Procedimiento de compras negocios

PROCEDIMIENTOS

1. COMPRAS.

INTRODUCCIÓN:

CON LA FINALIDAD DE  TENER UN CONTROL ADMINISTRATIVO Y EN OBRA, LOS RESIDENTES DE OBRA SE TENDRÁN QUE REGIR BAJO LOS SIGUIENTES PROCESOS PARA EL SUMINISTRO DE  MATERIALES:

1. PARA LA SOLICITUD DE MATERIALES, EL RESIDENTE DE OBRA DEBERÁ REQUISITAR A LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA, EL FORMATO “REQUISICIÓN DE MATERIAL” (FRM01) EN ORIGINAL Y UNA COPIA.

1. LA REQUISICIÓN SE TENDRÁ QUE SOLICITAR CON 4 DÍAS DE ANTICIPACIÓN (LOS DÍAS JUEVES ANTES DEL MEDIO DÍA) PARA PODER  SUMINISTRAR MATERIALES  EN  OBRA EN TIEMPO Y FORMA.

1. LA ADMINISTRACIÓN DE OBRA TURNARÁ VIA FAX O POR MEDIO ELECTRÓNICO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS LA REQUISICIÓN DE MATERIAL “REQUISICIÓN DE MATERIAL” (FRM01).

1. LA REQUISICIÓN DEBERA IR RUBRICADA TANTO POR EL RESIDENTE DE OBRA COMO POR EL SUPERINTENDENTE; ASÍ MISMO, ÉSTA SERÁ ACUSADA DE RECIBIDO POR EL ÁREA DE COMPRAS, COLOCÁNDOLE FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN.

1. LOS MATERIALES SOLICITADOS EN LA REQUISICION DEBERÁN DE CONTENER ESPECIFICACIONES CLARAS Y COMPLETAS.

1. EL ALMACEN CONTARÁ CON UN STOCK Y SERÁ LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA  LA QUE REVISE LAS EXISTENCIAS E INFORME AL SOLICITANTE PARA COORDINAR EL  SUMINISTRO.

1. LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA LLEVARÁ EL CONTROL Ó REGISTRO, DE TODAS LAS REQUISICIONES QUE SE HAYAN SOLICITADO.

1. EL ÁREA DE COMPRAS SE ENCARGARÁ DE REALIZAR LAS COTIZACIONES DE  LOS MATERIALES CON DIFERENTES PROVEEDORES, Y SELECCIONARÁ LA QUE MÁS CONVENGA A LA EMPRESA.

1. EL ÁREA DE COMPRAS DARÁ CONOCIMIENTO AL ADMINISTRADOR GENERAL (ING. ENRIQUE GOMORA) PARA QUE, REVISE Y AUTORICE LA COMPRA CORRESPONDIENTE.

1. EL ÁREA DE COMPRAS MANTENDRÁ INFORMADA A LA ADMINISTRACIÓN DE CAMPO, REFERENTE A LA LLEGADA DE LOS  MATERIALES  A LA OBRA O AL ALMACEN.

1. LA ADMINISTRACIÓN DE OBRA INFORMARÁ AL ALMACEN SOBRE LA LLEGADA DE LOS MATERIALES, MISMO QUE SE ENCARGARÁ DE LA RECEPCIÓN, RESGUARDO  Y CONTRÓL DE ÉSTOS.

1. LAS NECESIDADES DE MATERIAL  QUE SURJAN DE FORMA IMPREVISTA, LA SOLICITARA EL RESIDENTE DE OBRA O SUPERINTENDENTE A LA ADMINISTRACIÓN DE CAMPO CON UN DIA DE ANTICIPACIÓN O POR LA MAÑANA DEL DÍA QUE SE REQUIERA (ANTES DE LAS 10:00 A.M.) , SIEMPRE Y CUANDO EXISTA LA AUTORIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA.

1. LA ADMINISTRACIÓN DE CAMPO DESIGNARÁ A UNA PERSONA (CHOFER) PARA QUE SE ENCARGUE DE HACER LLEGAR  EL MATERIAL A LA OBRA, PREVIO AVISO DEL ÁREA DE COMPRAS , PARA TENERLO EN EL TRANSCURSO DEL DIA O A MAS TARDAR AL DIA SIGUIENTE.

FIN DE PROCEDIMIENTO.

1. ALMACEN.

INTRODUCCIÓN:

ESTE PROCEDIMIENTO TIENE POR OBJETO NORMALIZAR Y SISTEMATIZAR LAS ACTIVIDADES QUE SE REALICEN EN EL ALMACEN, ASÍ MISMO, TENER UN CONTROL CONFIABLE Y VERIDICO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EXSTENTES EN LA OBRA.

1. LOS MATERIALES QUE SE ADQUIERAN POR PARTE DE LA EMPRESA, QUEDARAN SUJETOS AL CONTROL DEL ALMACEN A PARTIR DEL MOMENTO EN QUE SEAN RECIBIDOS.

