamento sepa las funciones a cumplir.

La hoja del manual

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