Manual de procedimientos

Manual de Procedimientos

Son instrumentos de información en lo que se consigna, en forma metódica los pasos y las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

Objetivos del manual

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
•  Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
•  Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
•  Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
•  Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.
• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Importancia del Manual

Son medios valiosos para la comunicación que permiten registrar y tramitar la información, respecto a la organización y operación de un organismo social.

Una de sus finalidades es uniformar y documentar las acciones que realizan las diferentes áreas de la organización y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades.

Tipos de manuales

Se clasifican en:

        Manuales de procedimiento de oficina

        Manuales de procedimientos de fabrica

También pueden referirse a:

Tareas y trabajos individuales.

Practicas departamentales en las que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento.

Practicas generales en un área determinada de actividad.

Según su ámbito de aplicación

        Procedimiento general

        Procedimiento Especifico

CÓMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El primer paso para elabora un manual de procedimientos es determinar lo que

 Se desea lograr. Para ello el analista de sistemas deberá hacer las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo del organismo al crear el manual de procedimientos? El objetivo :

Se establece para satisfacer algunas necesidades fundamentales:

*garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades periódicas

*reducir los errores operativos al máximo posible.

*reducir el periodo de adiestramiento de los nuevos empleados

*facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos

*evitar que se produzcan cambios del sistema debido a decisiones tomadas con

 Demasiada rapidez

¿Qué beneficios proporcionará el manual de procedimientos?

Permita a los usuarios aprender un nuevo sistema de contabilidad con rapidez y facilidad.

Puede servir como guía para aclarar dudas del personal.

¿Qué espero lograr o que mi departamento logre con el manual de procedimientos?

Lograr los objetivos del organismo social, el manual debe ayudar a que las operaciones de naturaleza repetitiva se realicen siempre en la misma forma, lo cual ayudará a que cada uno de los departamentos funcione de manera eficiente.

Contenido de un manual de procedimientos

Solo debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.

Crece el volumen del manual a medida que aumentan las dimensiones de la empresa y su estructura organizacional se vuelve mas compleja.

Por ejemplo:

1.Índice

2.Introducción

• Objetivos del manual
• Alcance
• Como usar el manual
• Revisiones y recomendaciones

3.Organigrama

• Interpretación de la estructura orgánica, en la cual se explican aspectos como:

• Sistema de organización (lineal, funcional, etc.)
• Tipo de departamentalizacion (geográfica, por producto, etc.)
• Amplitud de la centralización y descentralización
• Relación entre personal con autoridad de línea y asesoria.

4.Gráficas

• Diagramas de flujo

5.Estructura procedimental

• Descripción narrativa de los procedimientos

6.Formas

• Formas empleadas  (por lo general planeadas)
• Instructivo

1. Índice 🡪 El índice es una lista de los apartados en un manual. Es decir, es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.

2. Introducción 🡪 Este apartado debe incluir una breve introducción al manual. Su propósito es explicar al usuario que es el documento, cual es le objetivo que se pretende cumplir a través de él, cuál será su alcance, cómo se debe usar este manual y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones.

*Objetivos del manual. Debe contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual. Por ejemplo:

“Actuar de manera que las operaciones de naturaleza repetitiva se realicen siempre en forma sistemática para garantizar una uniformidad”.

*Alcance. Es una explicación breve de lo que abarca el manual de procedimientos.

*Como usar el manual. Esta sección es, la parte más importante de la introducción, indican al usuario todo cuanto tiene que saber para utilizar el manual.

*Revisiones y recomendaciones. Debe indicar con quién debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de procedimientos. Por ejemplo:

“Cualquier cambio, corrección o recomendación se comunicará al departamento de sistemas y procedimientos . Éste se llevará a cabo revisiones periódicas al respecto”.

3. Organigrama 🡪 Se representará gráficamente la estructura orgánica. Debe indicar aspectos como: sistemas de organización, tipo de departamentalizacion, tipo de centralización y descentralización, relación entre personal con autoridad de líneas y asesoría.

4. Gráficas 🡪 Se representan los procedimientos de manera gráfica, siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales.

*Diagramas de flujo. La técnica utilizada para representar gráficamente los procedimientos se denomina diagramas de flujos.

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