1. EL CONTROL DE ALMACEN COMPRENDERA COMO MÍNIMO LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

• RECEPCIÓN

• REGISTRO

• GUARDA Y CONSERVACIÓN

• SALIDA O ENTREGA

1. LA ADMINISTRACIÓN DE CAMPO ENTREGARA AL ENCARGADO DEL ALMACEN COPIA DE LA “REQUISICIÓN DE MATERIAL” (FRM01).

1. EL ENCARGADO DEL ALMACEN RECIBE LA COPIA Y REGISTRARA LA FECHA DE ENTREGA DEL MATERIAL EN EL FORMATO “ENTRADA DE MATERIAL” (FEM02), LO ARCHIVARÁ EN LA CARPETA CON EL MISMO NOMBRE Y ESPERARÁ EL INGRESO DEL MATERIAL.

1. EL PROVEEDOR ENTREGA LOS MATERIALES SOLICITADOS MEDIANTE PEDIDO, JUNTO CON EL ORIGINAL Y POR LO MENOS UNA COPIA DE LA FACTURA.

1. EL ALMACENISTA RECIBE Y VERIFICA LA DESCRIPCIÓN DE LOS MATERIALES MISMA QUE DEBERÁ CORRESPONDER CON LA DESCRIPCIÓN DE LA FACTURA, PEDIDO Y/O REQUISICIÓN, EN SU CASO.

1. ABRE LOS PAQUETES NECESARIOS PARA VERIFICAR LA CALIDAD DE ENTREGA, QUE SE ENCUENTREN EN BUENAS CONDICIONES APARENTES, EN LA INTELIGENCIA EN QUE DEBERÁN DE ABRIR PAQUETES Y PROBAR LOS MATERIALES EN LA MAYOR MEDIDA POSIBLE Y DE QUE NO HAYA FALTANTES.

1. EL ALMACENISTA DEBERÁ INFORMAR INMEDIATAMENTE A LA ADMINISTRACIÓN DE  CAMPO DE LOS FALTANTES DE MATERIAL QUE DETECTE EN EL MOMENTO DE ABRIR TODOS LOS PAQUETES, LA ADMINISTRACIÓN DE CAMPO DARÁ AVISO AL ÁREA DE COMPRAS Y ÉSTE ESTABLECERÁ CONTACTO INMEDIATO CON EL PROVEEDOR PARA EFECTUAR LAS ACLARACIONES.

1. LOS MATERIALES NO SE RECIBIRÁN EN EL ALMACEN CUANDO SU DESCRIPCIÓN SEA DIFERENTE A LA ESTABLECIDA EN LA FACTURA O REQUISICIÓN. CUANDO SE PRESENTE ESTA SITUACIÓN EL ALMACENISTA  DARA  AVISO INMEDIATO A LA ADMINISTRACIÓN DE CAMPO.

1. UNA VEZ RECIBIDO EL MATERIAL, SE LE DARÁ ENTRADA AL ALMACEN EN FORMA FÍSICA O VIRTUAL, EN EL CUAL, EL ALMACENISTA SERÁ EL ENCARGADO DE LLEVAR UN CONTROL MEDIANTE EL FORMATO DE “ENTRADA DE MATERIAL” (FEM02), Y SERÁ ÉL QUIEN TENGA LA RESPONSABILIDAD DE TENER ACTUALIZADO TODAS LAS ENTRADAS CORRESPONDIENTES.

1. EL ENCARGADO DEL ALMACEN DEBERA OBSERVAR LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE DETERMINADAS PARA EL CUIDADO DE SU PERSONA Y DE LOS MATERIALES RESGUARDADOS EN EL ALMACEN.

1.  LOS FALTANTES QUE SEAN DETECTADOS Y QUE NO SEAN ATRIBUIBLES AL PROVEEDOR DEBERÁN INFORMARSE POR ESCRITO, POR PARTE DEL ENCARGADO DE ALMACEN A LA ADMINISTRACIÓN DE CAMPO, QUIEN EFECTUARÁ LAS ACCIONES NECESARIAS PARA QUE LAS INSTANCIAS CORRESPONDIENTES TOMEN CONOCIMIENTO Y ACCIONES PARA RECUPERAR LOS MATERIALES O DESCUBRIR A LOS RESPONSABLES.

1. SERÁ RESPONSABILIDAD DEL ALMACENISTA LLEVAR LOS INVENTARIOS DIARIOS EXISTENTES DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS QUE SE ENCUENTREN TANTO EN EL ALMACEN COMO EN LA OBRA. PARA ELLO SE REGISTRARÁ EN FORMA ELECTRÓNICA MEDIANTE EL FORMATO “MATERIAL EN EXISTENCIA” (FME03).

FIN DE PROCEDIMIENTO.

1. SALIDA DE MATERIAL

INTRODUCCIÓN:

EL PRESENTE PROCEDIMIENTO SE REFIERE A LA SALIDA O ENTREGA DE MATERIAL Y/O HERRAMIENTA ADQUIRIDOS POR LA EMPRESA, A LAS ÁREAS QUE LO SOLICITEN.

...